Wszystko co musisz wiedzieć o informacji PIT-11

Informację PIT-11 wystawiają pracodawcy (osoby fizyczne, prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) pobierający zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego od osób, które uzyskiwały od nich przychody w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej: updof).

W informacji PIT-11 powinny zostać ujęte wszelkiego rodzaju przychody, które nie zostały zwolnione z opodatkowania.

W PIT-11 płatnik wykazuje podlegające opodatkowaniu otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Płatnik podaje w informacji PIT-11 nazwę urzędu skarbowego właściwego dla podatnika. Jest to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika posiadającego miejsce zamieszkania za granicą - urząd właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Jeżeli podatnik zmieniał miejsce zamieszkania w ciągu roku, urzędem właściwym jest urząd odpowiedni ze względu na miejsce zamieszkania podatnika na ostatni dzień 2009 r.

Informacja PIT-11 jest wystawiana za okresy uzyskiwania przez osobę (np. pracownika, zleceniodawcę), dla której jest wystawiana ta deklaracja, dochodów, od których pobrano i odprowadzono do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Wypełniając formularz PIT-11, płatnik - pracodawca powinien wykazać w pozycjach 4 i 5 okres, w jakim pracownik uzyskiwał dochody, od których pobierano zaliczki.

Terminy, w których trzeba wystawić PIT-11, zależą od tego, na jakiej podstawie pracuje podatnik (np. umowa o pracę, umowa zlecenia), jak również od tego, czy praca jest nadal wykonywana, czy podatnik nie pracuje już dla płatnika. I tak:

1. Dla pracowników, którzy przepracowali cały 2009 r., w informacji PIT-11 należy podać w pozycjach 4 i 5 okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. W takim przypadku PIT-11 musi być doręczony do urzędu skarbowego oraz pracownikowi do końca lutego (w tym roku do 1 marca 2010 r. bowiem 28 lutego wypada w niedzielę). Taki sam termin obowiązuje przy informacjach sporządzanych dla zleceniobiorców i osób wykonujących czynności w ramach umowy o dzieło.
   
   
2. Od 2009 r. taki sam termin na sporządzenie i dostarczenie PIT-11 pracownikowi i urzędowi skarbowemu obowiązuje również wtedy, gdy pracownik odszedł z zakładu pracy w trakcie roku - niezależnie od przyczyny i sposobu rozwiązania umowy o pracę. W przypadku rozwiązania umowy w trakcie roku, jedynie na pisemny wniosek podatnika płatnik powinien wystawić mu PIT-11 w terminie 14 dni od wpłynięcia takiego wniosku.
   
   
3. W przypadku odejścia pracownika z zakładu pracy w trakcie 2009 r. i otrzymania od pracodawcy PIT-11, a po jakimś czasie, jeszcze w 2009 r., ponownego zatrudnienia go w tej samej firmie, pracodawca powinien wystawić mu za 2009 r. dwie osobne informacje PIT-11 dotyczące dwóch okresów zatrudnienia. W tym przypadku można spotkać się z odmiennym stanowiskiem, nakazującym sporządzenie w takiej sytuacji korekty pierwszorazowo sporządzonego PIT-11, z uwzględnieniem w tej korekcie całości przychodów uzyskanych u danego pracodawcy w roku podatkowym. Należy jednak przyjąć, że nie ma przesłanek do dokonywania korekty PIT-11, gdyż był on sporządzony prawidłowo, według stanu faktycznego na dzień jego wystawienia.
   
   
4. Płatnicy, którzy zaprzestają prowadzenia działalności w trakcie roku, mają obowiązek wystawiać informacje PIT-11 do dnia zakończenia działalności.

Przychodami są jak wskazano wyżej, otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Do głównych źródeł przychodów zaliczamy m.in. stosunek pracy, stosunek służbowy oraz działalność wykonywaną osobiście.

1. Przychody pracowników - do tej kategorii przychodów zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Są to zwłaszcza:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki,
• nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty (niezależnie od tego, czy ich wysokość została ustalona z góry), a ponadto
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Powyższe wyszczególnienie jest przykładowe i nie wyczerpuje katalogu przychodów. O zakwalifikowaniu przychodu do tego źródła przychodów decyduje to, że dane świadczenie może uzyskać wyłącznie pracownik pozostający w zatrudnieniu w momencie otrzymania konkretnego składnika albo były pracownik, któremu są wypłacane należności w związku ze stosunkiem pracy, który ustał.

Np. w PIT-11 w rubryce dotyczącej należności ze stosunku pracy wykazujemy wypłatę zaległego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe na rzecz byłego pracownika na podstawie wyroku sądu.

2. Przychody osób wykonujących pracę nakładczą - osobę wykonującą pracę nakładczą w rozumieniu updof uważa się za pracownika, a potocznie określa mianem chałupnika. Pracą nakładczą jest praca zlecona przez pracodawcę, wykonywana osobiście w domu.

Przy obliczaniu zaliczki na podatek chałupników stosujemy zryczałtowane koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie PIT-2.

3. Umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz przychody osób zatrudnionych na podstawie przepisów Kodeksu spółek handlowych - wynagrodzenia wypłacone przez płatnika z wyżej wymienionych tytułów, które stanowiły podstawę naliczenia i odprowadzenia podatku, należy wykazać w deklaracji PIT-11 w części E, w wierszu nr 6 zatytułowanym: „Przychody z osobiście wykonywanej działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2, 4, 6 (z wyjątkiem czynności wymienionych w wierszu 7) i 7-9 ustawy, w tym z umowy zlecenia i o dzieło”.

Przychody z działalności wykonywanej osobiście nieprzekraczające miesięcznie 200 zł

Od 2009 r. niektóre przychody z działalności wykonywanej osobiście (m.in. z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego, powołania do składu zarządu, rady nadzorczej, komisji lub innego organu stanowiącego osoby prawnej) podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 18% (bez pomniejszania przychodu ani o koszty jego uzyskania, ani o składki ZUS).

Taki sposób opodatkowania ma zastosowanie, jeżeli suma należności określonych w umowie lub w umowach zawartych z osobą niebędącą pracownikiem płatnika z tego samego tytułu nie przekracza miesięcznie od tego samego płatnika kwoty 200 zł.

A zatem gdy umowa lub umowy zawarte z osobą niebędącą pracownikiem płatnika wprost nie określają kwoty należności, a wyłącznie sposób jej wyliczenia (np. jako iloczyn stawki godzinowej i czasu pracy), wówczas w podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania zryczałtowana forma opodatkowania. Od należności z takich umów (bez względu na jej wysokość) trzeba pobierać zaliczkę na podatek.

Wynika to z faktu, że ustawodawca w poruszonej kwestii odwołał się wyraźnie do miesięcznej sumy należności określonej w umowie, a nie do miesięcznej sumy należności wypłaconej na podstawie umowy. Zatem o konieczności naliczenia podatku zryczałtowanego nie przesądza faktyczna kwota wypłacona za realizację konkretnej umowy, lecz sama treść umowy.

W informacji PIT-11 za 2009 r. nie należy ujmować dochodów zwolnionych z opodatkowania (poza dochodami zwolnionymi z opodatkowania w Polsce na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych).

Katalog tzw. zwolnień przedmiotowych (zróżnicowanych ze względu na źródła finansowania świadczeń, podstawę ich przyznawania itp.) zawierał w 2009 r. m.in.:

1. zwolnienia o charakterze socjalnym (np. świadczenia rodzinne wypłacone na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, dodatki pielęgnacyjne, zaliczki alimentacyjne, stypendia otrzymywane na podstawie odpowiednich przepisów),
2. zwolnienia o charakterze odszkodowawczym (np. przyznane renty na podstawie przepisów prawa cywilnego),
3. niektóre kwoty otrzymane z ubezpieczeń majątkowych i osobowych,
4. niektóre przychody powiązane ze świadczeniem pracy (spośród nich część jest wyłączona z opodatkowania w całości, przy innych obowiązuje limit kwotowy, którego przekroczenie oznacza konieczność obliczenia podatku i przekazania go do urzędu skarbowego), np.:
   • ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność,
   • diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika i osoby niebędącej pracownikiem,
   • świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw,
   • zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł,
   • zapomogi (inne niż zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci), wypłacane ze środków zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 638 zł,
   • wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych i pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Zmiana przepisów zwalniająca z podatku świadczenia pieniężne wypłacone z zfśs i funduszy związkowych weszła w życie 22 sierpnia 2009 r., ale objęła wszystkie przychody wypłacone od 1 stycznia 2009 r.

Jeżeli pracodawca wypłacił takie świadczenie przed 22 sierpnia 2009 r. i pobrał od niego zaliczkę na podatek dochodowy, wówczas, zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów, w informacji PIT-11 lub PIT-40 powinien wykazać:

• wartość przychodu (dochodu) bez uwzględniania kwoty świadczenia, które jest obecnie zwolnione z podatku,
• faktycznie pobrane zaliczki (w tym od świadczenia pieniężnego zwolnionego z opodatkowania).

W ten sposób kwota nadpłaconej zaliczki na podatek zmniejszy kwotę podatku do zapłaty lub powiększy kwotę nadpłaty wynikającą z rozliczenia rocznego.

Dokonując rozliczenia podatku w PIT-11, płatnik powinien w niej uwzględnić koszty uzyskania przychodów, jakie faktycznie zastosował naliczając zaliczkę na podatek za poszczególne miesiące 2009 r. Zgodnie z definicją, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku osób uzyskujących dochód z tytułu stosunku pracy lub stosunków pokrewnych możemy wyróżnić:

• zryczałtowane koszty uzyskania przychodu,
• koszty w wysokości faktycznie poniesionej.

Wystarczającą przesłanką do stosowania zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów jest otrzymywanie wynagrodzenia z umowy o pracę. Bez znaczenia jest okres, za jaki przysługuje wynagrodzenie, fakt wykonywania pracy w danym miesiącu czy wymiar czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek uwzględniać określone kwotowo koszty uzyskania przychodów przy naliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek od należności wypłacanych zatrudnionym osobom. Obowiązek ten istnieje nawet w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę tylko przez część miesiąca lub z powodu swej choroby jest nieobecny w firmie przez cały miesiąc i otrzymuje za co najmniej jeden dzień tego miesiąca wynagrodzenie chorobowe wypłacane ze środków pracodawcy.

Koszty uzyskania przychodów przysługują pracownikowi również wtedy, gdy w okresie wypowiedzenia jest on zwolniony ze świadczenia pracy, ale zachowuje prawo do wynagrodzenia. Koszty należy stosować również przy rozliczaniu należności ze stosunku pracy wypłacanych po ustaniu zatrudnienia.

Najpopularniejszą metodą ustalania przysługującej kwoty kosztów jest tzw. metoda koszów zryczałtowanych. Ich wysokość, określona w art. 22 ust. 2 updof, jest uzależniona od miejsca zamieszkania pracownika i lokalizacji zakładu pracy, a także od liczby zakładów pracy, w których pracownik jest zatrudniony.

Pracownicy, którzy dojeżdżają do pracy z innej miejscowości, mają prawo do podwyższonych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, tj. 139,06 zł miesięcznie.

Przepisy nie określają wzoru powyższego oświadczenia, dlatego można je dowolnie opracować w formie pisemnej. Oświadczenie złożone przez pracownika zachowuje moc obowiązującą także w następnych latach podatkowych, aż do chwili zmiany stanu faktycznego (np. zmiany adresu zamieszkania lub miejsca świadczenia pracy) i powiadomienia o tym pracodawcy.

Pracodawcy nie mają uprawnień do oceny zgodności oświadczenia ze stanem rzeczywistym. Jedynie organy administracji podatkowej, w razie stwierdzenia nierzetelności złożonego oświadczenia przez pracownika, mogą wyciągnąć w stosunku do niego konsekwencje przewidziane prawem.

Jeśli pracownik nie złożył takiego oświadczenia i w związku z tym pracodawca stosował podstawowe koszty uzyskania przychodów, podatnik może uwzględnić podwyższone koszty przy samodzielnym sporządzaniu rocznego zeznania podatkowego.

Procentowy sposób ustalania kosztów uzyskania przychodów dotyczy w większości przychodów, których źródłem jest działalność wykonywana osobiście. W praktyce koszty procentowe występują w dwóch wariantach: 20% lub 50%. Ich wysokość ustala się od przychodu pomniejszonego o potrącone w danym miesiącu przez płatnika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Koszty w wysokości 20% przysługują m.in.: z umów zlecenia i z umów o dzieło z wyłączeniem tzw. małych zleceń do 200 zł, które są opodatkowane ryczałtem, z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, jak również od przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sportowych oraz sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych, z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi.

Natomiast koszty w wysokości 50% są stosowane zasadniczo przy korzystaniu przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, bądź rozporządzaniu przez nich tymi prawami.

Regulacje podatkowe dopuszczają stosowanie nie tylko kosztów ustalanych kwotowo lub procentowo, ale także kosztów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do miejsca wykonywania pracy.

Jest to dozwolone, gdy:

• wydatki faktycznie poniesione są wyższe od kosztów ryczałtowych,
• pracownik dojeżdżał do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
• wydatki na dojazd do pracy są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Pracownik lub płatnik powinni uwzględnić udokumentowane koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków w rozliczeniu rocznym. Dokumentowanie faktycznie poniesionych kosztów w inny sposób niż imiennymi biletami okresowymi nie uprawnia do uwzględnienia ich przy ustalaniu podstawy opodatkowania.