5 sierpnia br. wchodzi w życie nowelizacja rozporządzenia dotyczącego obowiązku prowadzenia przez pracodawców akt osobowych pracownika. Dowiedz się, jakie zmiany wprowadzają zmienione przepisy oraz sprawdź, nowy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw nr 115, poz. 971.
1. Akta osobowe pracownika – nowe dokumenty
Zmiany, jakie wprowadza powyższe rozporządzenie dotyczą obowiązku przechowywania w aktach osobowych dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika.
Pracodawca od 5 sierpnia br. będzie miał obowiązek przechowywać w części B również dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, jeżeli oczywiście zatrudnia telepracowników. Przypomnijmy, że w części B pracodawca przechowuje m.in. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń, co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ponadto w części B pracodawca zgodnie z wprowadzonymi zmianami ma obowiązek przechowywać oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy, dalej kp a także pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego. Zmiana ta jest związana z wprowadzeniem od 1 stycznia br. trzech nowych rodzajów urlopów: dodatkowy urlop macierzyński, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlop ojcowski. Urlopy te udzielane będą na wniosek uprawnionego pracownika począwszy od 1 stycznia 2010 r.
W związku z tym, pracodawcy, którzy udzielają pracownikom któregoś z tych ww. urlopów będą mieć obowiązek przechowywać w aktach osobowych pisma pracowników występujących z wnioskiem o ich udzielenie. Do tej pory w aktach osobowych mieli obowiązek przechowywać pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.
2. Zawiadomienie pup nie będzie już wymagane
Znowelizowane rozporządzenie uchyla obowiązek przechowywania w aktach osobowych pracownika kopii zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o jego zatrudnieniu. Przypomnijmy, że obowiązek ten dotyczył pracodawców, którzy zatrudnili pracownika zarejestrowanego uprzednio, jako osoba bezrobotna.
Jednak ustawa z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 r., nr 6, poz. 33), która weszła w życie 1 lutego br. (większość przepisów) zniosła obowiązek informowania przez pracodawców urzędów pracy o zatrudnieniu osoby zarejestrowanej, jako bezrobotna a także obowiązek złożenia oświadczenia o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych przez osobę podejmującą zatrudnienie.
W związku z powyższym obowiązek przechowywania tego dokumentu w aktach osobowych stał się bezprzedmiotowy
3. Kwestionariusz osobowy
Nowela wprowadziła poza tym nowy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zmiana polega na wykreśleniu z niego oświadczenia o pozostawaniu/nie pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy.
Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 115, poz. 971).
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 115, poz. 971).
