Wyższe diety za podróż krajową oraz zagraniczną, wzrost ryczałtu za nocleg oraz na dojazd lokalnymi środkami komunikacji to zmiany, jakie przygotował resort pracy. Projektowane rozporządzenie, ma zastąpić dwa obecne rozporządzenia regulujące odrębnie zwrot kosztów delegacji krajowych i zagranicznych. Sprawdź, w jakiej wysokości trzeba będzie wypłacić pracownikowi świadczenia z tytułu podróży służbowych.
1. Podróż krajowa i zagraniczna - dwa rozporządzenia
W obecnym stanie prawnym problematyka należności przysługujących za podróże służbowe odbywane przez pracowników sfery budżetowej na obszarze kraju, jak i poza jego granicami jest uregulowana w dwóch rozporządzeniach:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990, z późn.zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991, z późn.zm.).
2. Jakie należności przysługują pracownikom z tytułu odbywanych podróży służbowych?
Pracownicy zatrudnieni w jednostce organizacyjnej sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej mają prawo do diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów i dojazdów;
- noclegów;
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługuje:
- dieta w wysokości 23 zł za dobę podróży;
- zwrot kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu lub samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy;
- zwrot kosztów usługi noclegowej w wysokości określonej w rachunku hotelowym, a w przypadku nie przedstawienia rachunku, w formie ryczałtu w wysokości 150% diety (34,50 zł);
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (4,60 zł) bądź zwrot faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów z tego tytułu;
- zwrot kosztów przejazdu, w przypadku podróży krajowej trwającej, co najmniej 10 dni, w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
- dieta w wysokości i walucie zróżnicowanej, w zależności od podróży do konkretnego kraju, określonej w załączniku do rozporządzenia;
| Jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne lub częściowe wyżywienie bądź przebywał na leczeniu szpitalnym dieta podlega stosownemu zmniejszeniu. Podwyższona dieta (125%) przysługuje pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego. |
- zwrot kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu lub prywatnym samochodem osobowym;
- zwrot kosztów noclegów;
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu:
- z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego i morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
- środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety;
- zwrot, za zgodą pracodawcy, kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie;
- zwrot kosztów leczenia w razie choroby powstałej w czasie podróży, w tym niezbędnych leków.
| Zwrotowi nie podlegają koszty: zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, zakupu okularów, protez ortopedycznych lub dentystycznych; |
- zaliczka w walucie obcej, lub za zgodą pracownika w walucie polskiej, na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.
Trzeba pamiętać, że pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami - w tym także diet. Obowiązujące, u danego pracodawcy, zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.
3. Będzie jedno rozporządzenie!
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt jednego rozporządzenia, które określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej odbywanej:
- na obszarze kraju,
- poza granicami kraju.
- koniecznością podwyższenia stawek diet, a w przypadku podróży zagranicznych także urealnieniem limitów noclegowych, gdyż ich wysokość od kilku lat nie była zmieniana,
- modyfikacją niektórych przepisów, w tym ich uproszczeniem lub ujednoliceniem bądź uściśleniem.
4. W jakiej wysokości będą wypłacane świadczenia z tytułu podróży służbowej?
Projektowane rozporządzenie przewiduje wzrost diet aż o 30%. I tak dieta z tytułu podróży krajowej wyniesie 30 zł za dobę podróży. Ryczałt na nocleg w czasie podróży krajowej wzrośnie do 45 zł z 34,50 zł, a na dojazd lokalnymi środkami komunikacji do 6 zł z 4,60 zł
W zakresie podróży zagranicznych ulegnie zmianie wysokość diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw oraz rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach.
Dla przykładu kwota diety do Belgii wyniesie 48 euro, a limit za nocleg 200 (obecnie dieta wynosi 45, a limit za nocleg 160), do Czech 41 euro, a limit za nocleg 120 (obecnie dieta wynosi 33 euro, a limit za nocleg 80), do Francji 50 euro, a limit za nocleg 180 (obecnie dieta wynosi 45 euro, a limit za nocleg 120), do Niemiec 49 euro, a limit za nocleg 150 (obecnie dieta wynosi 42, a limit za nocleg 103), do Słowacji 43 euro, a limit za nocleg 120 (obecnie dieta wynosi 33, a limit za nocleg 70).
5. Uproszczenie rozliczenia kosztów podróży krajowej
Rozporządzenie przewiduje rezygnację z wymogu dołączania do rozliczenia kosztów podróży krajowej biletów za przejazd publicznym środkiem transportu kolejowego lub autobusowego.
| Zwrot kosztów przejazdu wagonem sypialnym, z miejscem do leżenia lub opłat dodatkowych za przejazd oraz przelotu samolotem będzie dokonywany w wysokości udokumentowanej biletami lub rachunkami. |
Takie rozwiązanie bardzo uprości rozliczenie kosztów podróży krajowej odbytej zgodnie z dyspozycją pracodawcy publicznym środkiem transportu kolejowego lub autobusowego, bowiem tylko w przypadku przelotu samolotem, przejazdu wagonem sypialnym, z miejscem do leżenia lub gdy ponoszona jest opłata dodatkowa (np. miejscówka) pracownik obowiązany będzie udokumentować poniesione wydatki przedkładając do rozliczenia kosztów podróży stosowne dokumenty (bilety, rachunki, faktury).
W pozostałych przypadkach pracodawca dokona zwrotu kosztów przejazdu pociągiem lub autobusem, na podstawie oficjalnych cen biletów określonych przez przewoźników w obowiązujących taryfach przewozowych.
Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik nie będzie zobowiązany do załączania biletu za przejazd środkiem transportu określonym przez pracodawcę. A pracodawca będzie miał mniej dokumentów potrzebnych do rozliczenia takiej podróży.
Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (projekt z 22 kwietnia 2010 r.).
