Wysyłając pracownika w podróż służbową, pracodawca musi pokryć określone należności, m.in. diety i koszty noclegów. Zasada ta dotyczy zarówno krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych i wynika z przepisów ustawy - Kodeks pracy. Przeczytaj artykuł i przekonaj się o czym powinieneś pamiętać przy rozliczaniu delegacji krajowej Twojego pracownika.
Wysokość diet przysługujących pracownikom w czasie podróży służbowych uregulowana jest w art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1998 nr 21, poz. 94, dalej: kp). Pracodawcy należący do sfery sektora finansów publicznych są ograniczeni w określaniu wysokości diety rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Pozostali pracodawcy mają w tym zakresie swobodę, przy czym wysokość diet nie może być niższa niż wynikająca z rozporządzeń obowiązujących sferę budżetową.
Zasady, jakie obowiązują u konkretnego pracodawcy, powinny zatem wynikać z przyjętego przez niego regulaminu pracy. Mogą te zasady być ujęte również w odrębnym regulaminie dotyczącym w szczególności rozliczania podróży służbowych. W momencie braku takich regulacji mają zastosowanie w przypadku podróży krajowych przepisy dotyczące sfery budżetowej, czyli:
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
- Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Wysokość diet dla pracowników samorządowych
Pracownikowi samorządowemu obywającemu podróż służbową na terenie kraju należy się zwrot:
- kosztów przejazdów odbywający się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w przypadku, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyraził zgodę na przejazd np. samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy albo w przypadku podróży innymi środkami transportu - w wysokości ceny biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi,
- kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, ustalany w formie ryczałtu za każdą dobę podróży - 20% diety, czyli 4,60 zł,
- zwrot kosztów noclegów ustalany w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w przypadku gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 34,50 zł,
- zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, na przykład kosztów opłat parkingowych, za przejazdy autostradami płatnymi, kosztów używania prywatnego telefonu w czasie podróży, kosztów umycia auta, którym pracownik odbywa podróż służbową, wydatków na pokrycie kosztów poczęstunku kontrahentów pracodawcy - o ile pracodawca zobowiązał pracownika do ponoszenia tych wydatków i pracownik poniósł je w uzgodnionych z pracodawcą granicach itp.
Ryczałt dotyczący kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów lub gdy pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości faktycznie poniesionych wydatków. Także zryczałtowany zwrot kosztów noclegu nie przysługuje, jeśli pracownik przemieszczał się w porze nocnej np. jechał pociągiem albo samochodem. |
Pracownikowi należy się również dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, ustalana w formie ryczałtu, i wynosi ona obecnie 23 zł za dobę podróży.
Dieta dotycząca krajowych podróży jest niepodzielna i nie przysługuje tylko w sytuacji, jeśli pracodawca lub druga strona zapewnią pracownikowi całodzienne wyżywienie oraz gdy pracownik udaje się w podróż służbową do miejscowości swego zamieszkania.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Jej wysokość ustala pracodawca. Wypłatę zaliczki należy ująć następująco: KW Wypłata zaliczki z kasy na pokrycie kosztów podróży służbowej pracownika:
|
Zaliczka oraz płatności związane z jej rozliczeniem mogą następować także w formie przelewów bankowych - taki sposób rozliczeń musi wynikać z wewnętrznych regulacji obowiązujących u pracodawcy.
Rozliczenie kosztów podróży
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien zatem dołączyć m.in. bilety dokumentujące koszty przejazdów kolejowych, autobusowych czy lotniczych.
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno być dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Zwykle rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje się na poleceniu wyjazdu służbowego (choć nie jest to obligatoryjne), do którego załącza się bilety, faktury VAT i rachunki dokumentujące faktycznie poniesione koszty. Jeśli dokument ten spełnia warunki wymagane dla dowodu księgowego, określone w art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2009 nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor), może stanowić podstawę ujęcia zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika w księgach rachunkowych.
Księgowania operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem krajowej podróży służbowej pracownika mogą wyglądać następująco:
Na koncie Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe ujmuje się wszelkie koszty związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, zarówno diety, ryczałty, koszty noclegów czy przejazdów, jak i inne zaakceptowane przez pracodawcę wydatki. Nie ma znaczenia, czy koszty zostały poniesione przez pracownika, czy też bezpośrednio przez pracodawcę. |
PRZYKŁAD
Pracodawca bezpośrednio zarezerwował nocleg, a potem opłacił fakturę 250 zł za nocleg pracownika, który uda się w podróż służbową
1. Ujęcie faktury (pracodawca ujmuje koszty w zespole 4 i 5) - pominięto konto Rozliczenie zakupu
W przypadku kosztów udokumentowanych fakturami VAT lub dokumentami, które za takie faktury mogą być uznane, ujmując koszty należy oczywiście uwzględnić VAT podlegający odliczeniu. Przykład takiego księgowania zostanie zilustrowany ujęciem dowodu opłaty za przejazd autostradą płatną:
Jeśli pracownik ponosił wydatki płacąc kartą płatniczą
Warto pamiętać, że koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych w koszty okresu, którego dotyczą. Oznacza to, że kwoty należne pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbytej w marcu 2010 r. należy ująć w marcu 2010 r., mimo że faktyczna zapłata na rzecz pracownika nastąpiła dopiero w kwietniu 2010 r. Wynika to z zasady memoriału - określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie obciążające ją koszty (poniesione w celu osiągnięcia przychodu) dotyczące danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
1. Ujęcie faktury (pracodawca ujmuje koszty w zespole 4 i 5) - pominięto konto Rozliczenie zakupu
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe 250 zł
- Ma Rozrachunki z dostawcami 250 zł
- Rozliczenie kosztów w układzie kalkulacyjnym
- Wn Koszty zarządu 250 zł
- Ma Rozliczenie koszów 250 zł
- WB zapłata za fakturę
- Wn Rozrachunki z dostawcami 250 zł
- Ma Rachunek bankowy 250 zł.
W przypadku kosztów udokumentowanych fakturami VAT lub dokumentami, które za takie faktury mogą być uznane, ujmując koszty należy oczywiście uwzględnić VAT podlegający odliczeniu. Przykład takiego księgowania zostanie zilustrowany ujęciem dowodu opłaty za przejazd autostradą płatną:
- Ma Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Konto imienne pracownika - kwota opłaty
- Wn Rozrachunki publicznoprawne - VAT naliczony i jego rozliczenie - VAT naliczony podlegający rozliczeniu z urzędem skarbowym
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe lub konto zespołu 5 - zarachowanie opłaty za autostradę w ciężar kosztów (bez VAT).
Jeśli pracownik ponosił wydatki płacąc kartą płatniczą
Warto pamiętać, że koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych w koszty okresu, którego dotyczą. Oznacza to, że kwoty należne pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbytej w marcu 2010 r. należy ująć w marcu 2010 r., mimo że faktyczna zapłata na rzecz pracownika nastąpiła dopiero w kwietniu 2010 r. Wynika to z zasady memoriału - określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie obciążające ją koszty (poniesione w celu osiągnięcia przychodu) dotyczące danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Podstawa prawna:
- art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1998 nr 21, poz. 94),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
