Ubezpieczenia społeczne. Sprawdź, jakie masz i będziesz miał nowe obowiązki, a może ułatwienia, od 1 stycznia, 1 kwietnia i 1 sierpnia 2003 r.

Ustawa z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 241, poz. 2074) wprowadziła wiele nowych, ważnych dla płatników składek, regulacji.
Zmiany dotyczą m.in.:
- ograniczenia zakresu informacji przekazywanych do ZUS,
- zasad składania dokumentów ZUS ZPA, ZUS ZFA oraz ZUS ZIPA,
- sposobu zgłaszania zmiany lub korekty niektórych danych wykazywanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń,
- zwolnienia osób prowadzących pozarolniczą działalność, opłacających składki za siebie i/lub osoby współpracujące, z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych (po spełnieniu określonych w ustawie warunków),
- rozszerzenia obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych,
- zasad składania korekt dokumentów rozliczeniowych.

Większość ww. zmian weszło w życie z dniem 1 stycznia 2003 r., część weszła w życie od kwietnia 2003 r., są też takie, które zaczną obowiązywać od sierpnia 2003 r.

I tak, od 1 stycznia 2003 r.:
1) przekazujesz mniej informacji do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych,
2) na nowych zasadach składasz dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek: ZUS ZPA, ZUS ZFA (w trybie zgłoszenia) oraz ZUS ZIPA,
3) na nowych zasadach zgłaszasz zmiany i robisz korektę niektórych danych, które wykazałeś w zgłoszeniach do ubezpieczeń (ZUS ZUA, ZUS ZZA).

Ad.1) Jedną ze zmian, które obowiązują Twoją firmę od 1 stycznia 2003 r., jest ograniczenie zakresu informacji przekazywanych do ZUS w dokumentach zgłoszeniowych ubezpieczonych oraz płatników składek.

Od 1 stycznia 2003 r. ZUS wprowadził uproszczenia w zgłoszeniach do ubezpieczeń oraz w zgłoszeniach płatników składek. Uproszczenia polegają na ograniczeniu liczby przekazywanych informacji.

W zgłoszeniach do ubezpieczeń, w imieniu płatnika składek nie podajesz już informacji dotyczących:
- danych o karcie stałego lub czasowego pobytu,
- okresu, na jaki orzeczony został stopień niepełnosprawności,
- wymiaru czasu pracy,
- stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa,
- pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym z pracodawcą, zleceniodawcą, osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- niezdolności do pracy,
- pracy górniczej,
- kodu wykształcenia.

Kod wykonywanego zawodu musisz podawać tylko wtedy, gdy Twoja firma zatrudnia pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

W zgłoszeniu płatnika składek nie podajesz już danych dotyczących:
- daty rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności,
- posiadania statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej.

Ad. 2) Zmiana zasad składania dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek: ZUS ZPA, ZUS ZFA (w trybie zgłoszenia) oraz ZUS ZIPA.

Przypominamy, że od 1 stycznia 2003 r. dokumenty zgłoszeniowe: ZUS ZPA, ZUS ZFA (w trybie zgłoszenia) oraz ZUS ZIPA masz obowiązek przekazywać do ZUS w formie papierowej, tzn. na formularzach według ustalonego wzoru lub jako wydruki z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS. Do dokumentów tych masz obowiązek dołączyć kopie dokumentów potwierdzających nadanie identyfikatorów NIP i REGON.

Ad. 3) Sposób zgłaszania zmiany lub korekty niektórych danych wykazywanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń (ZUS ZUA, ZUS ZZA).

Od 1 stycznia 2003 r. uległ zmianie również sposób zgłaszania zmian i korekt niektórych danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Dotyczy to zgłaszania zmiany lub korekty takich danych, jak: data objęcia ubezpieczeniami, kod tytułu ubezpieczenia oraz rodzaje ubezpieczeń.
W przypadku konieczności zgłoszenia zmiany lub korekty powyższych danych, będziesz musiał (w imieniu płatnika składek) najpierw wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń, a następnie ponownie zgłosić go do ubezpieczeń.

Księgowy wpisał błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń? Zobacz, jak ten błąd należy poprawić.

W kolejnym przykładzie, pracownik zatrudniony w Twojej firmie uzyskał prawo do emerytury. Sprawdź, jak masz w tym przypadku postąpić. Czy wystarczy tylko zmienić kod ubezpieczenia?



W ostatnim przykładzie pokazujemy Ci, jak od 1 stycznia 2003 r. postępujesz w sytuacji kiedy zgłosiłeś zleceniobiorcę do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i zdrowotnego, a zleceniobiorca zwrócił się do Twojej firmy z wnioskiem o objęcie go ubezpieczeniem chorobowym.





Poczynając od dokumentów przekazywanych od 1 kwietnia 2003 r., rozszerzono obowiązek elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych na płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób.

Na wniosek płatnika rozliczającego składki za więcej niż 5 osób i mniej niż 21 osób, ZUS wyraża zgodę na przekazywanie dokumentów w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS, nie dłużej jednak niż przez 3 miesiące od dnia wejścia w życie tego obowiązku (tj. od 1 kwietnia 2003 r.).

W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób z obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych.



Począwszy od dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2003 r., osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki za siebie i/lub osoby współpracujące, zwolnione są z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejne miesiące, w przypadku gdy nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych.

Zwolnienie dotyczy także tych sytuacji, gdy następuje zmiana w stosunku do danych rozliczeniowych wykazanych w poprzednich dokumentach, ale jest to zmiana wynikająca ze zmiany wysokości minimalnej podstawy wymiaru składek.



Od 1 sierpnia 2003 r. jeżeli Twoja firma ma obowiązek przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych drogą elektroniczną, dokonywać korekty choćby jednego dokumentu rozliczeniowego za dany miesiąc, masz obowiązek przekazywać pełny komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących za ten miesiąc, tzn. do deklaracji rozliczeniowej korygującej musisz dołączać raporty za wszystkich ubezpieczonych.

Oznacza to, że, składając korektę dokumentów rozliczeniowych, wraz z deklaracją rozliczeniową korygującą przekazywać będziesz do ZUS wszystkie imienne raporty miesięczne, a więc nie tylko te, które podlegają korekcie, ale również załączone do poprzednio złożonej za dany miesiąc deklaracji raporty poprawne.

Powyższy tryb sporządzania dokumentów rozliczeniowych korygujących będzie obowiązywał tych płatników także w przypadku, gdy korekcie będą podlegały tylko dane wykazywane wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej.

Ponadto wyznaczony został termin, w którym płatnicy składek zobowiązani są do dokonania sprawdzenia poprawności danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS za dany rok kalendarzowy.
Płatnicy zobowiązani są dokonać sprawdzenia tych danych najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości - płatnik zobowiązany jest dokonać odpowiedniej korekty dokumentów.

Podstawa prawna: ustawa z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 241, poz. 2074).

Autor: Iwona Orlik, pracownik centrali ZUS