Twój klient otrzymał dotację? Sprawdź, jak ją ująć w KPiR.

W przypadku podatników prowadzących działalność gospodarczą i ewidencję przychodów i kosztów w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) kluczowe znaczenie przy ujmowaniu dotacji ma fakt, czy w ogóle te dotacje należy ująć w ewidencji, czy podlegają one opodatkowaniu, czy też nie. Więcej na ten temat - dowiesz się z tekstu.

W przypadku dotacji podlegających opodatkowaniu istotne będzie przeznaczenie tej dotacji. Dotacje na zakup, wytworzenie, modernizację środków trwałych korzystają, bowiem z dodatkowego zwolnienia. Dotacja nie będzie więc stanowiła przychodu w części, która służyła sfinansowaniu zakupu środka trwałego.

Wydatki na zakup środków trwałych, co do zasady, zalicza się do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne. Nie uważa się jednak za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej: updof).

Z kolei do przychodów nie zalicza się zwróconych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (art. 14 ust. 3 pkt 3a updof).

Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Z kolei dotacja otrzymana na nabycie wyposażenia, tj. składników majątku niezaliczonych do środków trwałych, będzie stanowiła przychód. Należy ją ująć w kol. 8 KPiR „Pozostałe przychody”. Wydatki na zakup wyposażenia księguje się natomiast w kol. 13 „Pozostałe wydatki” na ogólnych zasadach.

Na taki sposób ujęcia dotacji wskazuje stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie zawarte w interpretacji indywidualnej z 3 czerwca 2008 r., nr IPPB1/415-319/08-2/AŻ. Interpretacja ta dotyczy dotacji w ramach Priorytetu 2 ZPORR Działania 2.5. na zakup środków trwałych i wyposażenia. Przed otrzymaniem środków podatnik dokonał zakupu sprzętu, wyposażenia i umeblowania biura. Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że:

„(…) poszczególne zdarzenia gospodarcze wymienione przez Wnioskodawcę we wniosku należy zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów następująco:

• zakup sprzętu, wyposażenia i umeblowania biura, które nie stanowi środków trwałych, będzie podlegał wpisaniu w kolumnie 13 w dniu ich poniesienia (…),
• otrzymanie dotacji inwestycyjnej w części przeznaczonej na:

- refundację zakupionego wcześniej sprzętu oraz wyposażenia niestanowiącego środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych należy zaewidencjonować w dacie jej otrzymania w kolumnie 8,

- na zakup środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych (…) nie podlega ujęciu w kolumnie 8,

• zaliczona do kosztów uzyskania przychodów część odpisu amortyzacyjnego, dokonana do momentu otrzymania refundacji (dotacji inwestycyjnej), jaka będzie odpowiadała wartości początkowej środków trwałych pokrytej dotacją, w dniu jej otrzymania, będzie podlegała zaewidencjonowaniu ze znakiem minus w kolumnie 13. (…)”.

Powinieneś także zwrócić uwagę na dotacje na wyszkolenie ucznia. Taka dotacja stanowi dotację celową w myśl przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240, dalej: ustawa o finansach publicznych). A dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego wolne są od podatku dochodowego - zgodnie art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm., dalej: updop). Oznacza to, że przyznane podatnikowi dofinansowanie kosztów kształcenia ucznia nie będzie podlegało ewidencji w księdze podatkowej po stronie przychodów.

Jednocześnie jednak wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa m.in. w art. 21 ust. 1 pkt 129 updof, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Kwestię tę reguluje art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy updof.

Należy zatem wyeliminować wydatki bezpośrednio sfinansowane dotacją - a do tych kosztów zalicza się przede wszystkim wynagrodzenia młodocianego pracownika i składki ZUS od tych wynagrodzeń. Dlatego zapis zmniejszający koszty powinien być dokonany w księdze podatkowej w odpowiedniej proporcji w kol. 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” i 13 „Pozostałe wydatki”.

Podstawą zapisu w księdze może być decyzja otrzymana od wójta (burmistrza, prezydenta miasta) wraz z dołączonym wyciągiem bankowym. W kol. 2 KPiR „Data zdarzenia gospodarczego” należy wpisać datę otrzymania dotacji, tj. datę jej wpływu na rachunek bankowy podatnika. Jeśli nie ma możliwości ustalenia dokładnie kwoty korekty wynagrodzenia i innych wydatków, to zdaniem organów skarbowych można całość skorygować w kol. 12 KPiR. Wynika to m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 maja 2008 r., nr IPPB1/415-493/08-2/TS.

Podobnie ze zwolnienia korzystają dotacje w ramach działania 6.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Po nowelizacji ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) doprecyzowana została definicja dotacji rozwojowej. Nowa ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240), obowiązująca od 1 stycznia 2010 r., także tak traktuje te dotacje. W świetle tych rozwiązań, wszelkie wydatki dokonywane na realizację programów operacyjnych i projektów realizowanych w ramach tych programów mają formę dotacji rozwojowej, w tym także na każdym etapie ich przekazywania (aż do otrzymania środków finansowych przez beneficjenta). W wyniku tych zmian środki przekazane przez realizatora projektu na rozwój przedsiębiorczości w ramach działania 6.2 PO KL, są dotacją rozwojową dla uczestnika. Tego rodzaju dotacja pozwala na zwolnienie z obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 129 updof.

Niepubliczne przedszkola, w tym specjalne, otrzymują dotacje z budżetu gminy. Wynika to z art. 90 ust. 1 ustawy o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.). To też dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, które są wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy o pdof (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). A zatem dotacja otrzymana z budżetu gminy na prowadzenie np. przedszkola jest więc przychodem zwolnionym z podatku, a co za tym idzie, nie podlega ewidencji w księdze podatkowej.

Jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa z art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.), są wolne od podatku dochodowego. Stanowi tak art. 21 ust. 1 pkt 121 updof. Nie należy zatem ujmować środków otrzymanych w ramach takiego dofinansowania w księdze podatkowej po stronie przychodów.

Jeśli nabyte maszyny i urządzenia zaliczyłeś do środków trwałych - odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej tych środków, w części sfinansowanej ze środków przyznanych z Funduszu Pracy, nie będziesz mógł ująć w KPiR w kosztach.

Nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie tych środków odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 23 ust. 1 pkt 45 updof). Jeśli zakup środka trwałego został w całości sfinansowany środkami z Funduszu Pracy - jego amortyzacja nie zostanie w ogóle uwzględniona w kosztach w księdze.

W przypadku, gdy wartość początkowa pojedynczych zakupionych maszyn i urządzeń nie przekracza 3.500 zł, wydatki na ich nabycie mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Maszyny i urządzenia zalicza się wówczas do wyposażenia.

Przez wyposażenie rozumie się rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami updof do środków trwałych (§ 3 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm., dalej: rozporządzenie). Wydatki na zakup wyposażenia ze środków FP mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jako że nie zostały wyłączone z tych kosztów w art. 23 ust. 1 updof. Należy je więc wpisać w kol. 13 „Pozostałe wydatki” pod datą rozpoczęcia działalności gospodarczej. Przy czym jeśli wartość początkowa wyposażenia przekracza 1.500 zł, należy je objąć ewidencją wyposażenia (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).