Telepraca w praktyce – rozliczanie ekwiwalentów i innych świadczeń, koszty telepracownika i pracodawcy

Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przy wykorzystaniu poczty elektronicznej).

W formie telepracy może być wykonywana taka praca, której wyniki mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, np. przygotowywanie raportów na podstawie otrzymanych elektronicznie danych, pozyskiwanie klientów przez Internet, dokonywanie tłumaczeń, itp.

Pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że praca będzie wykonywana w formie telepracy przy zawieraniu umowy albo już w trakcie zatrudnienia. W pierwszym przypadku umowa o telepracę powinna określać:

• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę (wraz ze wskazaniem składników wynagrodzenia),
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy,
• warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy oraz sposób korzystania ze środków komunikacji elektronicznej.

W razie, gdy pracodawca i pracownik postanowią w trakcie zatrudnienia, że praca będzie wykonywana w formie telepracy – uzgodnienie to następuje na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracodawcy lub pracownika.

Często telepracownicy pracują poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. W takiej sytuacji powstaje problem, jakie koszty przysługują telepracownikowi. Wyższe zryczałtowane, określone kwotowo koszty uzyskania przychodów przysługują pracownikom, którzy dojeżdżają do pracy z innej miejscowości. Chodzi tu o sytuację, w której miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika w roku podatkowym było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie otrzymywał dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu (z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu). Pracodawca może odliczać wyższe koszty uzyskania przychodów pracownikowi, który złożył oświadczenie, że miejsce jego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Stanowisko w tej sprawie zajął m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Tomaszowie Lubelskim:

Zaopatrując telepracownika w różnego rodzaju sprzęt czy refundując ponoszone przez niego koszty, np. używania Internetu czy telefonu, powstaje pytanie: czy wartość tych świadczeń korzysta ze zwolnienia czy też podlega opodatkowaniu?

Zgodnie z treścią art. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176, dalej: updof), przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Takie uregulowania oznaczałyby, że refundacja telepracownikowi kosztów związanych z zapewnieniem, np. łącza internetowego, używania prywatnego, telefonu stacjonarnego, komórkowego, itp. oraz zwrot kosztów związanych z zakupem potrzebnych narzędzi i materiałów biurowych, jak również refundacja częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność - stanowi przychód w rozumieniu updof.

Wspomniane zwolnienie od podatku ma zastosowanie, jeśli wysokość ekwiwalentu odzwierciedla wydatki poniesione przez telepracownika na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu są dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Tym celom służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (billingi), którego uzyskanie pozwala na wyeliminowanie rozmów prywatnych telepracownika. Przykładowo, określając wysokość ekwiwalentu za korzystanie z łącza internetowego pracodawca może kierować się cenami firm dostarczających takie usługi. Oczywiście należy pamiętać, że wysokość ekwiwalentu nie musi w całości pokrywać kosztów ponoszonych przez pracownika – a jedynie w części, w jakiej korzysta on z Internetu do celów służbowych.

Sposób ustalenia i wysokość ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń telepracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie.

Decydując się na telepracę i wyposażając telepracownika w niezbędne narzędzia warto rozważyć, jakie rozwiązania będą dla niego korzystniejsze. O ile bowiem ekwiwalenty za korzystanie przez telepracownika z własnych narzędzi korzystają ze zwolnienia podatkowego, to już refundacja kosztów zakupu, np. komputera przez pracownika jest opodatkowana.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 30 grudnia 2008 r. (nr IPPB2/415-1420/08-2/MG).

Zatem korzystniejszym dla pracownika rozwiązaniem będzie wypłata ekwiwalentu za używanie przez niego prywatnego komputera, niż jednorazowa refundacja zakupu nowego sprzętu.

Zatrudnienie telepracownika wiąże się najczęściej z koniecznością zorganizowania stanowiska pracy u pracownika, co zwykle oznacza konieczność zakupu odpowiedniego sprzętu. Kosztem podatkowym są tylko te wydatki, które wiążą się z osiągnięciem przychodu lub ochroną źródeł przychodu. Powyższy związek powinien wynikać z charakteru świadczonych usług/sprzedawanych towarów. A zatem, jeżeli podatnik będzie w stanie wykazać związek między dokonanymi zakupami na sprzęt, a potencjalną możliwością uzyskania przychodów związanych z prowadzoną działalnością, będzie mógł zaliczyć wydatki w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, wydatki na sprzęt biurowy (podobnie jak na materiały) nie znajdują się także na liście wydatków nieuznawanych za koszty. W konsekwencji fakt, że sprzęt i wyposażenie przekazane telepracownikowi znajduje się poza firmą nie oznacza, że pracodawca wydatków związanych z jego nabyciem nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli sprzęt ten spełni warunki do uznania go za środki trwałe - wówczas, zaliczanie poniesionych na jego nabycie wydatków, będzie się odbywało stopniowo w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne.

Warto jednak pamiętać, że stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 49 updof (odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654), nie uważa się za koszty podatkowe wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych. Nie będą one kosztem w przypadku stwierdzenia, że nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.