Szykują się zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej!

Przygotowane przez resort pracy zmiany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286, z późn. zm., dalej: rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej) mają wyłącznie charakter porządkowy. Ich celem jest dostosowanie przepisów rozporządzenia do obowiązujących rozwiązań prawnych dokonanych w Kodeksie pracy, dalej: kp oraz w ustawie z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., nr 69, poz. 415, z późn. zm.).

1) ustawę z 6 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 237, poz. 1654),

2) ustawę z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 r., nr 6, poz. 33).

1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń, co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. a), pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. b), a także oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 kp, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. c);

3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Aby zapewnić spójność katalogu uprawnień wymienionych w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia z katalogiem zwartym w art. 189¹kp., resort pracy zaproponował zmianę redakcji tego przepisu rozporządzenia. Zmiana polega na rezygnacji z wymieniania przepisów kp, o których mowa w art. 189¹ i zastąpienie ich odwołaniem do tego artykułu.

Zmiana ta jest związana z wprowadzeniem od 1 stycznia br. trzech nowych rodzajów urlopów: dodatkowy urlop macierzyński, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlop ojcowski. Urlopy te udzielane będą na wniosek uprawnionego pracownika począwszy od 1 stycznia 2010 r.

W związku z tym, pracodawcy, którzy udzielają pracownikom któregoś z tych ww. urlopów będą mieć obowiązek przechowywać w aktach osobowych pisma pracowników występujących z wnioskiem o ich udzielenie. Do tej pory w aktach osobowych mieli obowiązek przechowywać pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.

Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 r., nr 6, poz. 33), która weszła w życie 1 lutego br. (większość przepisów) zniosła obowiązek informowania przez pracodawców urzędów pracy o zatrudnieniu osoby zarejestrowanej, jako bezrobotna a także obowiązek złożenia oświadczenia o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych przez osobę podejmującą zatrudnienie.

W związku z tym resort pracy zaproponował, aby w rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej wprowadzić zmianę polegającą na uchyleniu obowiązku przechowywania w aktach osobowych pracownika kopii zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o jego zatrudnieniu, jeżeli uprzednio był on zarejestrowany, jako osoba bezrobotna. Jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia dotyczącego prowadzenia dokumentacji pracowniczej obowiązek przechowywania tego dokumentu w aktach osobowych, nałożony przez przepis § 6 ust. 2 pkt 2 lit. k^a rozporządzenia jest bezprzedmiotowy. Dlatego też, poza zmianą przepisu konieczna jest zmiana treści załącznika nr 1 do rozporządzenia, określającego wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, polegająca na wykreśleniu z niego oświadczenia o pozostawaniu/nie pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy.

Projekt ten został w dniu 31 marca br. rozesłany do konsultacji międzyresortowych oraz do opinii partnerów społecznych.