Wydatki związane z zapewnieniem pracownikom higienicznych i bezpiecznych warunków pracy podlegają zaksięgowaniu jako koszt świadczeń pracowniczych z prawem do odliczenia VAT, o ile jest to zakup służący dostawie, w związku z którą przysługuje takie prawo. Po stronie pracownika nie występuje wówczas przychód. Czytając artykuł poznasz dwa warianty ujęcia księgowego świadczeń pracowniczych. Dowiesz się, jak ująć w księgach te świadczenia, które nie podlegają opodatkowaniu u pracownika oraz te, które stanowią dla niego przychód.
Wariant I
Rozliczenie w księgach rachunkowych kosztów świadczeń na rzecz pracowników, które stanowią koszt podatkowy pracodawcy, nie stanowią natomiast przychodu podlegającego opodatkowaniu ani podstawy rozliczenia składek ZUS u pracownika.
Podmiot zatrudniający pracowników jest zobowiązany na podstawie postanowień rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) między innymi do:
- zapewnienia wody zdatnej do picia lub innych napojów, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych oprócz wody inne napoje,
- dostarczenia pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaj powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach,
- dostarczenia odzieży ochronnej.
W myśl uregulowania rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332) pracodawcę obciążają koszty:
- badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych),
- innych wydatków związanych z opieką zdrowotną pracowników.
| W związku z tym, że pracodawca wyżej wyszczególnione obowiązki wykonuje z mocy przepisów szczególnych, oraz że służą one do prawidłowej działalności pracodawcy stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu w świetle postanowień obu ustaw o podatku dochodowym. |
Natomiast ze strony pracownika wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw - art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).
Tego rodzaju świadczenia nie powodują powstania przychodu u pracownika, nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Szczegóły podatkowej kwalifikacji wyżej opisanych kwestii zostały opisane w artykule „Napoje dla pracowników i zleceniobiorców - sprawdź, jak je rozliczać”.
PRZYKŁAD
Podmiot jest czynnym podatnikiem VAT. Zakup związany jest z czynnościami, które dają prawo do odliczenia podatku. Dokonanie poniższych zakupów związane jest z wykonaniem obowiązków wynikających z przepisów bhp i innych uregulowań szczególnych nakładających na pracodawcę obowiązki w zakresie zapewnienia pracowników właściwych warunków pracy.
Opis użytych kont:
406 - Świadczenia na rzecz pracowników
221 - VAT naliczony, podlegający odliczeniu
202 - Rozrachunki z dostawcami
Opis użytych kont:
406 - Świadczenia na rzecz pracowników
221 - VAT naliczony, podlegający odliczeniu
202 - Rozrachunki z dostawcami
Księgowanie zostało przedstawione z założeniem prowadzenia zapisów przy użyciu kont zespołu 4. W przypadku dokonywania ewidencji zapisów księgowych równolegle przy użyciu kont zespołu nr 4 i 5. Każda z powyższych faktur powinna zostać dodatkowo wykazana w ewidencji księgowej po stronie WN na koncie zespołu nr 5 właściwego dla miejsca, którego dotyczy koszt, natomiast po stronie MA konto nr 490 (rozliczenie kosztów).
Wariant II
Rozliczenie w księgach podatkowych kosztów świadczeń na rzecz pracowników, które stanowią koszt podatkowy dla pracodawcy i stanowią przychód podlegający opodatkowaniu u pracownika. Ponadto u pracownika stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Pracodawca może podjąć decyzję o wprowadzeniu w swojej firmie szerszego programu ochrony zdrowia pracowników, na przykład poprzez wykupienie fakultatywnych pakietów medycznych. Tego rodzaju świadczenia stanowią dla pracownika przychód podatkowy, natomiast dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Na analogicznych zasadach jak rozliczenie pakietów medycznych dokonane powinno zostać rozliczenie zakupu okularów dla pracownika nie posiadającego stosownego zalecenia od lekarza przeprowadzającego profilaktyczne badania okulistyczne.
PRZYKŁAD
Rozlicznie wynagrodzenia pracownika, któremu do kwoty wynagrodzenia wypłacanego w gotówce należy doliczyć wartość przychodu w postaci miesięcznego abonamentu za świadczenia medyczne (200 zł przychodu brutto dla osoby objętej świadczeniem).
Wyjaśnienia do przykładu:
Rozliczenie powyższe dla ułatwienia wykonane zostało dla pojedynczego pracownika. Założono, że pracownik ma prawo do odliczenia kosztów podstawowych jako osoba zamieszkująca w miejscowości zatrudnienia oraz prawo do ulgi podatkowej.
Opisy użytych kont:
405 - Koszt wynagrodzeń
230 - Rozrachunki z pracownikami
220 - Rozrachunki z budżetami (w analityce rozdzielone na poszczególne podatki i ZUS)
W przypadku świadczeń finansowanych przez pracodawcę, do których poniesienia jest on zobowiązany na podstawie szczególnych uregulowań zawartych w odpowiednich przepisach, kosztem pracodawcy jest wartość dokonanego zakupu. Natomiast w przypadku ponoszenia przez pracodawcę kosztów świadczeń fakultatywnych, które jednocześnie stanowią u pracownika świadczenie rzeczowe ze stosunku pracy podlegające opodatkowaniu i składkowaniu, koszty wzrastają.
W powyższym przykładzie poniesione koszty to faktura zakupu dokumentująca wartość świadczenia medycznego oraz koszt składek ZUS finansowanych przez pracodawcę od tego właśnie świadczenia, według następującego wyliczenia: 200 x 18,48% = 36,96. Pracownik z należnego mu wynagrodzenia zobowiązany jest do pokrycia kwoty podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne naliczonych od kwoty stanowiącej równowartość przychodu, jaki otrzymał z tytułu przypisanego mu pakietu medycznego.
Wyliczenie wartości składek na ubezpieczenie oraz podatku, jakie pokryć musi pracownik w związku z przychodem w postaci pakietu medycznego:
Podstawa prawna: - art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.),
- § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973),
- rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.),
- § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973),
- rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
