Sprawdź, czy stratę powstałą w wyniku kradzieży przez pracownika środków pieniężnych możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej oraz jak prawidłowo udokumentować taką stratę.
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej (sygn.: ITPB1/415-170/09/DP) ocenił możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku kradzieży środków pieniężnych oraz wskazał sposób prawidłowego dokumentowania straty powstałej w wyniku takiej kradzieży.
Na czym polegał problem?
Podatnicy prowadzili pozarolniczą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej (usługi lombardowe), rozliczając się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Spółka zatrudniała pracowników, którzy byli odpowiedzialni materialnie za majątek obrotowy, w tym też środki pieniężne z realizacji odsetek od sprzedaży lombardowej oraz środki pieniężne przeznaczone na pożyczki.
Pracownicy codziennie dysponowali powierzonymi im pieniędzmi, wykonując swoją pracę. Jeden z pracowników, działając w sposób ciągły od stycznia do kwietnia, przywłaszczył sobie środki pieniężne w kwocie 22.000 zł. Środki te pochodziły z kasy lombardu, stanowiły przychód spółki. Pracownik ukrywał braki w kasie poprzez udzielanie fikcyjnych pożyczek, stąd też kontrola nie była w stanie wykryć powyższego przestępstwa. Wyrokiem Sądu Rejonowego został zobowiązany do naprawienia szkody, poprzez zapłatę kwoty 22.000 zł w terminie 10 miesięcy od uprawomocnienia się orzeczenia. Kwota orzeczona wyrokiem nie została spółce zwrócona w całości. Pozostała do uregulowania kwota w wysokości 20.940 zł zasądzona wyrokiem nie była spłacana.
W takiej sytuacji podatnicy wystąpili z wnioskiem o interpretację indywidualną, chcąc uzyskać pewność, czy niespłaconą przez byłego pracownika kwotę, jako stratę powstałą na skutek kradzieży pieniędzy, będących przychodem z odsetek, bądź sprzedaży lombardowej można zaliczyć w 2009 r. do kosztów uzyskania przychodów, jeśli w tym roku sprawa zostanie przekazana na drogę postępowania egzekucyjnego.
Pracownicy codziennie dysponowali powierzonymi im pieniędzmi, wykonując swoją pracę. Jeden z pracowników, działając w sposób ciągły od stycznia do kwietnia, przywłaszczył sobie środki pieniężne w kwocie 22.000 zł. Środki te pochodziły z kasy lombardu, stanowiły przychód spółki. Pracownik ukrywał braki w kasie poprzez udzielanie fikcyjnych pożyczek, stąd też kontrola nie była w stanie wykryć powyższego przestępstwa. Wyrokiem Sądu Rejonowego został zobowiązany do naprawienia szkody, poprzez zapłatę kwoty 22.000 zł w terminie 10 miesięcy od uprawomocnienia się orzeczenia. Kwota orzeczona wyrokiem nie została spółce zwrócona w całości. Pozostała do uregulowania kwota w wysokości 20.940 zł zasądzona wyrokiem nie była spłacana.
W takiej sytuacji podatnicy wystąpili z wnioskiem o interpretację indywidualną, chcąc uzyskać pewność, czy niespłaconą przez byłego pracownika kwotę, jako stratę powstałą na skutek kradzieży pieniędzy, będących przychodem z odsetek, bądź sprzedaży lombardowej można zaliczyć w 2009 r. do kosztów uzyskania przychodów, jeśli w tym roku sprawa zostanie przekazana na drogę postępowania egzekucyjnego.
Jakie było stanowisko podatników?
Zdaniem podatników, działając na podstawie art. 22 ust. 1 pkt 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej: updof), w 2009 r. można dokonać odpisu aktualizującego wartość należności od byłego pracownika, poprzez wpisanie do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie pozostałych wydatków, kwotę niespłaconej należności, a zasądzonej wyrokiem sądu w wysokości 20.940 zł, jeżeli w bieżącym roku wykonanie wyroku skierowane zostanie na drogę postępowania egzekucyjnego.
Pieniądze, będące przedmiotem kradzieży pochodziły z odsetek lombardowych, bądź ze sprzedaży lombardowej, które były przychodem z działalności gospodarczej. Przychody te były opodatkowane jako obrót w podatku VAT oraz jako przychód w podatku dochodowym.
Kradzież pieniędzy spowodowała, iż faktycznie tych przychodów spółka nie otrzymała, a zostały opodatkowane.
Nieściągalność tej należności została uprawdopodobniona zgodnie z art. 23 ust. 3 updof, została bowiem już zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i została, w związku z tym, iż nie była przez dłużnika spłacana, przekazana na drogę postępowania egzekucyjnego. Podatnicy uważali zatem, że mogą zaksięgować kwoty niespłaconej należności w wysokości 20.940 zł w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt uzyskania przychodów w 2009 r.
Co w sprawie stwierdził organ podatkowy?
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy przyznał, że podatnicy ponieśli stratę w majątku obrotowym (środkach pieniężnych), w wyniku nadużyć spowodowanych przez pracownika. Była to strata powstała w wyniku kradzieży środków pieniężnych.
Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 updof kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.
Aby zatem dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 updof kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.
Aby zatem dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
- musi być ponoszony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
- nie może być wymieniony w art. 23 updof, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów;
- musi być należycie udokumentowany.
Powołany powyżej przepis stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie poniesione racjonalnie uzasadnione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Należy przy tym podkreślić, iż obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku.
Wśród wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust. 1 updof nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:
Wśród wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust. 1 updof nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:
- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
- udokumentowania straty,
- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy przyznał, że w niektórych przypadkach, strata powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Jednakże musi być to strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Ponadto istotnym warunkiem jest to, aby strata nie powstała z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów albo braku nadzoru nad pracownikiem. Nie można na przykład uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych.
Istotnym jest zatem określenie odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie, bowiem kradzież powierzonej pracownikowi gotówki nigdy nie będzie zdarzeniem całkowicie nie do uniknięcia. Obowiązek prawidłowej organizacji pracy oraz podjęcia działań organizacyjnych mających na celu wyeliminowanie sytuacji sprzyjających powstaniu szkody w mieniu obciąża przede wszystkim przedsiębiorcę, ponieważ to on ponosi ryzyko swojej działalności gospodarczej.
Przeciwna interpretacja prowadziłaby do obciążenia Skarbu Państwa skutkami niewłaściwego postępowania podatnika. Podatnicy, zatrudniając pracownika, byli zobowiązani do zachowania należytej staranności w celu uchronienia się od negatywnych zachowań pracownika, przejawiającej się przede wszystkim w zastosowaniu odpowiednich dla danej sytuacji środków ostrożności służących przeciwdziałaniu możliwości dokonania przywłaszczenia powierzonych pracownikowi środków pieniężnych. W niniejszej sprawie na pracownikach ciążyła odpowiedzialność materialna, przy czym wskazano, iż kontrola nie była w stanie wykryć popełnionego przestępstwa.
Mając to na względzie, jeżeli podatnicy dochowali należytej staranności w nadzorze nad pracownikiem i potrafią to w sposób bezsporny udowodnić - to mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej stratę powstałą w wyniku kradzieży przez pracownika środków pieniężnych.
Strata powyższa powinna zostać udokumentowana protokołem szkód potwierdzonym przez właściwe organy, np. policję. Po stwierdzeniu powstania straty w wyniku kradzieży środków pieniężnych podatnicy powinni sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty. Przy czym, zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegać może jedynie ta część poniesionej straty (utraconej gotówki), której nie uda się podatnikom odzyskać w toku prowadzonego postępowania egzekucyjnego.
Poza tym podkreślić należy, iż za koszt uzyskania przychodu uznaje się straty w miesiącu ich powstania.
Natomiast art. 23 ust. 1 pkt 21 updof, nie ma zastosowania w niniejszej sprawie, ponieważ nie można uznać straty spowodowanej kradzieżą środków pieniężnych za wierzytelność nieściągalną. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy przypomniał również, że od takiej straty nie dokonuje się odpisów aktualizujących.
Wierzytelnością jest wprawdzie roszczenie o zwrot przywłaszczonych pieniędzy jednakże brak jest podstaw do przyjęcia, że taka wierzytelność była przychodem z działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę.
Tekst opublikowany: 24 listopada 2009 r.
Istotnym jest zatem określenie odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie, bowiem kradzież powierzonej pracownikowi gotówki nigdy nie będzie zdarzeniem całkowicie nie do uniknięcia. Obowiązek prawidłowej organizacji pracy oraz podjęcia działań organizacyjnych mających na celu wyeliminowanie sytuacji sprzyjających powstaniu szkody w mieniu obciąża przede wszystkim przedsiębiorcę, ponieważ to on ponosi ryzyko swojej działalności gospodarczej.
Przeciwna interpretacja prowadziłaby do obciążenia Skarbu Państwa skutkami niewłaściwego postępowania podatnika. Podatnicy, zatrudniając pracownika, byli zobowiązani do zachowania należytej staranności w celu uchronienia się od negatywnych zachowań pracownika, przejawiającej się przede wszystkim w zastosowaniu odpowiednich dla danej sytuacji środków ostrożności służących przeciwdziałaniu możliwości dokonania przywłaszczenia powierzonych pracownikowi środków pieniężnych. W niniejszej sprawie na pracownikach ciążyła odpowiedzialność materialna, przy czym wskazano, iż kontrola nie była w stanie wykryć popełnionego przestępstwa.
Mając to na względzie, jeżeli podatnicy dochowali należytej staranności w nadzorze nad pracownikiem i potrafią to w sposób bezsporny udowodnić - to mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej stratę powstałą w wyniku kradzieży przez pracownika środków pieniężnych.
Strata powyższa powinna zostać udokumentowana protokołem szkód potwierdzonym przez właściwe organy, np. policję. Po stwierdzeniu powstania straty w wyniku kradzieży środków pieniężnych podatnicy powinni sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty. Przy czym, zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegać może jedynie ta część poniesionej straty (utraconej gotówki), której nie uda się podatnikom odzyskać w toku prowadzonego postępowania egzekucyjnego.
Poza tym podkreślić należy, iż za koszt uzyskania przychodu uznaje się straty w miesiącu ich powstania.
Natomiast art. 23 ust. 1 pkt 21 updof, nie ma zastosowania w niniejszej sprawie, ponieważ nie można uznać straty spowodowanej kradzieżą środków pieniężnych za wierzytelność nieściągalną. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy przypomniał również, że od takiej straty nie dokonuje się odpisów aktualizujących.
Wierzytelnością jest wprawdzie roszczenie o zwrot przywłaszczonych pieniędzy jednakże brak jest podstaw do przyjęcia, że taka wierzytelność była przychodem z działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę.
Tekst opublikowany: 24 listopada 2009 r.
