Pracodawca, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, powinien do końca maja 2009 r. przekazać pierwszą ratę odpisów na ZFŚS za bieżący rok. Prezes GUS ogłosił już wskaźnik, na podstawie którego nalicza się wartości odpisów. Zatem już dziś możesz obliczyć odpis i przekazać I ratę na konto funduszu!
Podstawa do wyliczenia maksymalnej wysokości odpisów na ZFŚS
Podstawą do wyliczenia maksymalnej wysokości odpisów na ZFŚS jest wskaźnik przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonego składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe. Wskaźnik ten przyjmuje się w wysokości średniego wynagrodzenia z całego poprzedniego roku lub z drugiej połowy tego roku – w zależności od tego, która z tych kwot okaże się większa. Kwoty te podaje Prezes GUS w obwieszczeniu.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2008 r. wyniosło 2.578,26 zł, a przeciętne miesięczne wynagrodzenie w drugim półroczu 2008 r. – 2.666,77 zł. Zatem jako podstawę do obliczania odpisów należy przyjąć większą z tych kwot, czyli 2.666,77 zł.
Odpisy na poszczególne kategorie zatrudnionych
Aby obliczyć wartość odpisu w przeliczeniu na 1 osobę, należy powyższy wskaźnik (2.666,77 zł) pomnożyć przez wartość procentową właściwą dla poszczególnych grup pracowników. W 2009 r. wartość odpisów na poszczególne grupy wyniesie:
Pracownik: | Wysokość odpisu [w %] | Wysokość odpisu w 2009 r. |
» zatrudniony w normalnych warunkach | 37,5% | 1.000,04 zł |
» zatrudniony w szczególnie uciążliwych warunkach | 50% | 1.333,39 zł |
» młodociany w I roku nauki | 5% | 133,34 zł |
» młodociany w II roku nauki | 6% | 160,01 zł |
» młodociany w III roku nauki | 7% | 186,67 zł |
Dobrowolne zwiększenie odpisu na: | ||
» każdego niepełnosprawnego pracownika w stopniu znacznym lub umiarkowanym | 6,25% | 166,67 zł |
» każdego emeryta i rencistę – byłego pracownika zakładu | 6,25% | 166,67 zł |
Jak ustalić przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w roku?
Aby przejść do dalszych obliczeń, należy najpierw ustalić, ilu pracowników poszczególnych kategorii przewidujemy średniomiesięcznie zatrudniać w 2009 r. Jeśli w firmie nie ma dużych wahań stanu osobowego, wystarczy przyjąć liczbę zatrudnionych z początku i końca danego miesiąca i podzielić wynik przez 2. W przypadku gdy pracodawca planuje większe wahania kadr, może wziąć pod uwagę stan zatrudnienia z większej liczbie dni w miesiącu i podzielić wynik przez liczbę tych dni.
PRZYKŁAD
Pracodawca przewidział, że około 10 kwietnia 2009 r. zmniejszy zatrudnienie z 30 do 25 osób. W związku z tym przyjął do obliczenia średniego zatrudnienia za kwiecień liczbę zatrudnionych z 3 dni – 1, 15 i 30 kwietnia:
- 1 kwietnia 2009 r. – 30 osób,
- 15 kwietnia 2009 r. – 30 osób,
- 30 kwietnia 2009 r. – 25 osób,
- 25 + 30 + 30 = 85 osób,
- 85 osób : 3 = 28,33.
A zatem średnia planowana liczba zatrudnionych w kwietniu, obliczona tą metodą wyniesie 28,33.
- 1 kwietnia 2009 r. – 30 osób,
- 15 kwietnia 2009 r. – 30 osób,
- 30 kwietnia 2009 r. – 25 osób,
- 25 + 30 + 30 = 85 osób,
- 85 osób : 3 = 28,33.
A zatem średnia planowana liczba zatrudnionych w kwietniu, obliczona tą metodą wyniesie 28,33.
Następnie, aby wyliczyć średnią planowaną liczbę zatrudnionych w całym roku, należy zsumować wszystkie średnie liczby zatrudnionych z poszczególnych miesięcy i podzielić uzyskany wynik przez 12.
Mnożymy uzyskane wartości przez liczbę poszczególnych pracowników
Znając wartość odpisu na poszczególne kategorie pracowników oraz średnioroczną planowaną liczbę pracowników poszczególnych kategorii, należy pomnożyć obie te wartości.
| Należy pamiętać o zasadzie przeliczania pracowników proporcjonalnie do wymiaru etatu (np. 2 pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu liczy się jako 1 pracownik). |
Zasada przeliczania na pełne etaty nie dotyczy dobrowolnego zwiększenia na pracownika niepełnosprawnego czy na emeryta – byłego pracownika zakładu oraz pracowników młodocianych.
Poniżej przedstawiamy przykład dokonania odpisu na ZFŚS w 2009 r.
PRZYKŁAD
W kwietniu 2009 r. pracodawca zaplanował, że w całym 2009 r. średniomiesięcznie będzie zatrudniać 27 pracowników (21,5 etatu), w tym:
- 10 pełnoetatowców – w normalnych warunkach pracy,
- 10 pełnoetatowców – w uciążliwych warunkach pracy,
- 3 pracowników na ½ etatu – o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
- 4 pracowników młodocianych w II roku nauki, których nie przelicza się na pełne etaty.
Oprócz tego pracodawca dokona zwiększenia odpisu na fundusz za 14 emerytów – byłych pracowników.
W związku z tym pracodawca obliczył odpis w sposób następujący:
a) zatrudnieni w normalnych warunkach:
- 10 pracowników × 1.000,04 zł = 10.000,40 zł,
b) zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych:
- 10 pracowników × 1.333,39 zł = 13.333,90 zł,
c) osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności:
- (1,5 etatu × 1.000,04 zł + 3 pracowników × 166,67 zł) = 1.500,06 zł + 500,01 zł = 2.000,07 zł (pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25%),
d) młodociani w II roku nauki:
- 4 pracowników × 160,01 zł = 640,04 zł,
e) byli pracownicy będący emerytami:
- 14 osób × 166,67 zł = 2.333,38 zł.
Zatem kwota wstępnego naliczenia funduszu za 2009 r. po zsumowaniu powyższych wyliczeń wyniesie 28.307,79 zł.
Co najmniej 75% (21.230,84 zł) tej kwoty pracodawca powinien przekazać na konto ZFŚS do 31 maja 2009 r., a pozostałe 25% (7.076,95 zł) – do 30 września 2009 r.
Na koniec 2009 r. pracodawca musi jeszcze dokonać korekty odpisu – gdyby okazało się, że średnioroczna liczba pracowników okazała się ostatecznie wyższa lub niższa niż ta, którą zaplanował w kwietniu 2009 r. Wówczas powinien odpowiednio zwiększyć lub zmniejszyć środki funduszu.
- 10 pełnoetatowców – w normalnych warunkach pracy,
- 10 pełnoetatowców – w uciążliwych warunkach pracy,
- 3 pracowników na ½ etatu – o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
- 4 pracowników młodocianych w II roku nauki, których nie przelicza się na pełne etaty.
Oprócz tego pracodawca dokona zwiększenia odpisu na fundusz za 14 emerytów – byłych pracowników.
W związku z tym pracodawca obliczył odpis w sposób następujący:
a) zatrudnieni w normalnych warunkach:
- 10 pracowników × 1.000,04 zł = 10.000,40 zł,
b) zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych:
- 10 pracowników × 1.333,39 zł = 13.333,90 zł,
c) osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności:
- (1,5 etatu × 1.000,04 zł + 3 pracowników × 166,67 zł) = 1.500,06 zł + 500,01 zł = 2.000,07 zł (pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25%),
d) młodociani w II roku nauki:
- 4 pracowników × 160,01 zł = 640,04 zł,
e) byli pracownicy będący emerytami:
- 14 osób × 166,67 zł = 2.333,38 zł.
Zatem kwota wstępnego naliczenia funduszu za 2009 r. po zsumowaniu powyższych wyliczeń wyniesie 28.307,79 zł.
Co najmniej 75% (21.230,84 zł) tej kwoty pracodawca powinien przekazać na konto ZFŚS do 31 maja 2009 r., a pozostałe 25% (7.076,95 zł) – do 30 września 2009 r.
Na koniec 2009 r. pracodawca musi jeszcze dokonać korekty odpisu – gdyby okazało się, że średnioroczna liczba pracowników okazała się ostatecznie wyższa lub niższa niż ta, którą zaplanował w kwietniu 2009 r. Wówczas powinien odpowiednio zwiększyć lub zmniejszyć środki funduszu.
Czy warto poczekać z ostatecznym naliczaniem odpisów?
Obecnie przy wyliczaniu liczby zatrudnionych, od których zależy wartość odpisu, bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych na podstawie stosunku pracy (także przebywających na urlopach macierzyńskich czy wychowawczych) oraz:
1. zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nakładczą,
2. zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej, wykonujących pracę nieprzerwanie przez co najmniej 30 dni.
Być może jednak te 2 ostatnie kategorie osób nie będą już brane pod uwagę przy obliczaniu wartości odpisu. Stanie się tak, jeśli wejdzie w życie przygotowywane nowe rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS.
Podstawa prawna: - art. 5, art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
- obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r.,
- projekt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (projekt z 16 grudnia 2008 r.).
- obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r.,
- projekt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (projekt z 16 grudnia 2008 r.).
Tekst opublikowany: 25 lutego 2009 r.
