Zbliża się koniec roku i w Twojej jednostce mogą się pojawić sytuacje, kiedy będziesz ponosić koszty na przełomie roku. A jak je rozliczać i ujmować w bilansie? Dziś zajmiemy się czynnymi rozliczeniami międzyokresowych kosztów. Przyjrzymy się 3. przykładom rozliczania kosztów w czasie, w zależności od przyjętej ewidencji. Sprawdź.
© FotoChannels / Glow Images
Jedną z najważniejszych zasad rachunkowości jest zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów (określona w art. 6 ust. 2 uor). Zgodnie z tą zasadą powinieneś ujmować w księgach rachunkowych zdarzenia przyporządkowując je do właściwego okresu sprawozdawczego.
W praktyce oznacza to, iż powinieneś rozważyć zarówno rozliczanie kosztów w czasie, jak i przychodów. Zasada ta ma oczywiście również przełożenie na aktywowanie kosztów wytworzenia wyrobów, ujmowanie materiałów, które będą dopiero w przyszłości zużyte w działalności jako zapasy, czy chociażby poprzez naliczanie odpisów amortyzacyjnych przez cały okres użytkowania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Ale niniejsze opracowanie poświecone będzie jednak tym najbardziej budzącym wątpliwości zdarzeniom na przełomie roku, a więc rozliczaniu w czasie przychodów i kosztów.
Rozliczenie międzyokresowe kosztów w księgach rachunkowych - RMK czynne
Rozliczenia międzyokresowe kosztów mają w księgach rachunkowych dwa oblicza: rozliczenia czynne i rozliczenia międzyokresowe bierne.
Jeśli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych - ujmujesz je jako tzw. czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (dalej: RMK) - (art. 39 ust. 1 uor). Dzięki stosowaniu czynnych rozliczeń międzyokresowych możesz wiarygodnie ustalić wynik finansowy, w każdym (miesięcznym) okresie sprawozdawczym.
Z uwagi na zasadę ostrożności czas dokonywania rozliczeń nie powinien być jednak zbyt długi. Czynne RMK to inaczej "koszty opłacone z góry", ponieważ koszt (często również wydatek), który powstaje w bieżącym okresie, odnosi się również do okresów, które nastąpią w przyszłości. Określenie "czynne" możesz kojarzyć z ujmowaniem czynnych RMK w aktywach bilansu, czyli inaczej "aktywowaniem" kosztów.
Rozliczenia międzyokresowe czynne dotyczą nakładów, które dziś ponosisz, a które przyczynią się do powstania przychodów w przyszłości.
Najbardziej klasycznymi przykładami RMK czynnych są:
- ubezpieczenia majątkowe, osobowe,
- opłacone z góry prenumeraty, czynsze,
- koszty remontów, które pozwolą na użytkowanie środków trwałych bez konieczności ponoszenia w przyszłości większych nakładów,
- przedpłacone świadczenia usług, które będą świadczyć dostawcy w przyszłych okresach,
- opłaty wstępne przy umowach leasingu operacyjnego, jeśli opłaty dotyczą kilku okresów sprawozdawczych,
- koszty reorganizacji jednostki,
- koszty reklamy i promocji, jeśli dotyczą one kilku okresów sprawozdawczych,
- koszty szkoleń pracowników,
- poniesione z góry prowizje, odsetki, dyskonta.
Przyporządkowanie do odpowiedniej grupy determinuje sposób ewidencji tych rozliczeń. Oczywiście wpływ na to ma również przyjęty sposób ewidencjonowania kosztów (np. czy zespół 4 czy 4 i 5) oraz przyjęte indywidualnie zasady stosowania uproszczeń.
Pamiętaj!
Czas rozliczania kosztów powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, iż koszty nie powinny być rozliczane w zbyt długim czasie.
Czas rozliczania kosztów powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, iż koszty nie powinny być rozliczane w zbyt długim czasie.
Ewidencja kosztów w czasie
Rozliczenia kosztów w czasie dokonujesz za pośrednictwem konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów, w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe. Po stronie Wn tego konta ujmujesz koszty dotyczące okresów przyszłych, poniesione w danym okresie sprawozdawczym. Z kolei po stronie Ma księgujesz odpis kosztów przypadający na dany okres sprawozdawczy.
PRZYKŁAD
Spółka w listopadzie 2011 r. poniosła koszty ubezpieczenia majątku firmowego - wartość polisy za okres listopad 2011 - luty 2013 r. to 16.000 zł.
Spójrzmy, jak w zależności od przyjętego wariantu ewidencji, będzie wyglądało ujęcie tego nakładu.
Wariant 1 Spółka rozlicza koszty miesięcznie i włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym.
W kolejnych miesiącach księgowania będą identyczne jak w operacjach 3-6.
Wariant 2 Spółka rozlicza koszty w sposób uproszczony - raz do roku i włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym.
Wariant 3 Spółka rozlicza koszty w sposób uproszczony - raz do roku i nie włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym.
Spójrzmy, jak w zależności od przyjętego wariantu ewidencji, będzie wyglądało ujęcie tego nakładu.
Wariant 1 Spółka rozlicza koszty miesięcznie i włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym.
- Zarachowanie polisy
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe 16.000 zł
- Ma Pozostałe rozrachunki - rozrachunki z ubezpieczycielem 16.000 zł.
- Zarachowanie kosztu do rozliczenia w czasie
- Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 16.000 zł
- Ma Rozliczenie kosztów 16.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na listopad 2011 r. (1/16 z kwoty 16.000 zł)
- Wn Rozliczenie kosztów 1.000 zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 1.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na grudzień 2011 r. (1/16 z kwoty 16.000 zł)
- Wn Rozliczenie kosztów 1.000 zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 1.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na styczeń 2012 r. (1/16 z kwoty 16.000 zł)
- Wn Rozliczenie kosztów 1.000zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 1.000 zł.
W kolejnych miesiącach księgowania będą identyczne jak w operacjach 3-6.
Wariant 2 Spółka rozlicza koszty w sposób uproszczony - raz do roku i włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym.
- Zarachowanie polisy
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe 16.000 zł
- Ma Pozostałe rozrachunki - rozrachunki z ubezpieczycielem 16.000 zł.
- Zarachowanie kosztu do rozliczenia w czasie
- Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 16.000 zł
- Ma Rozliczenie kosztów 16.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na listopad i grudzień 2011 r. (2/16 z kwoty 16.000 zł)
- Wn Rozliczenie kosztów 2.000 zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 2.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na 2012 r. (12/16 z kwoty 16.000 zł)
- Wn Rozliczenie kosztów 12.000 zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 12.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na 2013 r. (2/16 z kwoty 16.000 zł)
- Wn Rozliczenie kosztów 2.000 zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 2.000 zł.
Wariant 3 Spółka rozlicza koszty w sposób uproszczony - raz do roku i nie włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym.
- Zarachowanie polisy
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe 2.000 zł
- Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 14.000 zł
- Ma Pozostałe rozrachunki - rozrachunki z ubezpieczycielem 16.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na 2012 r. (12/16 z kwoty 16.000 zł) w styczniu 2012 r.
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe 12.000 zł
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 12.000 zł.
- Zarachowanie części przypadającej na 2013 r. (2/16 z kwoty 16.000 zł) w styczniu 2013 r.
- Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe.
- Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów 2.000 zł.
We wszystkich zaprezentowanych przykładach kwota przypadająca na inne lata niż 2011 r. jest ujmowana jako rozliczenia międzyokresowe kosztów. To, czy rozliczenie jest dokonywane co miesiąc, czy też raz do roku zależy od przyjętej przez jednostkę istotności. Można założyć, iż w przypadku kwot, które w ujęciu całorocznym nie wpływają znacząco na wynik finansowy nie jest konieczne ich rozliczanie co miesiąc.
Warto jednak podejmując decyzję przyjrzeć się nie tylko rozliczeniom z tego jednego tytułu, ale całości rozliczeń, założeniom do budżetów funkcjonujących w podmiocie i sposobowi oceniania kierowników jednostek za wykonanie budżetów.
Jak ująć w bilansie?
W bilansie czynne rozliczenia kosztów ujmiesz w pozycji B.IV. aktywów jako Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Jeśli dany koszt przekracza okres 12 miesięcy liczony od dnia bilansowego, to koszty podlegające aktywowaniu w czasie po dniu bilansowym powinieneś ująć w pozycji A.V.2 jako Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
A już w środę przeczytasz o RMK biernych oraz o skutkach podatkowych, jakie wywiera tworzenie rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych.
Podstawa prawna: - art. 6 ust. 2, art. 39 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223) - uor.
