Sprawdź, czy Twoja firma może nadal przechowywać dokumenty osobowe i płacowe!

Zapewne wiesz, że akta osobowe i płacowe (zaliczane do dokumentacji niearchiwalnej kategoria "B") stanowią podstawę m.in. do wystawienia świadectw pracy i poświadczeń wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy.
Dokumenty te są potrzebne pracownikom m.in. do ustalenia wymiaru emerytury, którą oblicza ZUS albo też do ustalenia kapitału początkowego.

Jeżeli właśnie Twoja firma prowadzi działalność w zakresie przechowywania dokumentów osobowych (m.in. umowy o pracę, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej), musi je przechowywać przez 50 lat od ustania stosunku pracy pracowników zlikwidowanej firmy. Takie dokumenty jak akta płacowe (lista płac, karta wynagrodzeń) Twoja firma musi przechowywać przez 20 lat.

18 czerwca 2003 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Kultury z 12 maja 2003 r. w spawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 98, poz. 901). Rozporządzenie to określa warunki przechowywania dokumentów osobowych i płacowych pracodawców o czasowym okresie przechowywania, które muszą spełnić firmy, podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania ww. dokumentacji.

Jeżeli Twoja firma jest usytuowana w pobliżu rzeki bądź zbiornika wodnego albo co najgorsze grunt, na którym stoi, grozi osunięciem, niestety nie może prowadzić działalności w zakresie przechowywania dokumentów osobowych i płacowych istniejących lub zlikwidowanych pracodawców.

Według ww. rozporządzenia budynek, w którym Twoja firma prowadzi bądź zamierza prowadzić działalność w zakresie przechowywania dokumentów, musi znajdować się na suchym gruncie położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek i zbiorników wodnych, który nie będzie groził osunięciem i do którego w razie pożaru bądź jakiejś innej awarii będę mogły swobodnie dojechać pojazdy służb porządkowych i ratowniczych.

Wiesz już, w jakim budynku Twoja firma może przechowywać takie dokumenty, ale to nie wszystko. Oprócz tego, że budynek musi być odpowiednio dostosowany, Twoja firma musi dostosować pomieszczenia, w których bezpośrednio przechowywana jest dokumentacja.

I tak w pomieszczeniach, w których mają albo już są przechowywane dokumenty osobowe i płacowe nie może być:

1) wilgoci,
2) przedmiotów i urządzeń innych niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem.

Musisz liczyć się z tym, że jeżeli Twoja firma przechowuje dokumenty na strychu budynku lub w nieprzystosowanej piwnicy od 18 czerwca 2003 r. będzie musiała zgromadzić dokumenty osobowe i płacowe w specjalnie do tego przystosowanych pomieszczeniach, które będą:

- wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
- zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia,
- oświetlone (w przypadku gdy źródłem światła jest światło sztuczne) świetlówkami o obniżonej emisji promieniowania UV - maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów,
- wyposażone w żaluzje, zasłony, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV (w przypadku gdy źródłem światła jest światło słoneczne) oraz przez które
- nie będzie prowadzona instalacja wodociągowa, kanalizacyjna i gazowa.

W pomieszczeniach, w których jest lub będzie przechowywana dokumentacja osobowa i płacowa, nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

Temperatura, jaką należy utrzymywać w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, powinna wynosić 14-20 stopni Celsjusza, a wilgotność względna powinna wahać się w granicach 45-60%.

Twoja firma w tym celu powinna wyznaczyć jakąś osobę, która będzie codziennie kontrolowała warunki wilgotności i temperatury, a następnie będzie rejestrowała wyniki kontroli.

Dokumenty (wytworzone na nośniku papierowym) muszą być chronione przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz przed gryzoniami i owadami.

Aby uchronić dokumenty papierowe przed tymi wszystkimi zagrożeniami i zanieczyszczeniami, warto je przechowywać w specjalnie przystosowanych do tego celu pudłach archiwizacyjnych, które jednocześnie umożliwiają utajnienie zawartości (poprzez zaplombowanie).
Dokumentację elektroniczną zapisaną na dowolnych nośnikach danych powinno się np. przechowywać w wyjątkowo trwałych walizkach archiwizacyjnych zaopatrzonych w zamki szyfrowe.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Kultury z 12 maja 2003 r. w spawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 98, poz. 901).

Autor: Anna Kostecka, konsultant prawny