Sprawdź, co powinna zawierać dokumentacja opisująca politykę rachunkowości Twojej jednostki

Działalność gospodarcza prowadzona w strukturach organizacyjnych spółki z o.o., bez względu na to kto i w jakim zakresie jest jej udziałowcem, podlega takim samym rygorom formalnym prowadzenia działalności. Spółka prowadząc działalność w państwie polskim musi wykonywać ją zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w naszym kraju.

Artykuł 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) stanowi, iż jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Z ustawy wynika również minimalny zakres przedmiotowy jaki powinna w sobie zawierać polityka rachunkowości:

• określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 
• sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
  
  a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
  
  b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
  
  c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
  
  

• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Zakres przedmiotowy przyjętej w danej jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości obejmuje takie zagadnienia, których szczegóły stosowania ustawa o rachunkowości pozostawia w gestii wyboru podmiotu gospodarczego.

Osobą odpowiedzialną za opracowanie i aktualizację polityki rachunkowości jest kierownik jednostki. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierownikiem jednostki są wszyscy członkowie zarządu.

Każdy podmiot gospodarczy tworzy swoją wewnętrzną strukturę organizacyjną w celu zapewnienia sobie sprawnego działania. Stworzeniu struktury organizacyjnej w danej jednostce powinno towarzyszyć opracowanie wewnętrznej instrukcji obiegu dokumentów. Postanowienia jakie powinna zawierać taka instrukcja to:

• rodzaje dokumentów wystawianych przez podmiot,
• wskazanie stanowisk odpowiedzialnych za poszczególne etapy tworzenia dokumentów, poczynając od decyzji o wystawieniu dokumentu, a kończąc na jego zatwierdzeniu i z reguły przekazaniu do księgowości.

Czytając instrukcję obiegu dokumentów powinniśmy być w stanie ustalić czy dany dokument, np. umowa, faktura został wystawiony i zaakceptowany zgodnie z hierarchią i zasadami odpowiedzialności pracowników firmy.  Ważne aby instrukcja ta w swych postanowieniach również mówiła o procedurach przekazywania dokumentów do działu księgowego własnego lub zewnętrznego.  Z punktu widzenia zwłaszcza księgowości zewnętrznej instrukcja obiegu dokumentów jest ważna, ponieważ w oparciu o nią osoba wprowadzająca dokumenty może ustalić, że zatwierdziła je właściwa osoba.

Pisząc o instrukcji obiegu dokumentów należy nawiązać do zakresu obowiązków pracowników. Celem kompleksowego opracowania wewnętrznych procedur i połączenia tego w całość każdy pracownik powinien otrzymać zakres jego obowiązków. Dokument ten powinien szczegółowo regulować obowiązki, których wykonanie należy do danego pracownika, tak by uniknąć sporów kompetencyjnych podczas wykonywania różnych zadań.

Opisana wyżej dokumentacja należy do firmy i to ona powinna ją stworzyć. Jednak nawet w przypadku księgowości prowadzonej przez firmę zewnętrzną nic nie stoi na przeszkodzie temu aby i ta firma uczestniczyła w procesie opracowania tych dokumentów. Tym bardziej wydaje się to zasadne z uwagi na fakt, iż ta firma zewnętrzna powinna być zainteresowana aby dokumentacja ta została opracowana w sposób właściwy ponieważ i ona z niej będzie korzystać.

Obowiązek podatkowy w podatku dochodowym od osób fizycznych w związku z posiadaniem udziałów w spółce z o.o. powstaje w następujących sytuacjach:

• wypłata dywidendy, w tym również podział majątku likwidowanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• odpłatnego zbycia udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,
• objęcia udziałów w zamian za wkład niepieniężny.

Wyżej opisane sytuacje stanowią przychody z kapitałów pieniężnych zgodnie z postanowienia art. 17 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej: updof).

Dochody z dywidend opodatkowane są zryczałtowanym 19% podatkiem. Podstawę opodatkowania stanowi wartość dywidendy należnej do wypłaty na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. Nie występują tu koszty uzyskania przychodu (art. 30a updof).

Płatnik, czyli spółka wypłacająca dywidendy, wykazuje je w deklaracji PIT-8AR, którą składa do urzędu w terminie do końca lutego roku następującego po roku , w którym nastąpiła wypłata dywidendy. Kwotę pobranego podatku płatnik przekazuje na rachunek bankowy urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła wypłata dywidendy.

Dochody z odpłatnego zbycia udziałów i objęcia udziałów w zamian za wkład niepieniężny (aport) podlegają opodatkowaniu w stawce 19% jako dochody nie łączące się z innymi źródłami. Przychód uzyskany z powyższych tytułów ulega obniżeniu o koszty uzyskania. Dochody z tego tytułu podlegają rozliczeniu przez podatnika w zeznaniu rocznym PIT-38.

Informacja PIT-8C

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej są obowiązane, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, (którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego) właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika, informację PIT-8C. Obejmuje ona swoim zakresem między innymi dane dotyczące dochodów z odpłatnego zbycia udziałów i objęcia udziałów w zamian za wkład niepieniężny.

Deklaracja CIT-6

Podatek dochodowy u osób prawnych z dochodów z dywidend i innych przychodów z udziału w zyskach osób prawnych wynosi 19% uzyskanego przychodu. Art. 22 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) przewiduje sytuacje, w których może nastąpić zwolnienie z opodatkowania tego rodzaju dochodów. Okoliczność ta powinna zostać udokumentowana deklaracją CIT-6 wystawioną przez podmiot, który dokonał wypłaty dywidendy lub innego przychodu w udziale osoby prawnej.

Podmiot dokonujący wypłaty występuje w charakterze płatnika, który zobowiązany jest do pobrania podatku i przekazania go na rachunek bankowy urzędu. Deklaracja powinna zostać złożona w urzędzie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła wypłata.