W jaki sposób najkorzystniej dofinansować wypoczynek pracowników i ich dzieci? W tekście wyjaśniamy, jakie są konsekwencje podatkowe dofinansowania do wypoczynku i świadczeń urlopowych. Sprawdź na przykładzie, jak ująć w księgach rachunkowych wypłaty świadczenia urlopowego.
Dofinansowanie a świadczenie urlopowe
Bardzo często w praktyce dofinansowanie do wypoczynku określane jest jako świadczenie urlopowe. Może to jednak prowadzić do nieporozumień, bowiem w ujęciu podatkowym są odmienne konsekwencje tych dwóch form.
Po pierwsze świadczenie urlopowe w rozumieniu art. 3 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) mogą wypłacać tylko pracodawcy nienależący do sfery sektora finansów publicznych, pod warunkiem że zatrudniają, według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i zdecydowali się nie tworzyć ZFŚS.
| Świadczenie urlopowe, w rozumieniu ustawy o ZFŚS, podlega opodatkowaniu na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), ale nie jest uwzględniane przy wyliczeniu podstawy składek na ubezpieczenia społeczne (art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS). |
Oznacza to, że świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego nie podlega oskładkowaniu (art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS i § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jest więc „tańszym” sposobem wsparcia pracowników.
Tymczasem jeśli „świadczenie urlopowe” jest wypłacane przez podmiot niespełniający wymagań, świadczenie takie jest w pełni opodatkowane i oskładkowane. Zilustrujemy to na przykładzie
PRZYKŁAD
Załóżmy, iż w sierpniu 2011 r. pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenie pieniężne związane z letnim wypoczynkiem w kwocie 1.093, 93 zł. W pierwszym przykładzie będzie to świadczenie urlopowe, w drugim będzie to świadczenie niespełniające przesłanek do zwolnienia z naliczania składek ZUS. Aby uwypuklić różnice załóżmy, iż jest to jedyne świadczenie wypłacane w danym miesiącu - będzie uwzględniona kwota wolna od podatku i koszty uzyskania przychodu.
Jak widać, w przypadku świadczenia urlopowego w rozumieniu ustawy o ZFŚS, pracownik otrzyma aż o prawie 219 zł więcej do ręki.
Tytuł | Świadczenie urlopowe | Świadczenie nie spełniające warunków | |
podstawa 1.093,93 | 1.093,93 | ||
składki na ubezpieczenie społeczne pracownik | 13,71% | 0 | 149,98 |
składki na ubezpieczenie społeczne i fundusze pracodawca | 17,48% | 0 | 191,22 |
podstawa zdrowotne | 1.093,93 | 943,95 | |
ubezpieczenie zdrowotne | 9% | 0 | 84,96 |
koszty uzyskania przychodu | 111,25 | 111,25 | |
podstawa opodatkowania | 982,68 | 832,70 | |
ubezpieczenie zdrowotne odliczane od podatku | 7,75% | 84,78 | 73,16 |
zaliczka na podatek dochodowy 18% | 46,00 | 30,00 | |
netto do wypłaty | 1.047,93 | 829,00 |
Jak widać, w przypadku świadczenia urlopowego w rozumieniu ustawy o ZFŚS, pracownik otrzyma aż o prawie 219 zł więcej do ręki.
PRZYKŁAD
Pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe w kwocie 1.093,93 zł (tak jak w poprzednim przykładzie, raz spełnione były warunki, a raz nie). Razem ze świadczeniem wypłacone zostało wynagrodzeniem za pracę brutto 2.000 zł.
tytuł | Świadczenie urlopowe | Świadczenie nie spełniające warunków | |
podstawa 2.000 +1.093,93 | 3.093,93 | ||
składki na ubezpieczenie społeczne pracownika | 13,71% | 274,20 | 424,18 |
składki na ubezpieczenie społeczne i fundusze pracodawca | 17,48% | 349,60 | 540,82 |
podstawa zdrowotne | 1.725,80 | 2.669,75 | |
ubezpieczenie zdrowotne | 9% | 155,32 | 240,28 |
koszty uzyskania przychodu | 111,25 | 111,25 | |
podstawa opodatkowania | 2.708,48 | 2.558,50 | |
ubezpieczenie zdrowotne odliczane od podatku | 7,75% | 133,75 | 206,91 |
zaliczka na podatek dochodowy 18% | 307,00 | 207,00 | |
netto do wypłaty | 2.631,61 | 2.222,47 | |
koszty pracodawcy razem | 3.443,53 | 3.634,75 |
Pamiętaj, iż pracodawcy, którzy nie tworzą funduszu i nie zrezygnowali do 31 stycznia z wypłat świadczenia urlopowego mają obowiązek je wypłacić, jeśli pracownik będzie korzystał z 14-dniowego nieprzerwanego urlopu. Pracodawca powinien wypłacić je nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.
Pracodawcę wypłacającego świadczenie urlopowe nie interesuje, w jaki sposób pracownik wykorzysta te pieniądze. Sytuacja życiowa, rodzinna, czy materialna pracownika nie ma wpływu na jego prawo do świadczenia urlopowego.
Tutaj znajdziesz wysokość świadczenia urlopowego obowiązującego w 2011 r.
Ujęcie w księgach rachunkowych wypłaty świadczenia urlopowego
Ujęcie w księgach rachunkowych wypłaty świadczenia urlopowego będzie przebiegało następująco:
- Zarachowanie świadczenia w koszty:
- Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników
- Ma Rozrachunki z pracownikami.
- Ewentualne rozliczenie w układzie kalkulacyjnym (jeśli jednostka prowadzi):
- Wn Koszty wg układu kalkulacyjnego - koszty działalności podstawowej, koszty zarządu
- Ma Rozliczenie kosztów.
- Naliczenie zaliczki na podatek dochodowy:
- Wn Rozrachunki z pracownikami
- Ma Rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego pracowników
- Wypłata świadczenia:
- Wn Rozrachunki z pracownikami
- Ma Rachunek bankowy / Kasa.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony na ½ etatu 18 sierpnia rozpoczyna 2-tygodniowy urlop. Dnia 17 lipca pracodawca wypłaca mu z kasy świadczenie urlopowe. Zakładamy, iż pracodawca nie ma prawa w tym miesiącu już uwzględnić kwoty wolnej od podatku, bo np. wynagrodzenie zostało wypłacone 5 sierpnia 2011 r.
- Zarachowanie świadczenia w koszty:
- Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników 546,97 zł
- Ma Rozrachunki z pracownikami 546,97 zł.
- Ewentualne rozliczenie w układzie kalkulacyjnym (jeśli jednostka prowadzi):
- Wn Koszty wg układu kalkulacyjnego - koszty zarządu 546,97 zł
- Ma Rozliczenie kosztów 546,97 zł.
- Naliczenie zaliczki na podatek dochodowy - 547 x 18% = 98,46 w zaokrągleniu 98 zł
- Wn Rozrachunki z pracownikami 98 zł
- Ma Rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego pracowników 98 zł.
- Wypłata świadczenia:
- Wn Rozrachunki z pracownikami 648,97 zł
- Ma Kasa 648,97 zł.
Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS, kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy.
Zgodnie z ogólną zasadą wydatki ponoszone przez pracodawcę na działalność socjalną nie stanowią kosztu podatkowego. Wyjątkiem są jednak świadczenia urlopowe, które o ile są wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 45 updop i art. 23 ust. 1 pkt 42 updof). Oznacza to, iż u pracodawców mających prawo wypłacać świadczenia urlopowe należy je, w miesiącu wypłaty, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Natomiast pracodawcy, którzy nie mają prawa wypłacać świadczeń urlopowych mogą kwoty przeznaczone na dofinansowanie wypoczynku pracowników zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale nie jako koszty działalności socjalnej tylko jako koszty wynagradzania pracowników.
Podstawa prawna: - art. 3 ust. 3, ust. 6, art. 6 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
- art. 12 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
- art. 12 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
