Rozrachunki wspólników spółek osobowych

Ewidencja w księgach rachunkowych spółki osobowej powinna przebiegać zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów podatkowych. Pamiętaj, że podatnikiem jest nie spółka osób fizycznych, ale poszczególni wspólnicy będącymi osobami fizycznymi.

Rozrachunki ze wspólnikami spółek osobowych można pogrupować na rozrachunki z tytułu:

• wkładów i dopłat na kapitał zakładowy,
• podziału wypracowanego przez spółki zysku albo pokrycia straty oraz z innych tytułów.

W myśl polskich regulacji, do spółek osobowych zalicza się:

• spółki prawa handlowego, tj. spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne, których działalność regulują przepisy ustawy Kodeks spółek handlowych,
• spółki cywilne, których działalność uregulowana jest przepisami ustawy Kodeks cywilny.

Kapitały (fundusze) własne ujmuje się w księgach rachunkowych z podziałem na ich rodzaje i według zasad określonych przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy o utworzeniu spółki (art. 36 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, dalej: uor). Podstawowym kapitałem spółek osób fizycznych jest kapitał zakładowy (właścicieli), który tworzony jest z wkładów zadeklarowanych w umowie spółki.

Wkłady wspólników mogą polegać na wniesieniu do spółki własności (przeniesieniu lub obciążeniu własności rzeczy) lub innych praw albo na świadczeniu usług.
Zauważ, że zarówno przepisy Kodeksu spółek handlowych, jak i Kodeksu cywilnego nie określają minimalnej wysokości kapitału zakładowego. Oznacza to, że jego wysokość pierwotna ustalona w umowie spółki może być w czasie trwania spółki zwiększana lub zmniejszana, w zależności od potrzeb i podjętych w tym zakresie decyzji czy uchwał wspólników.

Ewidencja prowadzona przez spółkę osobową powinna umożliwiać ustalenie wielkości wkładów wniesionych przez osoby fizyczne będące wspólnikami oraz ich rodzaj, np. wkład pieniężny, wkład w postaci rzeczowych składników majątku. Zwróć uwagę, że jest to istotne z punktu widzenia konieczności rozliczenia się ze wspólnikiem występującym ze spółki.

Wspólnikowi występującemu ze spółki zwraca się w naturze rzeczy, które wniósł do spółki do używania, oraz wypłaca się w pieniądzu wartość jego wkładu oznaczoną w umowie spółki, a w przypadku braku takiego oznaczenia - wartość, którą wkład ten miał w momencie jego wniesienia (art. 871 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93).

Pamiętaj, że nie ulega zwrotowi wartość wkładu polegającego na świadczeniu usług albo na używaniu przez spółkę rzeczy należących do wspólnika. Ponadto wypłaca się wspólnikowi w pieniądzu taką część wartości wspólnego majątku pozostałego po odliczeniu wartości wkładów wszystkich wspólników, jaka odpowiada stosunkowi, w którym występujący wspólnik uczestniczył w zyskach spółki.

Udział kapitałowy obliczony w sposób wymagany tym przepisem powinien być wypłacony w pieniądzu. Rzeczy wniesione do spółki przez wspólnika tylko do używania zwraca się w naturze. Jeśli udział kapitałowy występującego wspólnika wykazuje się przy rozliczeniu wartość ujemną, wspólnik ma obowiązek wyrównać spółce przypadającą na niego brakującą wartość.

Wkłady na kapitał zakładowy wnoszone do nowotworzonych spółek, wprowadzasz do ksiąg rachunkowych na podstawie wykazu aktywów i pasywów (inwentarza), potwierdzonego inwentaryzacją, stosownie do art. 19 ust. 1 uor.

Ewidencja rozrachunków ze wspólnikami z tytułu wkładów na kapitał zakładowy odbywa się na koncie Pozostałe rozrachunki w korespondencji z kontem Kapitał zakładowy.

Zapisy księgowe w spółce cywilnej będą następujące:

     Wn konto zespołu 0, 1, 2, 3
     Ma konto Kapitał zakładowy (analitycznie: Imienne konta wspólników).

     Wn konto Kapitał zakładowy (analitycznie: Imienne konta wspólników)
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),

     Wn konto Pozostałe koszty operacyjne,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Zapisy księgowe w spółce jawnej lub partnerskiej będą następujące:

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników)
     Ma konto Kapitał zakładowy (analitycznie: Konta wspólników).

Wkłady wniesione w postaci składników majątku, spełniających kryteria aktywów, zgodnie z art. 3 ust.1 pkt 12 uor:

     Wn konto zespołu 0, 1, 2, 3
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Odsetki od udziałów faktycznie wniesionych należne na mocy przepisów Kodeksu spółek handlowych:

     Wn konto Rozliczenie wyniku finansowego,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),

     Wn konto Kapitał zakładowy (analitycznie: Konta wspólników),
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rachunek bieżący, Kasa.

Uzupełnienie wkładu na skutek jego uszczuplenia (księgowania jak w operacjach 1 i 2).

Wycofanie się wspólnika ze spółki połączone z obniżeniem kapitału zakładowego i wypłatą udziału kapitałowego w pieniądzu (przy założeniu, że udział kapitałowy jest wyższy niż wartość wniesionego przez wspólnika wkładu na kapitał):

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),

     Wn konto Kapitał zakładowy (analitycznie: Imienne konta wspólników)

     Wn konto Pozostałe koszty operacyjne.

Spółki osób fizycznych ustalają na dzień bilansowy oraz wykazują w rachunku zysków i strat wyłącznie wynik brutto - zysk finansowy lub stratę finansową. W sytuacji osiągnięcia zysku ciąży na nich obowiązek rozliczania się z podatku dochodowego. W przypadku tych spółek podatnikami są bowiem poszczególni wspólnicy, tj. osoby fizyczne.

Wynik finansowy spółki (zysk lub strata) osiągnięty za rok obrotowy przenosisz w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego, pod datą zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego na konto Rozliczenie wyniku finansowego. Jego rozliczenie następuje w sposób określony w uchwale, którą podejmują wspólnicy.

Zapisy księgowe rozrachunków spółki ze wspólnikami z tytułu podziału wyniku finansowego są następujące:

Przeksięgowanie zysku finansowego brutto:

     Wn konto Wynik finansowy,
     Ma konto Rozliczenie wyniku finansowego.

Przeksięgowanie straty finansowej:

     Wn konto Rozliczenie wyniku finansowego,
     Ma konto Wynik finansowy.

Podział zysku bilansowego (zgodnie z uchwałą podjętą przez wspólników):

     Wn konto Rozliczenie wyniku finansowego,
     Makonto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rachunek bieżący, Kasa.

Pokrycie straty bilansowej z dopłat wspólników:

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rozliczenie wyniku finansowego,

     Wn konto Rachunek bieżący, Kasa
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Kwoty zaliczek pobranych przez wspólników, które ujmowane są:

     Wn konto Pozostałe rozrachunki,
     Ma konto Rachunek bieżący, Kasa,

przekraczające kwoty dokonanych w ciągu roku dopłat do spółki, które księgujesz:

     Wn konto Rachunek bieżący, Kasa,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki,

powinny podlegać zarachowaniu na dzień bilansowy na zmniejszenie kapitału zakładowego:

     Wn konto Kapitał zakładowy,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki

lub

na konto służące do rozliczenia wyniku finansowego:

     Wn konto Rozliczenie wyniku finansowego,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki.

Kwota odniesiona na konto Rozliczenie wyniku finansowego pomniejszy kwotę zysku do podziału za rok obrotowy.

Do najczęściej występujących tytułów rozrachunków spółki ze wspólnikami z tytułu operacji gospodarczych przeprowadzanych przez wspólników lub w ich imieniu przy wykorzystaniu środków spółki należą rozrachunki z tytułu:

• wycofania w ciągu roku składników majątkowych,
• zaliczek pobranych do rozliczenia,
• zapłaconych ze środków spółki zaliczek na podatek dochodowy,
• składek na ubezpieczenia wspólników.

Wycofanie przez wspólnika w ciągu roku obrotowego środków pieniężnych lub innych rodzajów składników majątkowych, może nastąpić wyłącznie za zgodą pozostałych wspólników oraz w granicach dopuszczonych prawem.

Zapisy w księgach rachunkowych będą następujące:

Wartość księgowa (netto) wycofanych ze spółki składników majątkowych:

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto zespołu 0, 1, 3.

Obniżenie kapitału zakładowego w sytuacji trwałego wycofania składników majątku:

     Wn konto Kapitał zakładowy (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Pobranie przez wspólnika kwot pieniężnych z rachunku bieżącego lub z kasy, bieżące opłaty i zakupy oraz ich rozliczanie w księgach spółki, regulowanie zobowiązań, ewidencjonuje się następująco:

Dowody pobrania środków pieniężnych (Wb lub KW):

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rachunek bieżący, Kasa.

Dowody źródłowe dokumentujące poniesione wydatki (faktury VAT, dowody uregulowania opłat lokalnych, zapłaty składek na ubezpieczenia komunikacyjne itp.):

     Wn konto zespołu 2, 3, 4, 5, 7,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Zwrot niewykorzystanej zaliczki (Wb lub KW):

     Wn konto Rachunek bieżący, Kasa,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, każdy wspólnik spółki osób fizycznych ma obowiązek naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, składania rocznego zeznania o wysokości łącznego dochodu (poniesionej straty).

Każdy wspólnik powinien rozliczać się z podatku osobiście, a należny podatek dochodowy regulować z własnych środków. Jak wiesz, w praktyce zdarza się, że wspólnicy wydają pisemne polecenie (w formie decyzji lub uchwały) komórce finansowo-księgowej, aby w ich imieniu odprowadzała ona zaliczki na podatek dochodowy ze środków spółki.

Ewidencja w księgach rachunkowych spółki rozrachunków ze wspólnikiem z tytułu regulowania w jego imieniu podatku dochodowego będzie następująca:

Zarachowanie należnego podatku od dochodu wspólnika, w wysokości z deklaracji PIT, (pomniejszonej o składkę na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli w imieniu wspólnika rozlicza je i odprowadza spółka):

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rozrachunki publicznoprawne (analitycznie: Podatek od dochodów wspólników.

Zapłata podatku z rachunku bieżącego spółki (Wb):

     Wn konto Rozrachunki publicznoprawne (analitycznie: Podatek od dochodów wspólników,
     Ma konto Rachunek bieżący.

Przeksięgowanie na dzień bilansowy równowartości podatku dochodowego zapłaconego w imieniu wspólnika:

     Wn konto Kapitała zakładowy (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),

     Wn konto Rozliczenie wyniku finansowego,
     Ma konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników).

Wspólnicy mogą przyjąć w dokumentacji zasadę, że składki na ubezpieczenia opłacane będą również ze środków spółki.

Zapisy w księgach rachunkowych będą następujące:

Kwota należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne:

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rozrachunki publicznoprawne (analitycznie: Konta ZUS).

Zarachowanie kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne wspólników:

     Wn konto Koszty według rodzajów lub konto zespołu ³ (analitycznie: Pozostałe koszty),
     Ma konto Rozrachunki publicznoprawne (analitycznie: Konta ZUS),

     Wn konto Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Imienne konta wspólników),
     Ma konto Rozrachunki publicznoprawne (analitycznie: Konta ZUS).

Opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne bezpośrednio z rachunku bieżącego spółki:

     Wn konto Rozrachunki publicznoprawne (analitycznie: Konta ZUS),
     Ma konto rachunek bieżący.

Tekst opublikowany: 16 października 2009 r.