Nowości
RSS
Ważny od 2007-05-11 do 2007-12-31
Przechowujesz dokumentację pracowniczą? Możesz spodziewać się kontroli PIP!
26 kwietnia 2007 r. weszły w życie przepisy ustawy z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. nr 64, poz. 426).
Przepisy te regulują zasady przechowywania akt osobowych i innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Za naruszenie nowych przepisów inspektor Państwowej Inspekcji Pracy będzie mógł wymierzyć grzywnę pracodawcy. Więcej informacji znajdziesz w tym tekście.
Przepisy te regulują zasady przechowywania akt osobowych i innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Za naruszenie nowych przepisów inspektor Państwowej Inspekcji Pracy będzie mógł wymierzyć grzywnę pracodawcy. Więcej informacji znajdziesz w tym tekście.
Dnia 26 kwietnia br. weszła w życie ustawa z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. nr 64, poz. 426). Ustawa dotyczy przede wszystkim rozszerzenia katalogu komórek organizacyjnych, posiadających uprawnienia archiwum wyodrębnionego, wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż posiadające dotychczas takie archiwa.
Zmiany dokonane w Kodeksie pracy, dalej Kp, polegają m.in. na dodaniu po art. 94 pkt 9a, pkt 9b. Przepis ten nakłada na pracodawcę nowy obowiązek: przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przypomnijmy, że obowiązki pracodawcy są określone w dziale czwartym Kp „Obowiązki pracodawcy”. Zgodnie z art. 94 Kp pracodawca jest obowiązany m.in.: zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenia, a także prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
W związku z nałożeniem na pracodawców obowiązku przechowywania ww. dokumentacji będą oni musieli dbać o to, aby akta pracownicze były przechowywane „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Jeżeli pracodawca będzie przechowywać akta w niewłaściwych warunkach, popełni wykroczenie zagrożone karą grzywny. Ponieważ, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, będzie podlegał karze grzywny.
W ustawie nie ma jednak sprecyzowanych warunków przechowywania, jakie należy uznać za grożące uszkodzeniem akt. Dlatego też należy tu domniemywać, że chodzi tu o sytuacje typu: brak nadzoru nad nimi czy też przechowywanie ich w miejscu narażonym na wilgoć i pleśń (np. wilgotna piwnica), ryzyko zalania lub podtopienia miejsca przechowywania dokumentacji w wyniku intensywnych opadów (np. niesprawna kanalizacja) czy zagrożenie pożarem miejsca przechowywania dokumentacji.
Poza tym ustawa wprowadza nowy rodzaj wykroczenia dla pracodawców: przechowywanie akt osobowych w niewłaściwych warunkach. Maksymalna wysokość grzywny może wynosić nawet do 30.000 zł.
Autor: Anna Kostecka, konsultant prawny
Ostatnia aktualizacja: 26.01.2009
Autor: Anna Kostecka
