Prezenty świąteczne dla pracowników i kontrahentów - sprawdź konsekwencje podatkowe

Pracodawca jako płatnik w momencie przekazania świadczenia jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy, przy czym przepisy nie rozróżniają świadczeń na świadczenia dla pracowników i świadczenia dla dzieci pracowników.

Ze wskazanego przepisu wynika, że limit w wysokości 380 zł ma zastosowanie do wszystkich świadczeń pieniężnych i rzeczowych sfinansowanych w danym roku podatkowym z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca powinien zatem zsumować wszystkie świadczenia rzeczowe i pieniężne wypłacone pracownikowi od początku roku, które zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i jeśli okaże się, że ich suma przekroczyła kwotę 380 zł, to od kolejnych wypłaconych świadczeń należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Powyższe uwagi dotyczą sytuacji, w której świadczenia od pracodawcy są przekazywane w ramach stosunku pracy. Odrębna sytuacja będzie miała miejsce wówczas, gdy pracodawca przekaże na rzecz pracownika prezenty stanowiące darowiznę w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Tego rodzaju świadczenia uzyskane przez pracownika nie podlegają ustawie o podatku dochodowym. Do tych świadczeń zastosowanie ma ustawa z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 93, poz. 768 ze zm., dalej: upsd). Przepisy tejże ustawy odnosić się będą do świadczeń pieniężnych i rzeczowych otrzymanych od pracodawcy. Natomiast usługi nie mogą być przedmiotem darowizny.

Zgodnie z przepisami upsd z tytułu otrzymania darowizny od pracodawcy pracownik będzie zaliczony do trzeciej grupy podatkowej (przyjmując założenie, że pracodawca i pracownik nie są spokrewnieni). Kwota wolna od podatku w trzeciej grupie podatkowej wynosi 4.902 zł. Wskazany limit należy obliczać w okresie 5 lat, w sytuacji, gdy pracownik w tym okresie otrzymał od pracodawcy darowiznę więcej niż jeden raz. Pracodawca mógłby zatem przekazać w okresie 5 lat prezenty nieprzekraczające tej wartości i pracownicy nie byliby zobowiązani do ich opodatkowania. Kwoty darowizn ponad kwotę 4.902 zł w okresie 5 lat będą podlegały w zależności od wartości darowizn opodatkowaniu według stawek 12%, 16% i 20%. Można zatem przyjąć, iż pracodawca może przekazać pracownikom darowiznę bez podatku przeciętnie do 980 zł w skali roku.

Dodatkowo, dokonane przez pracodawcę darowizny jako niestanowiące przychodu ze stosunku pracy nie będą zaliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Ponadto nie będą one mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 11 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Do pracodawcy należy zatem wybór, czy przekaże pracownikom prezenty świąteczne jako świadczenia ze stosunku pracy, czy też zrezygnuje z takich świadczeń, a dokona darowizny na rzecz wybranych przez siebie osób.

Nieodpłatne przekazania usług lub towarów, w tym ich darowizny, podlegać będą w pewnym zakresie opodatkowaniu VAT. Dotyczyć to będzie nieodpłatnego przekazania towarów lub usług należących do przedsiębiorstwa pracodawcy. Natomiast nie będzie to odnosiło się do przekazania gotówki. W takim przypadku nie powstaną skutki w zakresie VAT.

Takie nieodpłatne przekazanie podlega opodatkowaniu wówczas, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. Zasada ta nie ma zastosowania tylko do przekazania drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek.

Za prezenty o małej wartości uznaje się, zgodnie z ustawą, przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2. których przekazania nie ujęto w ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości tych osób jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Co do zasady, zatem prezenty od pracodawcy obejmujące towary należące do przedsiębiorstwa pracodawcy podlegają opodatkowaniu VAT, tak jakby doszło do ich faktycznej sprzedaży na rzecz konsumenta, jeżeli pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT w związku z zakupem lub wytworzeniem tych towarów.

Identyczne obowiązki powstaną w przypadku przekazania towarów na rzecz kontrahentów. Opodatkowaniu nie będą podlegać tylko te towary, których wartość nie przekracza 100 zł i jest prowadzona ewidencja tych osób pozwalająca na ustalenie ich tożsamości albo przy braku ewidencji, gdy wartość towaru nie przekracza 10 zł.

Podobne zasady obowiązują w przypadku nieodpłatnego przekazania usług, z tym zastrzeżeniem, że ustawodawca nie określił progu, np. 100 zł lub 10 zł i opodatkowaniu VAT podlega przekazanie usług niezależnie od ich wartości.

Co do zasady, nieodpłatne świadczenia otrzymane przez kontrahentów podatnika podlegają opodatkowaniu jako dochód z innych źródeł na podstawie art. 20 ust. 1 updof.

Ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 68a updof korzystają jedynie nieodpłatne świadczenia stanowiące dochód z innych źródeł otrzymane od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą - jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie to nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.

Zatem prezenty otrzymane przez kontrahenta będą korzystać ze zwolnienia tylko wówczas, gdy ich otrzymanie nastąpiło w związku z promocją lub reklamą. W przypadku przekazywania prezentów kontrahentom nie zawsze ten związek jest oczywisty. Z drugiej jednak strony wyraźne wyeksponowanie związku z promocją lub reklamą niweczy podstawowy cel przekazania prezentu, w przypadku, którego cel komercyjny nie jest istotny i w większości przypadków drugorzędny.