Pracownicy powinni wykorzystać urlop wypoczynkowy z 2009 r. do 31 marca 2010 r. Jak skłonić ich do wykorzystania zaległego urlopu?
1. Urlop zaległy - do końca I kwartału!
Pracodawcy, co roku borykają się z problemem zaległych urlopów wypoczynkowych swoich pracowników.
Jak powszechnie wiadomo zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 168 Kodeksu pracy, dalej kp pracownikowi urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art.163 kp należy udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
| Nie oznacza to jednak, że pracownik powinien w całości ten urlop wykorzystać przed upływem tego terminu. |
Wystarczy, bowiem, aby pracownik rozpoczął wykorzystywanie zaległego urlopu w pierwszym kwartale następnego roku kalendarzowego, ponieważ może on trwać nawet po jego zakończeniu.
Pracownik zatrudniony w Twojej firmie ma 4 dni zaległego urlopu wypoczynkowego za 2009 r. i 26 dni urlopu wypoczynkowego z 2010 r. Najpierw pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy. Jeżeli rozpocznie go wykorzystywać od 31 marca 2010 r. (środa) będzie to oznaczało, że pracodawca „zdążył” mu udzielić zaległego urlopu w wymaganym terminie.
Pamiętajmy, że pracodawcy, u których zaległe urlopy nie są udzielane w terminie, powinni liczyć się z tym, że w razie kontroli inspektor Państwowej Inspekcji Pracy nałoży na nich mandat w wysokości do 2.000 zł.
Natomiast sąd grodzki wobec pracodawcy uchylającego się od udzielania urlopów w terminie (w tym urlopów zaległych) może zastosować grzywnę do 30.000 zł.
2. Jak skłonić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu?
Ponieważ koniec kwartału upłynie za dwa miesiące pracodawcy zastanawiają się, w jaki sposób skłonić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.
Sposobów jest kilka:
1) Można pracownikom, którzy na dzień 31 grudnia ubiegłego roku wykorzystali cały urlop wypoczynkowy i na dzień 1 stycznia nie mają żadnego dnia zaległego urlopu wypoczynkowego przyznać bonus premiowy. Taka praktyka ma miejsce w dużych firmach i jest na pewno motywacją do wykorzystania całego urlopu przez pracowników.
2) Innym sposobem jest poinformowanie pracowników w miesiącu styczniu br. o ilości dni zaległego urlopu wypoczynkowego z prośbą o wypisanie do dnia 31 stycznia wniosków urlopowych z zaległym urlopem. Jak wyżej wspomniałam urlop mogą rozpocząć dopiero 31 marca br.
Dzięki takiemu rozwiązaniu na pewno inspektor pracy w razie kontroli nie będzie Ci mógł zarzucić, że łamiesz przepisy prawa pracy. Natomiast pracownik, który taki wniosek wypisze będzie musiał wykorzystać taki zaległy urlop (chyba, że zachoruje i termin zaległego urlopu trzeba będzie przesunąć), a Ty w tym dniu, jeżeli się stawi do pracy, nie powinieneś go do niej dopuścić.
Pamiętajmy, że jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego, nie możesz mu w zamian za to wypłacić ekwiwalentu pieniężnego (chyba, że jego umowa o pracę uległa rozwiązaniu). Urlop pracownik musi wykorzystać w naturze. Nie może również się zrzec prawa do urlopu wypoczynkowego.
3. Zaległy urlop na żądanie pracownika
Jeżeli pracownik nie wykorzystał w 2009 r. urlopu na żądanie, musisz wiedzieć, że niewykorzystane w danym roku kalendarzowym dni urlopu na żądanie przechodzą na kolejny rok, ale jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.
Co oznacza, że niewykorzystany urlop na żądanie z 2009 r. nie połączy się z urlopem na żądanie z 2010 r. i nie zwiększy jego wymiaru do 8 dni.
Warto zauważyć, że w przypadku zaległego urlopu na żądanie nie ma wymogu wykorzystania go do końca I kwartału 2010 r. Tego urlopu pracodawca może udzielić w terminie późniejszym uzgodnionym z pracownikiem, np. w czerwcu 2010 r.
Takie stanowisko prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE). Jej zdaniem niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać wykorzystany do 31 marca 2010 r. PIP twierdzi, że przepis nakazujący wykorzystanie zaległego urlopu do końca kwartału kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie.
Warto tutaj zwrócić uwagę na odmienne zdanie, jakie w tej kwestii wyrażają prawnicy specjalizujący się w prawie pracy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP i nie udzielając pracownikowi zaległego urlopu na żądanie do 31 marca danego roku, pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Jednak powinien liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu na żądanie do końca marca, sąd pracy może nie podzielić stanowiska PIP w tej sprawie. Co oznacza, że może nakazać udzielenie zaległego urlopu na żądanie we wskazanym przez pracownika terminie.
4. Pracownik pomimo próśb nie chce wykorzystać zaległego urlopu
Skierowałeś do pracownika pismo z prośbą o wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego z 2009 r., a pracownik pomimo próśb odmawia jego wykorzystania zarówno w styczniu i w lutym 2010 r. Jeżeli będzie odmawiał wykorzystanie tego urlopu również w marcu 2010 r. możesz go wysłać na zaległy urlop nawet bez jego zgody.
Zdaniem Sadu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2006 r. - I PK 124/05
Zasadne byłoby stwierdzenie, że pracodawca będzie miał prawo wysłać pracownika na ten urlop w sytuacji, gdy kończy się już pierwszy kwartał roku, a pracownik nadal odmawia wykorzystania urlopu zaległego.
5. Pracownik w okresie wypowiedzenia
Warto zauważyć, że niepodważalną okolicznością, która daje pracodawcy prawo wysłania pracownika na zaległy urlop bez jego zgody, jest przebywanie pracownika na wypowiedzeniu.
Pracodawca ma prawo w okresie wypowiedzenia skierować pracownika jednostronnie na urlop wypoczynkowy (art. 1671 kp).
| Nie ma znaczenia czy umowę o pracę wypowiedział pracodawca czy pracownik. Obowiązek wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia dotyczy zarówno urlopu wypoczynkowego bieżącego, jak i zaległego. |
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 listopada 2006 r. (II PK 49/06, OSNP 2007/23-24/347) także przed wprowadzeniem do Kodeksu pracy art. 1671 (przed dniem 1 stycznia 2003 r. pracownik miał obowiązek wykorzystania w okresie wypowiedzenia umowy o pracę całego zaległego urlopu oraz tej części urlopu bieżącego, która zgodnie z planem urlopu miała przypaść na okres wypowiedzenia, co dotyczyło też wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia po odwołaniu równoznacznym z wypowiedzeniem umowy o pracę (art. 70 § 2 kp), również w razie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.
6. Przedawnienie urlopu
Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się po upływie 3 lat od dnia, kiedy ten urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 kp).
Przykładowo okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo w 2008 r. rozpoczyna się z dniem 1 stycznia 2009 r. lub 31 marca 2009 r. i kończy z dniem 31 grudnia 2011 r. lub najpóźniej z dniem 31 marca 2012 r.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 (I PKN 367/00), Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych 2003/2/38, roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 kp), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 kp), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 kp).
Podstawa prawna: art.163, art. 1671, art.168 i art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998, nr 21, poz. 94 z późn.zm.).
