Minister Finansów wydał komunikat, w którym określił szczegółowe wytyczne dotyczące przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z zaleceniami wynikającymi ze standardów kontroli zarządczej kierownicy oraz pracownicy jsfp powinni dokonywać samooceny systemu kontroli co najmniej raz w roku, a proces ten powinien zostać odpowiednio udokumentowany.
Jak podkreślają przedstawiciele Ministerstwa Finansów, jednym z warunków zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej jest jej monitorowanie i ocena jej funkcjonowania. Może ona być dokonywana np. w formie tzw. samooceny.
Samoocena kontroli zarządczej ma szczególne znaczenie dla jednostek, w których nie funkcjonuje audyt wewnętrzny oraz stanowi ona ważne źródło informacji dla kierowników jednostek, które zostaną zobowiązane do sporządzania oświadczenia o stanie kontroli.
Ustawa o finansach publicznych przewiduje możliwość określenia przez Ministra Finansów szczegółowych wytycznych w zakresie dokonywania oceny kontroli zarządczej. Minister skorzystał z tego uprawnienia i wskazał możliwy przebieg procesu samooceny z zastosowaniem przykładowych ankiet, które mogą zostać wykorzystane przez jednostki sektora finansów publicznych.
Narzędzia do dokonania samooceny
Najbardziej skuteczną metodą dokonania oceny kontroli zarządczej jest audyt wewnętrzny.
W ramach audytu można:
- całościowo przygotować i przeprowadzić samoocenę,
- przeprowadzić odpowiednie szkolenia,
- udzielić merytorycznego wsparcia osobom koordynującym i przeprowadzającym samoocenę,
- zaangażować kierownictwo jednostki w proces samooceny,
- dostarczyć wiedzy z zakresu oceny,
Inną metodą dokonania oceny wdrożenia kontroli mogą być tzw. warsztaty samooceny, a więc otwarta dyskusja na temat realizacji przyjętych założeń. W przypadku jednak, gdy sposób zorganizowania jednostki uniemożliwia zastosowanie tego typu metody, zaleca się wykorzystanie do dokonania samooceny odpowiednich kwestionariuszy.
Kiedy stosować ankiety?
Przedstawiciele resortu finansów polecają wykorzystanie ankiet w przypadku, gdy samoocena jest przeprowadzana w stosunkowo dużej jednostce lub pracownicy są rozproszeni w różnych lokalizacjach.
Metoda ta pozwala na zminimalizowanie czasu i kosztów gromadzenia informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej.
Przeprowadzenie samooceny za pomocą ankiet może być dobrym rozwiązaniem dla jednostek, które nie przeprowadzały do tej pory samooceny w żadnej formie. Trzeba jednak pamiętać, że samoocena nie może być uznawana za substytut innych narzędzi oceny kontroli zarządczej, np. audytu wewnętrznego, a raczej powinna być uważana za jedno z narzędzi stosowanych w ramach monitoringu kontroli zarządczej.
Wyznacz koordynatora
Kierownik jednostki powinien wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za koordynację samooceny, czyli przygotowanie, przeprowadzenie oraz opracowanie jej wyników.
Jeżeli w jednostce został wyznaczony koordynator ds. kontroli zarządczej lub zarządzania ryzykiem, zaleca się, aby osoba taka koordynowała także działania związane z przeprowadzeniem samooceny.
Rola kierownika
Zgodnie z wytycznymi, kierownik jednostki powinien poinformować pracowników o planowanym przeprowadzeniu samooceny oraz wyznaczeniu osoby koordynującej ten proces, jej zadaniach i uprawnieniach. Powinien on także zakomunikować pracownikom, że pracownicy nie będą ponosić żadnych negatywnych konsekwencji związanych z przedstawioną przez nich opinią.
Zakres samooceny
W danej jednostce należy określić, czy samoocena obejmie swoim zakresem całą jednostkę, wybrane obszary jej działalności, czy też wybrane zagadnienia kontroli zarządczej. Warto również wskazać osoby, do których skierowane zostaną ankiety (tylko kierownicy, wszyscy pracownicy, pracownicy poszczególnych komórek, wyznaczone osoby).
Aby uzyskać jak największą korzyść z samooceny zalecanym rozwiązaniem jest objęcie samooceną całej jednostki.
Na co zwrócić uwagę przy tworzeniu ankiet?
Przygotowując ankietę należy rozważyć, czy ankiety będą jednolite dla wszystkich respondentów, czy też zestaw pytań będzie zróżnicowany dla różnych grup.
Ponadto, należy również rozważyć możliwość rozszerzenia ankiet kierowanych do pracowników jednostki zajmujących się sprawami finansowymi lub informatycznymi o bardziej szczegółowe pytania z zakresu mechanizmów kontroli w operacjach finansowych lub systemów informatycznych.
Pytania powinny być sformułowane tak, aby były zrozumiałe dla osób, które będą na nie odpowiadać. Należy zatem unikać technicznych sformułowań takich jak środowisko kontroli, mechanizm kontroli, komunikacja pozioma, pionowa itp.
Istotnym elementem przygotowania samooceny jest przeszkolenie osób, które będą uczestniczyć w tym procesie, aby posiadały one przynajmniej podstawową wiedzę o kontroli zarządczej, rozumiały cele samooceny oraz zapoznały się ze sposobem jej przeprowadzenia.
Co dalej z wypełnionymi ankietami?
Po wypełnieniu ankiet, osoba je analizująca powinna w porozumieniu z kierownikiem jednostki określić próg, którego przekroczenie będzie wskazywało na słabość kontroli zarządczej w danym obszarze (np. przynajmniej 50% negatywnych odpowiedzi spośród wszystkich otrzymanych na konkretne pytanie).
Wyniki samooceny należy opracować w formie pisemnej, a raport powinien zawierać przynajmniej takie informacje jak:
- cel przeprowadzanej samooceny,
- zakres samooceny,
- wyniki samooceny:
- ogólna ocena stanu kontroli zarządczej,
- zidentyfikowane ryzyka, słabości kontroli zarządczej,
- proponowane działania naprawcze.
Posłuż się wzorami
Komunikat Ministra Finansów zawiera przykładowe ankiety skierowane do kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników jednostki.
Przed ich wykorzystaniem należy ocenić, czy treść pytań powinna ulec modyfikacji, czy może w całości jest zgodna z planowanym procesem samooceny w danej jednostce.
Podstawa prawna: - art. 69 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 ze zm.).
- komunikat nr 3 Ministra Finansów z 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych.
- standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 6 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. nr 15, poz. 84).
- komunikat nr 3 Ministra Finansów z 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych.
- standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 6 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. nr 15, poz. 84).
