Nowości
RSS
Ważny od 2008-03-17 do 2008-12-31
Podpis elektroniczny a przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS
Ustawa regulująca warunki stosowania podpisu elektronicznego weszła w życie w 2002 r. Pomimo tego dotychczas podpis elektroniczny nie był stosowany na szeroką skalę w obrocie prawnym. Niewątpliwie ulegnie to zmianie na skutek wejścia w życie od 21 lipca 2008 r. nowych zasad przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Jakie będą nowe zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, dowiesz się z tekstu.
Jakie są obecnie obowiązujące zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS?
Zgodnie z art. 47a ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm., dalej: ustawa systemowa) płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z odpowiedniego oprogramowania (np. programu Płatnik), jeżeli rozliczają składki za więcej niż 5 osób.
Pozostali płatnicy składek, tj. płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób, ww. dokumenty ubezpieczeniowe mogą przekazywać do ZUS w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z odpowiedniego oprogramowania.
| Należy jednak dodać, że wszyscy płatnicy składek, bez względu na liczbę osób, za które rozliczają składki, dokument zgłoszenia płatnika składek (tj. dokument ZUS ZFA albo ZUS ZPA), jak również dokument zgłoszenia danych identyfikacyjnych płatnika składek (tj. dokument ZUS ZIPA), zobowiązani są złożyć w ZUS w formie pisemnej. |
Co ważne, dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane przez płatnika składek w niewłaściwej formie – stosownie do art. 47a ust. 4 ustawy systemowej – nie są przyjmowane przez ZUS, co jest traktowane na równi z nieprzekazaniem tych dokumentów.
Aktualnie dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane do ZUS w formie elektronicznej są opatrywane przez płatnika składek lub obsługujący go w tym zakresie podmiot podpisem elektronicznym, który składany jest przy wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego (tj. podpisu, który nie jest traktowany na równi z podpisem własnoręcznym).
Zasady i w tryb, w jakim obecnie płatnicy składek uzyskiwali wyżej wspomniany podpis, określone zostały przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 lipca 2001 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych (Dz.U. nr 73, poz. 774 z późn. zm.).
Jakie będą nowe zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS?
Dnia 21 lipca 2008 r. wchodzi w życie art. 47a ust. 2a ustawy systemowej dodany do tej ustawy na mocy art. 40 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
Warto zauważyć, że przepis ten nie wprowadza zmian w zakresie formy, w jakiej płatnicy składek zobowiązani są przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS, nie zmienia również kryterium, według którego ustala się płatników zobowiązanych do stosowania formy elektronicznej.
W odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych, które muszą być przekazane w formie elektronicznej, ustanawia jednak wymóg opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu (tj. podpisem, którego złożenie jest równe w skutkach prawnych ze złożeniem podpisu własnoręcznego).
Wprowadzenie wymogu opatrywania dokumentów ubezpieczeniowych, przekazywanych w formie elektronicznej, podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu oznacza, że po 20 lipca 2008 r. płatnicy składek przekazujący dokumenty w tej formie nie będą mogli opatrywać ich podpisem składanym przy wykorzystaniu otrzymanego dotąd certyfikatu niekwalifikowanego.
| Dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej będzie można sygnować wyłącznie podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. |
Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie miał bowiem prawo odmówić przyjęcia dokumentów ubezpieczeniowych opatrzonych podpisem elektronicznym składanym przy wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego.
Zwolnienie z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej
Płatnik składek, któremu nie uda się do 21 lipca 2008 r. uzyskać podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, może wystąpić do właściwego – ze względu na swoją siedzibę – oddziału ZUS z wnioskiem o upoważnienie go do składania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z odpowiedniego oprogramowania.
| Należy jednak pamiętać, że przedmiotowy wniosek musi być umotywowany, gdyż ZUS – zgodnie z art. 47a ust. 3 ustawy systemowej – może udzielić płatnikowi składek takiego upoważnienia tylko w uzasadnionych przypadkach. |
Pomocne przy interpretacji pojęcia „uzasadniony przypadek” mogą być wyjaśnienia Centrali ZUS zawarte w pismach z 14 maja 2003 r., znak: IK-077/166/03 oraz z 4 lipca 2003 r., znak: IK-077/217/03, w których ZUS wskazał, że przy rozpatrywaniu wniosków płatników składek w tym zakresie terenowe jednostki organizacyjne ZUS powinny brać pod uwagę:
- sytuację finansową płatnika składek (np. postawienia płatnika składek w stan upadłości),
- liczbę ubezpieczonych i sezonowość ich zatrudnienia (tj. duże wahania w liczbie ubezpieczonych w zależności od pory roku),
- rzetelność wykonywania przez płatnika składek obowiązków wobec ZUS,
- brak możliwości technicznych do przekazywania dokumentów ubezpieczonych poprzez teletransmisję danych (np. brak dostępu do sieci Internet) oraz
- inne czynniki mające wpływ na formę przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych.
Płatnicy składek obsługiwani przez wykwalifikowany podmiot
Wielu płatników składek, w szczególności tych, którzy rozliczają składki za kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, upoważnia do sporządzania i przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS wyspecjalizowane w tym zakresie podmioty (np. biura rachunkowe).
| Dla tych płatników składek wprowadzenie w życie obowiązku opatrywania dokumentów ubezpieczeniowych, przekazywanych w formie elektronicznej, podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie pociągnie za sobą konieczności uzyskania takiego podpisu. |
Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, żeby wyspecjalizowany podmiot, który na mocy udzielonego mu pełnomocnictwa działa wobec ZUS w imieniu i na rzecz płatnika składek, przekazywane w formie elektronicznej dokumenty ubezpieczeniowe opatrywał podpisem elektronicznym będącym w jego dyspozycji.
Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z § 4 ust. 2 wcześniej wymienionego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej aktualnie z obowiązku posiadania podpisu elektronicznego, składanego przy wykorzystaniu niekwalifikowanego certyfikatu, zwolnieni są ci płatnicy składek, którzy upoważnili do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej inną osobę fizyczną lub prawną.
Warunki stosowania i uzyskania podpisu elektronicznego
Płatnicy składek, na których będzie ciążył obowiązek opatrywania dokumentów ubezpieczeniowych podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego, o uzyskanie tego podpisu powinni postarać się odpowiednio wcześnie.
Z szacunków ZUS wynika bowiem, że płatników składek, którzy będą zobowiązani posługiwać się takim podpisem, jest ok. 230 tys. Płatnik składek powinien również rozważyć, czy w przedmiotowy podpis nie powinno być wyposażonych kilku pracowników na wypadek nieobecności pracownika w pracy (np. z uwagi na chorobę, urlop wypoczynkowy).
Warunki stosowania podpisu elektronicznego, skutki prawne jego stosowania, zasady świadczenia usług certyfikacyjnych oraz zasady nadzoru nad podmiotami świadczącymi te usługi zostały określone w ustawie o podpisie elektronicznym. Zgodnie z przepisami ustawy o podpisie elektronicznym:
- podpis elektroniczny przypisany jest do określonej osoby, a ten, kto składa bezpieczny podpis elektroniczny za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego, które zostały przyporządkowane do innej osoby, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 3 albo obu tym karom łącznie;
- dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej;
- bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny;
- kwalifikowany certyfikat, za pomocą którego podpis elektroniczny jest weryfikowany, wydawany jest za opłatą przez kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne na terytorium Polski (lista tych podmiotów zamieszczona jest na stronie internetowej
Narodowego Centrum Certyfikacji Narodowego Banku Polskiego – www.nccert.pl);
podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wydaje kwalifikowany certyfikat na podstawie umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych, która pod rygorem nieważności powinna być sporządzona w formie pisemnej.
Wydatki związane z podpisem elektronicznym
Jeśli chodzi o koszty posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym, to w ich skład wchodzi opłata za wydanie kwalifikowanego certyfikatu, opłata za odnowienie certyfikatu po upływie jego ważności, a także cena specjalnego czytnika kart z oprogramowaniem, za pomocą którego składany jest podpis elektroniczny.
| Wysokość opłaty za wydanie certyfikatu i jego odnowienie określana jest przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. |
Opłata za wydanie certyfikatu oscyluje w granicach kilkuset złotych (ok. 300 zł), a za jego odnowienie od kilkudziesięciu do stu kilkudziesięciu. Trzeba również pamiętać o kosztach nabycia czytnika kart z odpowiednim oprogramowaniem. Średni koszt zestawu umożliwiającego składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego wynosi ok. 500–700 zł.
Jedną z istotnych okoliczności mających wpływ na wysokość opłaty za wydanie kwalifikowanego certyfikatu jest okres jego ważności (certyfikaty o rocznym okresie ważności są tańsze od tych, które mają 2-letni okres ważności).
Podstawa prawna:
- art. 43 ust. 3 oraz art. 47 ust. 1, ust. 2, ust.3 i ust.4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.),
- art. 40 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.),
art. 5 ust. 2, art. 6 ust. 1, art. 16 ust. 1 oraz art. 47 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).
Autor: Piotr Kostrzewa, specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych
Ostatnia aktualizacja: 26.01.2009
Autor: Piotr Kostrzewa
Słowa kluczowe:
Porady o zbliżonej tematyce
-
Składki pracownicze kosztem uzyskania przychodu
Pytanie: Czy składka ZUS w części opłacanej przez pracodawcę za pracowników wg ZUS DRA 1 grudnia 2011 r. obliczona według wypłaty wynagrodzeń za miesiąc listopad, a wypłacona zgodnie z...
-
Odsetki za opłacone z opóźnieniem składki
Pytanie: Zapłaciliśmy z opóźnieniem składki ZUS. Składki wpłacane są na 3 konta - osobno na ubezpieczenia społeczne, osobno na ubezpieczenie zdrowotne i osobno na FP i FGŚP. Czy kwotę odsetek...
-
Korekta składek na Fundusz Pracy
Pytanie: Zatrudniam pracowników w różnych wymiarach czasu pracy. Do tej pory od ogólnej kwoty brutto z listy płac była odprowadzana składka na Fundusz Pracy. Czy wystarczającym do sporządzenia...
-
Składki ZUS za wspólników spółki
Pytanie: Jesteśmy spółką cywilną gdzie do lipca 2011 r. było dwóch wspólników (udział 50/50). Od lipca 2011 r. do spółki dołączyło dodatkowo dwóch wspólników (z udziałem 5/5). Wchodzący do spółki...
-
Moment ujęcia w kosztach wynagrodzeń i składek ZUS
Pytanie: Rozliczam spółkę cywilną (podatek liniowy, KPiR, zasada memoriału). W regulaminie wynagradzania widnieje zapis, że wynagrodzenia są płatne z dołu do 5. dnia każdego miesiąca, np. za...
-
Składki na ZUS a rachunek bankowy
Pytanie: Firma zgłasza do ZUS 33 osoby i właściciela firmy (jednoosobowa działalność gospodarcza). Czasami się zdarza, że składki są opłacone po terminie. Nadmieniam, że pracownicy są zgłoszeni do...
-
Jakie formularze musi przekazywać płatnik składek do ZUS?
Obowiązkiem płatnika jest przekazywanie do ZUS odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych. Jakie formularze musi przekazywać płatnik składek, w jakim terminie oraz w jakiej formie przeczytasz w...
-
Wpis do ewidencji działalności gospodarczej a składki na ZUS
Pytanie: Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarcza uległa wypadkowi we wrześniu 2009 r. Od tego momentu nastąpiło praktyczne zaprzestanie wykonywania działalności, jednak działalność ta...
-
Jak skorygować deklaracje ZUS DRA i ZUS RSA?
Pytanie: Jak skorygować deklaracje ZUS DRA i ZUS RSA w następującej sytuacji: w ZUS RSA za grudzień 2008 r. wykazano przerwę z kodem 331 i z wypłatą 0,00 zł, w ZUS RSA za styczeń 2009 r. wykazano...
-
Pamiętaj o złożeniu ZUS IWA!
Dnia 31 stycznia 2009 r. mija termin na złożenie „Informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe” ZUS IWA za 2008 r. Więcej informacji na ten temat przeczytasz w...
