Trudna sytuacja ekonomiczna skłania wielu pracodawców do szukania oszczędności. Jedną z metod, która znajduje coraz więcej zwolenników, jest outsourcing. Generalnie outsourcing polega na długoterminowym przekazywaniu części funkcji działów pomocniczych przedsiębiorstwa, w tym bardzo często podstawowych funkcji finansowych – księgowość, kadry, płace – zewnętrznemu usługodawcy. Jak sporządzić umowę outsourcingową, jakie są zalety i wady outsourcingu oraz czy opłaty wynikające z zawartej umowy będą stanowiły koszt uzyskania przychodu, dowiesz się z tekstu.
Co to jest outsourcing?
Outsourcing wywodzi się od dwóch słów angielskich: outside – zewnętrzny i recourse – zasoby, zapasy, środki. Outsourcing oznacza przekazanie funkcji wykonywanej dotychczas przez pracowników danego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej, czyli tzw. usługodawcy, niezwiązanemu bezpośrednio z naszą firmą, ale specjalizującemu się w konkretnie określonej dziedzinie.
Kluczową rolę w tej definicji outsourcingu odgrywa fakt swobody wyboru sposobu wykonywania danej funkcji. Odróżnia on bowiem outsourcing od innych relacji między kontrahentami, gdzie wykonawca dostaje instrukcje od zleceniodawcy, jak zadanie ma być wykonane. Zleceniodawca w outsourcingu oczekuje określonych wcześniej wyników, natomiast sama realizacja całego procesu pozostaje w gestii wykonawcy.
Należy rozróżnić dwa podstawowe rodzaje outsourcingu:
1. kontraktowy, w którym nie ma powiązań pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Firma outsourcingowa jest niezależnym podmiotem gospodarczym powiązanym ze zleceniodawcą wyłącznie za pomocą umowy outsourcingowej. Tak więc wydzielana jest z przedsiębiorstwa pewna funkcja i przekazywana do realizacji przez niezależny podmiot gospodarczy na podstawie kontraktu. Pracownicy, na podstawie porozumienia między firmami, mogą zostać przekazani do nowej firmy, a zbędny majątek sprzedany lub wydzielony;
2. kapitałowy, w którym zleceniodawca posiada udziały kapitałowe w firmie świadczącej usługi outsourcingowe. Najczęściej wydzielana jest ze struktury przedsiębiorstwa macierzystego część jego działalności wraz z realizującym ją zespołem pracowników i tworzona na tej bazie spółka zależna kapitałowo. Często również do spółki usługowej wnoszona jest część działalności przedsiębiorstwa (w ten sposób spółka macierzysta pozostaje właścicielem nowej spółki).
Ze względu na zakres outsourcingu wyróżniamy także:
- outsourcing pełny, w którym dochodzi do objęcia przez firmę outsourcingową całego zakresu usług związanych z danym obszarem działalności;
- outsourcing selektywny, w którym zleceniodawca wybiera pewien zakres usług z obszarów działalności przedsiębiorstwa objętych umową.
W ramach outsourcingu najczęściej zleca się firmom zewnętrznym następujące usługi:
- teleinformatyczne,
- sprzątania,
- finansowo-księgowe,
- transportowe,
- ochrony.
Outsourcing pozwala jednostkom minimalizować koszty rzędu od kilku do kilkudziesięciu procent.
Elementy jakie powinna zawierać umowa outsourcingowa
Umowa przedstawiona przez dostawcę usług outsourcingowych jest jedynie propozycją, dlatego warto dokonywać w niej wszelkich zmian, które stanowić będą pełne zabezpieczenie firmy – klienta.
| Mimo iż umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i zawierają: wstęp, zakres umowy, zakres odpowiedzialności, klauzulę poufności, wynagrodzenie oraz zapis dotyczący rozstrzygania sporów. |
We wstępie należy wymienić strony umowy, z podaniem ich oznaczeń, adresów oraz reprezentantów, a także zawrzeć definicje terminów używanych w umowie. Strony powinny w tej części umowy skupić się na określeniu zakresu pojęciowego podstawowych terminów zawartych w umowie. Wspólne określenie znaczenia nadawanego używanym terminom pozwoli stronom uniknąć nieporozumień w trakcie wykonywania umowy.
Wszystkie usługi, jakie mają być realizowane w ramach współpracy, należy precyzyjnie i szczegółowo uregulować w zakresie współpracy.
Przedmiot umowy powinien zostać wskazany poprzez wyliczenie wszelkich czynności, jakie mają być realizowane przez firmę outsourcingową. W tej części umowy wskazane jest umieszczenie postanowień dotyczących takich kwestii, jak raportowanie, sposób przekazywania informacji czy osoby odpowiedzialne za zarządzanie kontraktem w czasie realizacji wzajemnych zobowiązań stron.
W postanowieniach końcowych należy uregulować okres, na jaki zawierana jest umowa, warunki wypowiedzenia umowy oraz trybu i formy zmiany jej postanowień. Powinny również w tej części znaleźć się postanowienia dotyczące zasad oraz trybu rozstrzygania sporów, jakie mogą wyniknąć we wzajemnej współpracy między stronami. Należy ponadto podać liczbę egzemplarzy umowy oraz wymieniać załączniki stanowiące jej immanentną część.
Wady i zalety outsourcingu
Jedną z najistotniejszych zalet pozwalających na znaczne oszczędności jest to, że firma outsourcingowa ponosi wszelkie koszty wynikające z choroby, urlopów wypoczynkowych oraz wychowawczych swoich pracowników. Powinniśmy pamiętać, że jednym z największych kosztów stałych w każdej firmie są koszty zatrudnienia (wynagrodzenia i ubezpieczenia) wraz ze wszystkimi pozostałymi kosztami osobowymi. W nomenklaturze finansowej nazywa się je kosztami związanymi z zatrudnieniem, w skład których wchodzą nie tylko tak oczywiste koszty, jak wynagrodzenie brutto danego pracownika, składki ZUS czy inne obciążenia, ale również koszty stanowiska pracy (komputer, telefon, czynsz opłacany za powierzchnię zajmowaną przez pracownika, energia elektryczna itd.), koszty biurowe (tonery, papier itp.).
Dodatkowo, szczególnie w przypadku pracowników wyższego szczebla (np. główny księgowy), dochodzą koszty używania samochodów służbowych, koszty paliwa, serwisu, telefonów komórkowych itd.
Ponadto niewątpliwymi zaletami outsourcingu są:
- rzetelna ochrona powierzonych do opracowania danych,
- przejrzysta kontrolę kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,
- skoncentrowanie kadry zarządzającej przedsiębiorstwem na najważniejszych celach, do jakich zostało powołane przedsiębiorstwo,
- gwarancję korzystania z usług doświadczonych i wysoko wykwalifikowanych profesjonalistów, których zatrudnienie na etat byłoby zbyt kosztowne,
- odciążenie różnych działów firmy, np. zaopatrzenie, rekrutacja itd.,
- duża elastyczność specjalistycznych firm,
- mniejsze nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności.
Jednak outsourcing ma również wady, do najczęściej wymienianych należą:
1. uzależnienie się przedsiębiorstwa od firmy outsourcingowej,
2. możliwość nieoczekiwanej podwyżki cen przez firmę outsourcingową za wykonywane usługi,
3. mniejszy wpływ przedsiębiorstwa na jakość usług wykonywanych przez firmę outsourcingową,
4. możliwość utraty kontroli nad pewnymi funkcjami (utrata jakości),
5. możliwość utraty cennych informacji.
Negatywne strony outsourcingu tkwią również w firmach oferujących swoje usługi. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nieposiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy niemające po prostu doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie. Dlatego decydując się na outsourcing, ważne jest właściwe wybranie firmy, która zajmuje się tym w sposób profesjonalny.
Outsourcing jako koszt podatkowy
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów zawartym w ustawie. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym podczas ustalania kosztów uzyskania przychodu każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania w celu ociągnięcia przychodu.
Jednak definicja kosztów uzyskania przychodów powoduje, że wielu podatników ma wątpliwości, czy ponoszone przez nich wydatki można uznać za koszt podatkowy. W równej mierze dotyczy to także usług świadczonych w warunkach outsourcingu, które nie zawsze muszą wiązać się z bezpośrednim uzyskiwaniem przychodu. Wystarczy jednak, że poprzez zmniejszenie kosztów danych czynności lub nawet przez zapewnienie przedsiębiorcy możliwości skoncentrowania się na jego głównej i podstawowej działalności w ogólnym rozrachunku okażą się na tyle korzystne, że będą służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
W konsekwencji uznać należy, iż opłaty wynikające z zawartej umowy będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.
Takie też stanowisko potwierdził Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w piśmie z 20 czerwca 2006 r., w którym czytamy: „(…) O celowości ponoszenia wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym również o podejmowaniu decyzji związanych z organizacją, funkcjonowaniem i określaniem kierunków działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Jednakże, ze względu na szeroki zakres celowości powinno poddawać się szczegółowej analizie czynniki wpływające na tę celowość w postaci racjonalności i efektywności. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka podjęła decyzję o ograniczeniu kosztów własnych i zleceniu części czynności i działań niezbędnych do funkcjonowania i rozwoju Spółki innym spółkom. W związku z tym korzysta z usług wyspecjalizowanych podmiotów w zakresie zarządzania, doradztwa, promocji, administracji itp. To podatnik decyduje o sposobie organizacji własnej działalności, dlatego też należy uznać, że ww. wydatki ponoszone w celu uzyskania przychodów spełniają kryteria zawarte w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (…)”.
Podstawa prawna: - art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
- art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
