Opodatkowanie zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Kwestie związane ze zwrotem pracownikowi poniesionych przez niego wydatków na używanie własnego samochodu do celów służbowych powinny być określone w umowie cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Przepisy nie wymagają, aby umowa ta była zawarta w formie pisemnej, warto jednak dla celów dowodowych zachować formę pisemną tej umowy. Umowa ta powinna określać przede wszystkim rodzaj pojazdu, jakiego będzie używał pracownik oraz pojemność skokową silnika tego samochodu, która jest niezbędna do określenia wysokości limitu za 1 km.

Umowa powinna też zawierać zgodę pracodawcy na korzystanie przez pracownika z prywatnego samochodu dla celów służbowych, jak tez zobowiązanie pracodawcy do zwrotu poniesionych w związku z tym wydatków. Ponadto umowa powinna określać zasady zwrotu wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu dla celów służbowych oraz kwestie związane z czasem obowiązywania umowy, w tym kwestie dotyczące jej rozwiązania.

Pracodawca może dokonać zwrotu wskazanych wyżej wydatków w dwóch formach:

• w formie miesięcznego ryczałtu, niezależnego od liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
• w formie rozliczenia za faktycznie przejechane kilometry, tzw. kilometrówki.

W drugim wymienionym wyżej przypadku pracownik jest zobowiązany okazać pracodawcy szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu z wyszczególnieniem wykonanych jazd oraz przemnożeniem faktycznie przejechanych kilometrów przez ustaloną w umowie stawkę za 1 kilometr. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Ewidencji przebiegu pojazdu nie prowadzi się przy rozliczaniu jazd lokalnych w formie ryczałtu pieniężnego.

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 23b updof. Zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 23b updof ma zastosowanie, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw i jest ograniczone do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Dla pozostałych pracowników zwrot kosztów używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby działalności pracodawcy stanowi przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym.

Potwierdza to też orzecznictwo sądowe, np. w sprawie rozpoznanej przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 3 listopada 2011 r., sygn. akt I SA/Sz 515/11 podatnik złożył wniosek o wydanie interpretacji. Wskazał w nim, że wykonuje zawód ochroniarza. Podatnik zawarł z pracodawcą umowę, w której wyraził zgodę na używanie swego prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, zaś spółka, w której jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę zobowiązała się pokrywać koszty użycia tego pojazdu dla celów służbowych według obowiązujących stawek na podstawie przedkładanego raz w miesiącu rachunku i ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów. Po miesiącu używania prywatnego pojazdu do celów służbowych podatnik przedłożył pracodawcy rachunek wraz z ewidencją przejechanych kilometrów, które nie zostały zakwestionowane, jednak nie otrzymał on kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów i stawki za kilometr, lecz kwotę pomniejszoną o podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zdaniem podatnika zwrot poniesionych kosztów za używanie pojazdu prywatnego dla celów służbowych nie powinien podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zdaniem podatnika pokrywa on wydatki związane z używaniem pojazdu (zakup paliwa, wymiana zużytych części) ze swojego dochodu, który już jest objęty podatkiem dochodowym. W sytuacji, gdy zwrot przez pracodawcę poniesionych kosztów obarcza się podatkiem dochodowym, to jego dochody są opodatkowane podwójnie - argumentował podatnik.

Minister finansów nie uwzględnił stanowiska podatnika, sprawa trafiła więc na wokandę WSA w Szczecinie. Sąd ten wskazał, że w myśl art. 12 ust. 1 updof za przychód ze stosunku pracy uważa się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a taki charakter mają właśnie wypłaty z tytułu zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania własnego pojazdu dla potrzeb zakładu pracy. Użyte w powyższym artykule sformułowanie „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne" jednoznacznie nakazuje zakresem tych wypłat objąć także wypłaty z tytułu zwrotu tych kosztów.

Za takim, nieograniczonym zakresem przychodu ze stosunku pracy (służbowego, pracy nakładczej czy spółdzielczego stosunku pracy) przemawia też zawarty w art. 21 ust. 1 updof katalog zwolnień odnoszących się również do przychodów ze stosunku pracy, w tym m.in. do przychodu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania stanowiących jego własność pojazdów dla potrzeb zakładu pracy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - podkreślił sąd.

Trzeba podkreślić, że wskazane wyżej zasady dotyczą rozliczania zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów pracowników dla celów służbowych w jazdach lokalnych. Natomiast w przypadku podróży służbowej koszty, jakie ponosi pracownik podlegają rozliczeniu na podstawie przepisów dotyczących podroży służbowych na terenie kraju oraz poza granicami kraju.