Nowości
RSS
Ważny od 2007-06-29 do 2007-12-31
Okres przechowywania kopii paragonów fiskalnych
Projektowana nowelizacja Ordynacji podatkowej wprowadza zmiany w zasadach dotyczących okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Sprawdź czy wiesz, jak długo należy archiwizować te dokumenty.
Do Sejmu został wniesiony poselski projekt ustawy o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw. Projekt wprowadza zmiany w regulacjach, które od wielu lat budzą poważne wątpliwości - dotyczących okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych.
Kopie paragonów fiskalnych są dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w Ordynacji podatkowej dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg podatkowych należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego (art. 88 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm., dalej: op). zobowiązanie podatkowe, co do zasady, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 op).
A zatem wydruki wszystkich emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów (w tym również kopie paragonów) należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (§ 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 z późn. zm.). Przepisy skracają w niektórych przypadkach ten okres. Umożliwiają bowiem przechowywanie dokumentów kasowych przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe (§ 6 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia).
Taką możliwość mają jednak wyłącznie podatnicy prowadzący „masową” sprzedaż (w roku poprzednim wydali więcej niż 100.000 paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż), którzy mają prawo zastosować informatyczną archiwizację kopii paragonów na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu jeżeli:
- zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu, jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz
- zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz
- zawierają numer kontrolny.
Muszą oni ponadto:
- posiadać sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz
- zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych.
Podatnicy stosujący informatyczny system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych mają ponadto obowiązek:
- stosować do ewidencjonowania wyłącznie kasy rejestrujące wyposażone w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz
- powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu - wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad.
Projektodawcy zwracają uwagę, że przedsiębiorcy często skarzą się na przepis o 5-letnim okresie przechowywania kopii paragonów fiskalnych, ponieważ nie uwzględnia on specyfiki tych dokumentów kasowych oraz skutków, jakie upływ czasu przynosi dla materiałów, na których sporządza się wydruki (papier termoczuły). Paragony fiskalne po upływie 1-1,5 roku od dnia wydruku z kasy fiskalnej blakną, w po upływie 2 lat stają się w zasadzie zupełnie nieczytelne. Wynika z tego, że (pomijając fakt uciążliwości tego obowiązku dla przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż ewidencjonowaną za pomocą kas fiskalnych na szeroką skalę) w miarę upływu okresu przechowywania kopii paragonów, paragony te ze względu na upływ czasu nie mogą stanowić wiarygodnego dowodu w postępowaniu podatkowym, ponieważ bez zastosowania specjalistycznych metod organ podatkowy nie jest w stanie odtworzyć danych, które z nich wynikają.
Według projektowanych zmian w nowo dodanym § 3 w art. 88 przewidziany został dwuletni okres przechowywania kopii paragonów fiskalnych, liczony od dnia sporządzenia wydruku z kasy fiskalnej.
Autor: Hubert Składnik, prawnik
Ostatnia aktualizacja: 26.01.2009
Autor: Hubert Składnik
