Obowiązek zawiadomienia o miejscu przechowywania dokumentacji

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą mają obowiązek na zgłoszeniu rejestracyjnym NIP-1 podać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. nr 142, poz. 702 z późn. zm.). Zatem na druku NIP-1 na str. 3, w poz. C.6.3 podajesz adres, pod którym przechowywane są te dokumenty.

Ponadto podatnicy mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i not korygujących oraz duplikaty tych dokumentów, wraz z pisemnymi zamówieniami i ofertami, które były do tych dokumentów wystawione (art. 50 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, Dz.U. nr 27, poz. 268 z późn. zm.).
Jeśli nie wypełnisz powyższych obowiązków, możesz zostać ukarany (art. 62 § 3 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy, Dz.U. nr 83, poz. 930 z późn. zm.).

Dlatego każda zmiana miejsca przechowywania dokumentów powinna być zgłoszona we właściwym urzędzie skarbowym. Podatnicy często zapominają o tym obowiązku, najczęściej gdy są rozliczani przez biura rachunkowe.
Zwykle po dokonaniu rozliczenia rocznego biuro rachunkowe zwraca podatnikowi dokumenty, wskutek czego zmienia się miejsce ich przechowywania. Wtedy dochodzi do sytuacji, w której dokumenty z różnych lat są przechowywane w różnych miejscach. W związku z tym należy o tym fakcie pisemnie powiadomić urząd skarbowy.

Obecnie osoby prawne i inne jednostki, które ulegają likwidacji mają również obowiązek poinformowania właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem (art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Dz.U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
Jeżeli prowadzisz księgi w takiej jednostce, zawiadomienie musisz złożyć nie później niż w ostatnim dniu istnienia danej jednostki.

Autor: Anna Leszewicz, doradca podatkowy