Obowiązek biur rachunkowych informowania o podejrzanych transakcjach swoich klientów

Obowiązki dotyczące między innymi biur rachunkowych, doradców podatkowych, a także notariuszy, adwokatów, radców prawnych, wynikają z ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. 2003 r. nr 153 poz. 1505 z późn. zm., dalej: ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Kwestie dotyczące rejestru transakcji, jaki należy prowadzić reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (Dz.U. nr 113, poz. 1210). Przepisy te regulują wzór rejestru transakcji, sposób prowadzenia rejestru oraz tryb dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.

W ciągu 30 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności musisz przekazać Generalnemu Inspektorowi pisemną informację o prowadzeniu działalności, wskazując

• jej nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska,
• siedziby, adresu,
• numeru REGON,
• rodzaju prowadzonej działalności.

Rejestr transakcji podejrzanych prowadzisz:

• w formie papierowej lub
• przy użyciu elektronicznych nośników informacji.

Dane do rejestru transakcji wprowadzasz niezwłocznie, niepóźniej jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji. Informacje o zarejestrowanych transakcjach przekazujesz do Głównego Inspektora wraz z formularzem identyfikacyjnym instytucji obowiązanej.

Tutaj znajdziesz wzór wypełnionego formularza identyfikacyjnego.

Rejestr w formie papierowej to zbroszurowane i kolejno ponumerowane karty transakcji, które sporządzasz i wypełniasz oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji. Karty transakcji powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały. Stwierdzone błędy poprawiasz przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.

Zarejestrowane transakcje przekazujesz Generalnemu Inspektorowi. Polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru transakcji w postaci kopii karty transakcji wyłącznie w przypadku, gdy dostarczane w ten sposób informacje dotyczą jednej transakcji. Jeżeli kopia została sporządzona z karty transakcji, na której w związku ze stwierdzonymi błędami naniesione zostały poprawki, to do przekazywanej Generalnemu Inspektorowi kopii karty transakcji, dołącza się dodatkową kartę dotyczącą tej samej transakcji, wypełnioną prawidłowymi danymi, bez jakichkolwiek poprawek.

Transakcje przekazywane z wykorzystaniem elektronicznych nośników informacji muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a mogą mieć postać:

• zapisu na dyskietce komputerowej, w standardzie: 3,5” FAT 1,4 (do przekazywania danych można użyć dyskietki komputerowej, wyłącznie gdy wszystkie przekazywane dane znajdują się na jednej dyskietce) lub
• płyty CD-ROM, w standardzie ISO 9660
• teletransmisji lub
• innych elektronicznych nośników informacji, po wcześniejszym uzgodnieniu z Generalnym Inspektorem warunków organizacyjno-technicznych tych form przekazu.

Informacje o transakcjach zarejestrowanych powinny zawierać w szczególności następujące dane:

• datę i miejsce dokonania transakcji,
• imię, nazwisko, obywatelstwo, adres, numer PESEL lub kod kraju oraz cechy dokumentu, na podstawie którego dokonano identyfikacji osoby dokonującej transakcji,
• kwotę, walutę i rodzaj transakcji,
• numer rachunku, który został wykorzystany do dokonania transakcji oraz dane dotyczące posiadacza lub dysponenta tego rachunku,
• dane osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, w imieniu której została dokonana transakcja,
• imię, nazwisko lub nazwę (firmę) i adres beneficjenta transakcji, a w przypadku braku możliwości ustalenia jego adresu - nazwę (firmę) jego banku,
• uzasadnienie w przypadku przekazywania informacji o transakcji podejrzanej.

Tutaj znajdziesz wzór wypełnionej karty transakcji.

Jako instytucja obowiązana musisz ustalić wewnętrzne procedury, zapobiegające wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł lub finansowaniu terroryzmu, dotyczące w szczególności:

• realizowania obowiązku identyfikacji klienta i
• przechowywania informacji objętych tą identyfikacją.

Informacje objęte identyfikacją przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcją. W przypadku likwidacji, połączenia, podziału lub przekształcenia instytucji obowiązanej, do przechowywania dokumentacji stosuje się przepisy art. 76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).

Problem dotyczący prowadzenia rejestru transakcji i trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej rozstrzygał już Trybunał Konstytucyjny (sygn. akt: U 10/05). Trybunał orzekł, że określenie w rozporządzeniu z 21 września 2001 r. kilku form przekazywania danych z rejestru transakcji i zastrzeżenie formy papierowej tylko do określonej sytuacji jest zgodne z ustawą z 16 listopada 2000 r.

Sprawę zainicjował wniosek Krajowej Rady Notarialnej dotyczący rejestru transakcji i trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.
Trybunał Konstytucyjny orzekł, że §7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej jest zgodny z:

• art. 11 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu,
• art. 13 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w związku z art. 92 ust. 1 i art. 7 Konstytucji RP.

Zdaniem Trybunału ustawodawca nie wskazał szczegółowo ani form przekazu danych z rejestru transakcji, ani nie przewidział uprzywilejowania którejkolwiek z form czy to papierowej, czy elektronicznej. Bezzasadny był więc zarzut, że przez szczegółowe określenie w rozporządzeniu Ministra Finansów z 21 września 2001 r. kilku form przekazywania danych z rejestru i zastrzeżenia formy papierowej tylko do określonej sytuacji doszło do przekroczenia granic upoważnienia ustawowego.

Z faktu uczynienia takiego zastrzeżenia nie można wywieść niezgodności kwestionowanego przepisu z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, a w związku z tym z Konstytucją. Zdaniem Trybunału twierdzenie wnioskodawców, że ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy określa papierową formę przekazywania danych z rejestru transakcji jako nadrzędną, która powinna mieć pierwszeństwo przed formą elektroniczną, jest całkowicie bezzasadne.

W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi obowiązku rejestracji transakcji przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które w dniu 22 października 2009 r. stały się instytucjami obowiązanymi Generalny Inspektor Informacji Finansowej poinformował, że wskazane wcześniej podmioty, na podstawie art. 18 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 166, poz. 1317), są zwolnione z obowiązku rejestracji transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz przekazywania ich do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 13 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Delegacja ustawowa do wydania ww. przepisów wykonawczych wejdzie w życie w dniu 23 października 2010 r.

Zasadniczo karze podlegają takie czyny jak, nieprowadzenie rejestru transakcji, nieprzechowywanie zgromadzonych informacji, niezawiadamianie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o podejrzanych transakcjach, ujawnianie lub wykorzystywanie zgromadzonych informacji niezgodnie z ich przeznaczeniem, zatajenie lub przekazanie nieprawdziwych informacji, utrudnianie kontroli oraz brak wewnętrznych procedur zapobiegających wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, które zagrożone są karą pozbawienia wolności lub grzywną.

Kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, nie dopełnia obowiązku:

• rejestracji transakcji lub przechowywania rejestrów transakcji oraz dokumentów dotyczących transakcji,
• identyfikacji klienta zgodnie z procedurami, o których mowa w art. 28 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, lub przechowywania informacji objętych identyfikacją,
• zawiadomienia organu informacji finansowej o transakcji lub o prowadzeniu rachunku na rzecz podmiotu podejrzanego,
• wstrzymania transakcji lub blokady rachunku, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Tej samej karze podlega ten, kto działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy ujawnia informacje zgromadzone zgodnie z upoważnieniem ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu osobom nieuprawnionym, posiadaczom rachunku lub osobom, których transakcja dotyczy, albo wykorzystuje te informacje w inny sposób niezgodny z przepisami ustawy.

Jeżeli sprawca czynu określonego wyżej działa nieumyślnie, podlega grzywnie.

Kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy:

• odmawia przekazania Generalnemu Inspektorowi informacji lub dokumentów,
• przekazuje Generalnemu Inspektorowi nieprawdziwe lub zataja prawdziwe dane dotyczące transakcji, rachunków lub osób, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Kto, dopuszcza się czynu określonego w art. 35 ust. 1 lub 2 lub w art. 36 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wyrządzając znaczną szkodę, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.

Kto, udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie czynności kontrolnych, o których mowa w rozdziale 6 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, podlega grzywnie. Tej samej karze podlega ten, kto nie dopełnia obowiązku ustalenia wewnętrznych procedur zapobiegających wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.

Tekst opublikowany: 9 grudnia 2009 r.