Początek nowego roku to dobry czas na sporządzenie przez pracodawcę planu urlopów. Pomaga on zapewnić właściwą organizację czasu pracy w firmie oraz zniwelować liczbę niewykorzystanych dni urlopów pracowników. Jak go prawidłowo sporządzić?
© FotoChannels / Glow Image
Cel planu urlopów
Sporządzenie planu urlopów ma szereg korzyści, pozwala bowiem na:
- ograniczenie liczby niewykorzystanych dni urlopów,
- wyeliminowanie kumulacji zaległych urlopów,
- zapewnienie właściwej organizacji pracy w firmie.
| Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania jednego planu urlopu dla całego zakładu pracy, może bowiem sporządzić odrębne plany urlopów dla pracowników różnych działów w firmie. |
Generalnie zasada jest taka, że pracodawca powinien udzielać urlopów zgodnie z planem urlopów.
Tworzenie planu urlopów
Pracodawca ustala plan urlopów biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego.
| Jest jednak związany takim wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim - co podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00. |
Powyższe oznacza, że na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika - ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.
| Ustalając plan urlopów należy pamiętać o tym, że nie uwzględnia się w nim urlopu na żądanie określonego w art. 167² kp. Urlop na żądanie przysługuje na prośbę pracownika w wymiarze nie większym niż 4 dni urlopu w roku kalendarzowym. To, że w planie urlopów nie uwzględnia się urlopu na żądanie wynika z faktu, że urlop taki jest udzielany w celu załatwienia pilnych spraw prywatnych przez pracownika i z tego względu nie może być planowany w wyprzedzeniem. Zgodnie bowiem z przepisami pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167² kp), co wynika ze specyfiki tego urlopu. |
Ustalając plan urlopów pracodawca nie może zapomnieć o tym, że powinien on obejmować także pracowników, którzy po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym będą wracać do pracy, jak też pracowników po raz pierwszy w życiu rozpoczynających pracę.
| Nie trzeba uwzględniać np. w rocznym planie urlopów pracowników, którzy będą przebywać cały rok np. na urlopie wychowawczym. |
Przy tworzeniu planu urlopów należy uwzględnić także urlop zaległy. Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi od 1 stycznia 2012 r. urlop zaległy powinien być wykorzystany do końca września następnego roku.
Czy zawsze bezwzględnie trzeba ustalać plan urlopów?
Pomimo tego, że pracodawcy powinni udzielać urlopów zgodnie z planem urlopowym, są takie przypadki, kiedy nie ma obowiązku go ustalać.
Ma to miejsce w sytuacji, kiedy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę.
| Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. |
W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, na jego wniosek i mając na uwadze zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie pracy.
Pracodawca nie sporządza planu urlopów gdy:
- w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa,
- zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie pracodawcy od sporządzenia planu urlopów.
Jaki okres obejmuje plan urlopów?
Pracodawca nie musi sporządzać planu urlopów na okres np. całego roku, może bowiem sporządzić plan urlopu np. na kwartał, na pół roku lub na rok. Dzięki tej metodzie łatwiej skorygować plan urlopów.
Ważne jest jedynie, aby pracodawca skonsultował odpowiednio wcześniej sporządzenie planu z pracownikami, na podstawie ich wniosków urlopowych, tak aby plan urlopów był podany do wiadomości pracowników przez rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.
| Może się zdarzyć, że plan urlopów nie został jeszcze ustalony, a rozpoczął się okres, którego plan dotyczy. W takim wypadku pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu. |
Czy konieczne jest złożenie wniosku urlopowego przez pracownika?
W praktyce wiele wątpliwości budzi kwestia, czy w razie sporządzenia planu urlopów konieczne jest złożenie przez pracownika jeszcze wniosku urlopowego. Odpowiedzi na to pytanie nie sprzyja także rozbieżne orzecznictwo sądów w tym zakresie.
Przykładowo w:
- uchwale 6 marca 1980 r., sygn. akt V PZP 7/79, wydanej w składzie siedmiu sędziów Sąd Najwyższy orzekł, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy;
- uzasadnieniu uchwały z 6 marca 1980 r. Sąd Najwyższy orzekł, że za takim stanowiskiem stoi istota planu urlopów. Plan urlop nie ma jedynie roli organizatorskiej. Z przepisów art. 162 i 165 kp wynika, że przesunięcie terminu urlopu może nastąpić tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów. Jeżeli więc przed rozpoczęciem określonego w planie terminu urlopu podanego pracownikowi do wiadomości zakład pracy nie zawiadomi pracownika o przesunięciu terminu urlopu, pracownik ma prawo rozpocząć i wykorzystać urlop w zaplanowanym terminie. Gdyby przyjąć, że pracownik zapoznany z planem urlopów nie może rozpocząć urlopu w zaplanowanym terminie, jeśli zakład pracy nie zawiadomi go odrębnie o terminie urlopu, to plan urlopów mógłby być dowolnie zmieniany przez kierownika zakładu pracy w ten sposób, że pracownika nie zawiadamiano by o rozpoczęciu urlopu w zaplanowanym terminie. W praktyce przekreślałoby sens planowania urlopów i stanowiło naruszenie art. 163 § 1 zd. 1 kp i art. 164 § 2 kp - stwierdził Sąd Najwyższy;
- wyroku z 5 września 1979 r., sygn. akt I PRN 82/79 Sąd Najwyższy orzekł odmiennie, twierdząc, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.
| Odnosząc się do tych rozbieżnych stanowisk należy stwierdzić, że aby uniknąć wątpliwości, czy pracownik musi składać wniosek urlopowy przy ustalonym planie urlopów, czy nie, pracodawca powinien uregulować tę kwestię w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. |
Podanie do wiadomości planu urlopu
Pracodawca jest zobowiązany po sporządzeniu planu urlopów podać go do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy, co wynika z art. 163 § 2 kp. Może to więc nastąpić np. poprzez wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń, ogłoszenie poprzez wewnętrzną firmową sieć intranet, poinformowanie pracowników w drodze mailowej, poinformowanie przez przełożonego lub szefa kadr.
| Plan urlopów jest wiążący od momentu jego ogłoszenia w zakładzie pracy. |
Zmiany terminu urlopu po sporządzeniu planu urlopów
Po sporządzeniu i ogłoszeniu planu urlopów może się zdarzyć, że dochodzi do zmiany terminu urlopu. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a przede wszystkim z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
Podstawa prawna: - art. 163, art. 164, art. 165 i art. 167² Kodeksu pracy.
