Nowe zasady rozliczania urlopu wypoczynkowego

Od 1 stycznia 2003 r. weszły w życie znowelizowane przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zmianie uległ m.in. przepis dotyczący obliczania urlopu proporcjonalnego dla pracownika oraz przepis dotyczący ustalania planu urlopowego w firmie.

Do tej pory (czyli do 31 grudnia 2002 r.), ustalając wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nabył on w Twojej firmie prawo do urlopu w wyższym wymiarze, uwzględniałeś:
1) odrębnie okres przed nabyciem prawa do urlopu w wyższym wymiarze i
2) odrębnie okres przypadający po nabyciu prawa do takiego urlopu.

Czyli w praktyce wyglądało to tak, że jeżeli np. przed rozwiązaniem stosunku pracy pracownik Twojej firmy w tym samym roku nabył prawo do urlopu w wyższym wymiarze (np. miał prawo do 18 dni i w tym samym roku nabył prawo do 20 dni), rozliczałeś każdy okres oddzielnie.

Najpierw liczyłeś urlop za okres, kiedy przysługiwało pracownikowi np. tylko 18 dni, a następnie liczyłeś urlop za okres, gdy już przysługiwał mu wyższy wymiar urlopu (w tym przypadku 20 dni).
Następnie te dwa wyniki dodawałeś do siebie, a suma, jaką otrzymałeś były to dni urlopu przysługujące pracownikowi w danym roku kalendarzowym w Twojej firmie.

Spójrz na poniższy przykład i zobacz, na jakich zasadach obliczałeś urlop wypoczynkowy do 31 grudnia 2002 r.





Od 1 stycznia 2003 r. według znowelizowanego § 3 ww. rozporządzenia, proporcjonalny urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył w Twojej firmie prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustalasz, uwzględniając tylko wyższy wymiar tego urlopu.

Zmiana ta pozwoli Ci na poprawne obliczenie urlopu w wymiarze proporcjonalnym, jednak z korzyścią dla pracownika.

Na przykładzie pokazaliśmy Ci, jak od 1 stycznia 2003 r. masz obliczać wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego.





Od 1 stycznia 2003 r. uległ zmianie § 5 ww. rozporządzenia. Zgodnie z jego nowym brzmieniem urlop wypoczynkowy może być przesunięty na inny termin niż wynikający z planu urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem (wówczas Twój pracodawca udzieli pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie uzgodnionym z pracownikiem).

Zmiana ta jest spowodowana zmianami wprowadzonymi do Kodeksu pracy. Według tych zmian dotyczących m.in. tworzenia planu urlopów od 1 stycznia 2003 r., jeżeli w Twojej firmie nie ma związków zawodowych, nie masz obowiązku tworzenia planu urlopów.
Wystarczy, że Twój pracodawca ustali urlop wypoczynkowy dla pracownika po porozumieniu z nim. To porozumienie ma być elastyczniejszą formą niż dotychczasowe plany urlopów, które tworzyło się na początku roku kalendarzowego.



Kolejną zmianą, jaka została wprowadzona do ww. rozporządzenia, jest znowelizowanie § 6 (dokładnie punktu 8 tego przepisu).

Według § 6 ww. rozporządzenia wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego (wynagrodzenie urlopowe) ustalasz, uwzględniając wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego (zmiana obowiązująca od 1 stycznia 2003 r.), należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy - stosując zasady określone w § 7-11 ww. rozporządzenia.

Nowe brzmienie otrzymał również § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia. I tak współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustalasz odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosujesz przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Współczynnik ten ustalasz, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielisz przez 12.

Oprócz zmian nowelizacja ww. rozporządzenia uchyliła:
1) § 4, ponieważ materia, którą regulował została obecnie zawarta w znowelizowanym art. 154 § 5 Kodeksu pracy (dalej kp.), według którego zasady naliczania urlopów dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy są takie same jak dla pracowników pracujących w pełnym wymiarze,
2) § 13, który do 31 grudnia 2002 r. regulował wypłacanie wynagrodzenia urlopowego. Obecnie wypłatę wynagrodzenia urlopowego reguluje art. 172 kp,
3) ust. 2 § 9, ponieważ powtarzał to, co zostało zapisane w § 1, który dotyczy kwalifikacji przepracowanych przez pracownika niedziel i świąt w sposobie obliczania wynagrodzenia urlopowego.

Podstawa prawna:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 2002 r. nr 214, poz. 1810),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (tekst jednolity: Dz.U. nr 2, poz.14).

Autor: Krzysztof Kostecki, konsultant prawny