Nowe obowiązki czy ułatwienia w ubezpieczeniach społecznych?

Poniżej przedstawiamy Ci tylko niektóre zmiany, które weszły w życie od 1 stycznia 2003 r. w przepisach ubezpieczeniowych. Zmiany te dotyczą m.in. zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych, obowiązku przekazywania drogą elektroniczną dokumentów ubezpieczeniowych.

Do tej pory, jeżeli Twój pracodawca zatrudnił pracownika, miałeś obowiązek zgłosić go w ciągu 7 dni do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia tego dokonywałeś na druku ZUS ZUA. W zgłoszeniu tym musiałeś podawać:
1) numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu - w przypadku ubezpieczonych,
2) numery NUSP i NIP - w przypadku płatników składek.

Od 1 stycznia 2003 r. ZUS proponuje uproszczenie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych przez ograniczenie ilości przekazywanych informacji. Większość tych informacji nie jest wykorzystywana dla celów ubezpieczeniowych, a jest źródłem licznych błędów, np. bardzo często zdarza się, że wpisywany jest zły kod zawodu, źle jest podany wymiar czasu pracy.

I tak od 1 stycznia 2003 r. w imiennych raportach miesięcznych podajesz tylko PESEL ubezpieczonego, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru, podajesz NIP. Może się zdarzyć, że ubezpieczony nie ma nadanego ani numeru PESEL, ani numeru NIP wtedy podajesz serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Poza tymi danymi od 1 stycznia 2003 r., zgłaszając do ubezpieczeń społecznych pracownika, podajesz :
1) nazwisko,
2) imię pierwsze, imię drugie,
3) datę urodzenia,
4) nazwisko rodowe,
5) obywatelstwo i płeć,
6) tytuł ubezpieczenia,
7) stopień niepełnosprawności,
8) wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
9) posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
10) adres zameldowania na stałe,
11) adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
12) adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.

Zauważ, że tych informacji jest mniej. Teraz już nie musisz podawać:
- karty stałego lub czasowego pobytu wydanej w związku z udzieleniem statusu uchodźcy (w przypadku cudzoziemców),
- wymiaru czasu pracy,
- stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa oraz pozostawania we współnym gospodarstwie domowym z pracodawcą, zleceniodawcą, osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- wykształcenia,
- niezdolności do pracy.

Dane dotyczące kodu zawodu ogranicza się do osób wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Jeżeli powyższe dane, które wykazałeś w zgłoszeniach do ubezpieczeń, uległy zmianie, masz obowiązek o tym fakcie poinformować ZUS. Masz na to 7 dni od zaistnienia zmian lub od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

O zmianach w stosunku do danych wykazywanych w zgłoszeniu, dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, od 1 stycznia 2003 r. zawiadamiasz ZUS poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane.





Jeżeli popełnisz błąd przy wypełnianiu formularzy ubezpieczeniowych, możesz dokonać korekty nawet po wielu latach, nie jest to bowiem ograniczone czasowo. Zmiany do przepisów ubezpieczeniowych przewidują składanie "autokorekt" dokumentów do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego, podobnie jak to ma miejsce w przypadku podatków.



Korzystna zmiana od 1 stycznia 2003 r. została wprowadzona dla osób prowadzących działalnośc pozarolniczą, które opłacają składki wyłącznie same za siebie i za osoby współpracujące. Osoby te nie mają już obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny okres, jeżeli nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do poprzedniego miesiąca.

O wszelkich zmianach, pojawiających się w stosunku do danych, które wykazałeś w zgłoszeniu do ubezpieczeń płatnika składek, powiadamiasz (jeżeli to Ty rozliczasz tego płatnika) ZUS w ciągu 14 dni:
- od daty zaistnienia zmian,
- stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub
- otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Jeżeli osoby prowadzące działalność gospodarczą lub osoby z nimi współpracujące opłacają składki od 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, to zwolnienie to obejmuje również miesiące, w których zmiany spowodowane sa wyłącznie wysokością tego przeciętnego wynagrodzenia.

Pamiętaj, że od 1 stycznia 2003 r. masz obowiązek przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przez 10 lat w formie pisemnej lub elektronicznej.



Obecnie, jeżeli Twoja firma zatrudniała powyżej 20 pracowników, miałeś i masz do tej pory obowiązek elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. ZUS rozszerzy obowiązek elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS na płatników składek zatrudniających powyżej 5 pracowników. Oznacza to, że jeżeli prowadzisz księgowość w firmie zatrudniającej powyżej 5 pracowników, będziesz musiał również przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe drogą elektroniczną za pomocą programu Płatnik.

Wyjątkowo, jeżeli Twoja firma należy do "mniejszych płatników", bo zatrudnia np. 6 pracowników, będziesz mógł przekazywać dokumenty w "formie papierowej". Będziesz mógł to zrobić tylko w uzasadnionych przypadkach i jeżeli ZUS wyrazi na to zgodę. Zmiana ta wejdzie dopiero od 1 kwietnia 2003 r.

Pozostałe proponowane zmiany przewidują zwolnienie osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i opłacających składki za siebie i osoby współpracujące ze składania co miesiąc dokumentów rozliczeniowych. ZUS uważa, że nie ma takiej potrzeby, aby osoby te składały co miesiąc dokumenty, gdyż z reguły deklarują w nich taki sam dochód - 60% wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy.

Autor: Krzysztof Kostecki, konsultant prawny

Podstawa prawna: ustawa z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2002 r. nr 241, poz. 2074)