Nowa wersja programu płatnik 4.01.001

W styczniu 2003 r. ZUS udostępnił na swoich stronach internetowych nową wersję programu Płatnik. Nowa wersja programu Płatnik 4.01.001 jest zalecana do stosowania dla wszystkich płatników.

Zasadnicza budowa programu nie uległa zmianie, wobec czego nie będziesz miał większych trudności w jego obsłudze. Wprowadzono kilka dodatkowych funkcji usprawniających pracę zwłaszcza w zakresie obsługi dokumentów. Zapoznaj się z nimi jak najszybciej.

Podobnie jak dotychczas nową wersję programu Płatnik 4.01.001 możesz pobrać ze strony internetowej ZUS i zainstalować na swoim komputerze. Dodatkowo program jest również dostępny w jednostkach terenowych ZUS na płytach CD-ROM.

Przed zainstalowaniem nowej wersji 4.01.001 programu na komputerze, na którym już pracujesz w Płatniku zalecane jest odinstalowanie jego starej wersji.

Na wstępie instalacji program automatycznie sprawdzi, czy na Twoim komputerze jest inna wersja programu i jeżeli ją odnajdzie, przejdzie do jej usunięcia. Proces odinstalowywania starej wersji programu dotyczy tylko usuwania plików samego programu. Dlatego też dane dotyczące Twojej firmy, które wcześniej przygotowywałeś, pozostaną bez zmian w tym miejscu, gdzie je zapisałeś.

Nie musisz więc martwić się o to, że podczas zmiany wersji programu utracisz dotychczas przygotowywane w programie dokumenty ubezpieczeniowe.
Po zainstalowaniu nowej wersji programu 4.01.001 nadal będziesz miał pełen dostęp do wcześniej utworzonych zestawów dokumentów.

Musisz jedynie pamiętać o jednym istotnym mechanizmie.
Program Płatnik nie zarządza Twoimi zestawami na dysku komputera, odczytuje je i zapisuje ze wskazanego przez Ciebie miejsca (katalogu na dysku Twojego komputera).

Domyślnie wszystkie zestawy program zapisuje w to samo miejsce, gdzie standardowo został zainstalowany - czyli dysk C:Program FilesPROKOM Software SAProgram Płatnik.

Ustawienia te możesz zmienić poprzez wskazanie innego katalogu w oknie opcji programu w zakładce Lokalizacja płatników (rys. 1).
Zmiany tej dokonujesz, wybierając polecenia Przeglądaj, następnie wskazujesz w drzewie katalogów odpowiednie miejsce. Powrót do ustawień standardowych realizujesz poprzez wybranie polecenia Domyślna.



Rys. 1. Lokalizacja płatników

Program instaluje się z ustawieniami domyślnymi, jeżeli dotychczas zapisywałeś swoje zestawy dokumentów w innym miejscu, w pierwszej chwili możesz mieć wrażenie, że nie ma do nich dostępu - nie widać ich w programie.
Dzieje się tak dlatego, że program automatycznie odczytuje i wyświetla zestawy z miejsca wskazanego w jego opcjach. Aby to zmienić, musisz jeszcze raz wskazać to miejsce w opcjach programu.



Jak Ci wiadomo, od 1 stycznia 2003 r. w dokumentach ubezpieczeniowych, które wysyłasz do ZUS, wykazujesz mniej informacji, niż wykazywałeś do tej pory.
Zmiana ta spowodowana jest wejściem w życie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych od 1 stycznia 2003 r., która dotyczyła m.in. ograniczenia zakresu informacji, jakie musisz wykazywać do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych, sposobu przekazywania do ZUS zgłoszeń i korekt niektórych danych dotyczących płatnika składek.

W praktyce oznacza to, że od 1 stycznia 2003 r. niektórych pól i całych formularzy nie musisz już wypełniać.

Nowa wersja programu Płatnik 4.01.001 została dostosowana do tych zmian. Pola, których nie musisz wypełnić, zostały zablokowane do edycji, a ich opisy usunięte (na rys. 2 przedstawiliśmy przykładowy widok nowego formularza).
Dotyczy to następujących informacji:
- danych o karcie stałego lub czasowego pobytu,
- okresu, na jaki został orzeczony stopień niepełnosprawności,
- wymiaru czasu pracy na dokumentach zgłoszeniowych,
- stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa,
- pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym z pracodawcą, zleceniodawcą osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- kodu wykształcenia,
- kod wykonywanego zawodu musisz wpisywać, tylko w przypadku gdy Twoja firma zatrudnia pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze,
- daty rozpoczęcia wykonywania działalności pozarolniczej,
- posiadania statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej.

Całkowicie zrezygnowano również ze składania do ZUS raportów imiennych ZUS RNA i ZUS RGA. W to miejsce będziesz teraz wypełniać analogicznie raporty ZUS RCA i ZUS RSA.



Rys. 2. Nowy formularz

Wszystkie te zmiany zostały w programie Płatnik powiązane z datą ich wypełniania. Oznacza to w praktyce, że w zależności od wypełnienia pola Data wypełnienia program będzie wyświetlał nowe albo stare wzory formularzy. Datą graniczną w tym wypadku jest dzień 1.01.2003 .

Od tego dnia wszystkie formularze, na których dokonano zmian, będą wyświetlane według nowych wzorów. Dotyczy to również ich wydruków i weryfikacji. Niektóre z pól, których obecnie nie trzeba wypełniać, dotychczas były obowiązkowe i program ich niewypełnienie traktował jako błąd.

Obecnie zmienione zasady ich weryfikacji - po 1.01.2003 program nie będzie sygnalizował tych błędów.

W przypadku gdy do programu będziesz wczytywać np. z programów kadrowo-płacowych dokumenty wypełnione według starych zasad, to znaczy z wypełnionymi polami, których obecnie nie musisz wypełniać, program automatycznie je pominie.
W tym wypadku również kryterium importu tych danych do programu Płatnik jest data 1.01.2003.
Jeżeli wypełnisz w programie kadrowo-płacowym dokumenty według dotychczasowych zasad i jako datę wypełnienia wpiszesz np. 14.01.2003, to podczas wczytania tych danych program Płatnik automatycznie pominie nadmiarowe pola i wyświetli na ekranie formularze według nowych wzorów. Dane te nie zostaną usunięte z Twojego pliku.

Nie będą one jedynie wyświetlane na ekranach programu. Usunięcie nadmiarowych danych z takiego zestawu następuje po jego ponownym zapisaniu w nowej wersji programu.



W przypadku dokumentów rozliczeniowych całkowicie zrezygnowano z przekazywania do ZUS raportów ZUS RNA i ZUS RGA. W związku z tym zablokowano w programie możliwość ich tworzenia.

Raporty ZUS RNA i RGA, które wypełniałeś do 31 grudnia 2002 r. i które masz zapisane w swoim komputerze w istniejących zestawach, możesz tylko oglądać. Jeżeli chciałabyś wyedytować te dokumenty, zmienić datę wypełnienia na późniejszą program potraktuje Twoje działanie jako błąd, a na ekranie pojawi się wówczas odpowiedni komunikat (rys. 3).

Jeżeli pomimo tego wprowadzisz nową datę np. 14.01.2003 i zamkniesz dokument, to podczas zapisywania takiego zestawu program automatycznie usunie wszystkie nadmiarowe raporty z datą wypełnienia późniejszą niż 1.01.2003. Dlatego też takiego raportu zapisanego i sporządzonego przed 1 stycznia 2003 r. nie będziesz mógł też wydrukować.



Rys. 3. Edycja nadmiarowych dokumentów





Rys. 4. Drukowanie nadmiarowych raportów



Rys. 5. Zapis zestawu z nadmiarowymi raportami

Podobna sytuacja wystąpi w przypadku tworzenia kompletu rozliczeniowego zawierającego nadmiarowe raporty ZUS RNA lub ZUS RGA w programie kadrowo-płacowym.

I tak, jeżeli wygenerujesz komplet rozliczeniowy z systemu kadrowo-płacowego i w zestawie tym znajdują się nadmiarowe raporty z datą wypełnienia późniejszą niż 1.01.2003, to podczas ich weryfikacji lub wyliczania deklaracji w programie Płatnik na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat mówiący o konieczności wypełnienia innych raportów (rys. 6).

Odpowiednikiem raportu ZUS RNA jest teraz raport ZUS RCA, a raportu ZUS RGA - ZUS RSA.

Nie będziesz mógł wydrukować w programie tych raportów. Również podczas próby zapisania zestawu dokumentów zawierającego nadmiarowe raporty program automatycznie je usunie z zestawu.



Rys. 6. Wyliczanie deklaracji na podstawie nadmiarowych raportów



Jeżeli masz w programie Płatnik wypełnione dokumenty rozliczeniowe (raporty ZUS RNA i deklarację ZUS DRA) za poprzedni miesiąc, np. za grudzień 2002, i chcesz na ich podstawie przygotować komplet rozliczeniowy za styczeń 2003 r. to najprostszą metodą ich utworzenia jest skorzystanie z dostępnej w programie funkcji Twórz z dokumentów rozliczeniowych z poprzedniego miesiąca.

Funkcja ta automatycznie dokona zmiany raportów ZUS RNA na ZUS RCA i raportów ZUS RGA na ZUS RSA.
Aby w ten sposób przygotować dokumenty, powinieneś:
1) otworzyć w programie Płatnik zestaw dokumentów zawierający komplet rozliczeniowy stanowiący wzór do utworzenia na jego podstawie kompletu za nowy okres,
2) z menu Zestaw wybrać polecenie Dokumenty rozliczeniowe, a następnie Twórz z dokumentów rozliczeniowych z poprzedniego miesiąca. Funkcja ta jest również dostępna z paska narzędzi poprzez wybranie odpowiedniej ikony



3) na ekranie zostanie wyświetlone okno robocze Tworzenie dokumentów rozliczeniowych (rys. 7). Okno to podzielone jest na 3 panele (części),
4) w lewym panelu musisz wpisać odpowiedni identyfikator kompletu stanowiącego wzór dla nowych dokumentów rozliczeniowych. Wybierasz numer kompletu np. 01 następnie wybierasz z listy miesiąc za który były sporządzone dokumenty oraz wpisujesz rok. Pamiętaj, że dokumenty te muszą znajdować się w otwartym zestawie i dotyczyć płatnika wybranego w danej chwili do kontekstu w programie Płatnik,
5) w prawym panelu musisz wpisać odpowiedni identyfikator, jaki ma zostać nadany nowo utworzonym dokumentom. Wybierasz numer kompletu, np. 01, następnie wybierasz z listy miesiąc, za który były sporządzone dokumenty, oraz wpisujesz rok,
6) w trzecim panelu możesz wybrać, jakie dokumenty rozliczeniowe program ma utworzyć i czy przenosić wraz z nimi do nowego zestawu inne dokumenty znajdujące się w tym zestawie,
7) program automatycznie utworzy nowy zestaw dokumentów i zapisze w nim komplet rozliczeniowy za nowy okres. Dokumenty ZUS RNA zostaną automatycznie zamienione na ZUS RCA, a ZUS RGA na ZUS RSA,
8) musisz pamiętać o tym, że podczas tworzenia nowego kompletu rozliczeniowego program automatycznie utworzy nowy zestaw dokumentów i właśnie do niego zapisze nowe dokumenty. Dotychczas otwarty zestaw dokumentów zostanie automatycznie zamknięty,
9) nowo utworzony zestaw dokumentów musisz zapisać w swoim komputerze w standardowy sposób, korzystając z polecenia Zapisz lub Zapisz jako.



Rys. 7. Tworzenie dokumentów rozliczeniowych

Jeżeli przygotowujesz nowe dokumenty rozliczeniowe w programie kadrowo-płacowym, a w Płatniku jedynie je weryfikujesz i tworzysz wydruki, to obecnie będziesz musiał zamienić dotychczas wykorzystywane raporty ZUS RNA i ZUS RGA na odpowiednio ZUS RCA lub ZUS RSA.
Najprostszą metodą dokonania takiej zmiany jest przygotowanie właściwych raportów już na poziomie Twojego programu kadrowo-płacowego.

W przypadku, gdy nie będziesz w stanie lub nie umiesz dokonać takich zmian w programie kadrowo-płacowym, będziesz musiał dokonać tych zmian na poziomie programu Płatnik.

Najprostszą metodą dokonania takich zmian w Płatniku jest przekopiowanie danych rozliczeniowych z raportów nadmiarowych do właściwych.

Aby w ten sposób przygotować dokumenty, powinieneś:
1) otworzyć zestaw dokumentów przygotowany w programie kadrowo-płacowym,
2) otworzyć nadmiarowy raport miesięczny np. ZUS RNA,
3) w raporcie przejść do jego III zakładki i zaznaczyć wszystkie pozycje wykazane w tym raporcie ręcznie lub korzystając z polecenia Odwróć zaznaczenie. Następnie wybierasz polecenie Kopiuj,
4) zamknąć raport ZUS RNA,
5) utworzyć nowy raport ZUS RCA, korzystając z polecenia Nowy dokument dostępnego z menu Dokument lub z paska narzędzi,
6) przejść do jego III zakładki i wybrać polecenie Wklej, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat informujący o przeniesieniu danych z raportu ZUS RNA do ZUS RCA (rys. 8). Wybierasz polecenie Tak - dane zostaną przeniesione,
7) zapisać raport ZUS RCA,
8) usunąć nadmiarowy raport ZUS RNA,
9) zapisać zmiany w zestawie.

Analogicznie możesz postępować w przypadku przeniesienia danych z nadmiarowego raportu ZUS RGA do ZUS RSA.



Rys. 8. Przenoszenie danych z raportów nadmiarowych



Zmiana ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadziła nowe zasady dokonywania zgłoszeń płatnika składek do ZUS.
Od 1 stycznia 2003 r. dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZPA i ZUS ZFA składane w trybie zgłoszenia (czy składane podczas zgłoszenia nowego płatnika do ZUS) musisz składać w formie papierowej w ZUS. Obowiązek ten dotyczy również formularza ZUS ZIPA.
Oznacza to, że dokumentów tych nie możesz już przesyłać do ZUS w formie elektronicznej.

W programie Płatnik wprowadzono odpowiedni komunikat informujący o tych zmianach. Każdorazowo w przypadku wypełniania zgłoszenia płatnika składek, przy zamykaniu dokumentu pojawia się ostrzeżenie z informacją dotyczącą zmienionych zasad składania tych formularzy.



W nowej wersji programu Płatnik 4.01.001 wprowadzono obsługę nowych rachunków bankowych.

Od pewnego czasu banki sukcesywnie przechodzą na wystawianie numerów rachunków bankowych zgodnych z tzw. standardem NRB. Wiele firm ma już właśnie takie nowe rachunki bankowe. Najbardziej widoczną zmianą dla użytkownika programu w tym zakresie jest odblokowanie dwóch pierwszych pól w numerze rachunku bankowego zleceniodawcy (tzw. L.K.).

Dotychczas program Płatnik zawsze, bez względu na to, czy numer rachunku bankowego Twoje firmy był wydany w standardzie NRB, czy też jeszcze nie, pozostawiał dwa pierwsze pola jako puste. Numer rachunku zapisywany był począwszy od 3 pola.

W nowej wersji programu wprowadzono zasadę polegającą na tym, że jeżeli numer rachunku bankowego Twojej firmy jest zgodny z nowym standardem NRB, zapisywany jest od pierwszej kratki.

Natomiast jeżeli masz jeszcze numer rachunku bankowego w starym formacie, zapis pozostaje bez zmian - od 3 pola.



Od 1 stycznia 2003 r. weszły w życie przepisy różnicujące składkę na ubezpieczenie wypadkowe dla poszczególnych płatników.

W związku z tym określona w opcjach programu stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dotyczy obecnie jedynie starych okresów od stycznia 1999 do grudnia 2002 r.

Jak wiesz, program Płatnik może obsługiwać wielu płatników, dlatego nie można było pozostawić tego parametru w ogólnych opcjach dotyczących całego programu.

Wysokość stopy procentowej na 2003 rok każda firma (będąca płatnikiem składek) określa samodzielnie i w programie Płatnik powinieneś ją wpisać w Rejestrze Płatnika w danych dotyczących Twojej firmy.
W tym celu powinieneś:
- otworzyć Rejestr Płatników i wskazać w nim swoją firmę,
- z menu Edycja wybrać polecenie Edytuj dane ewidencyjne, na ekranie zostanie wyświetlone okno z danymi Waszej firmy, jakie wpisaliście do Rejestru,
- przechodzisz do drugiej zakładki Rachunki bankowe, inne dane i w polu Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wpisujesz właściwe dane (rys. 9),
- zamykasz okno Rejestru poleceniem OK.



Rys. 9. Rejestr Płatników

Od 1 stycznia 2003 r. stopę procentową do wyliczania kwoty składki na ubezpieczenie wypadkowe program pobiera właśnie z tego miejsca lub z odpowiedniego pola deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA mającej ten sam identyfikator co raporty, na których wykonujecie wyliczenia.
Pamiętaj, że jeżeli nie uzupełnisz tych danych, to program nie będzie w stanie poprawnie wykonać wyliczenia składki na ubezpieczenie wypadkowe na dokumentach rozliczeniowych.

Autor: Rafał Truszkowski, specjalista ds. aplikacji komputerowych w centrali ZUS