Napoje dla pracowników i zleceniobiorców - sprawdź, jak je rozliczać

Artykuł 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) wskazuje na obowiązek zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednich posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Zgodnie jednak z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003r. nr 169, poz. 1650) pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Spójnik „lub” należy bowiem interpretować w taki sposób, że pracodawca ma obowiązek zapewnić wodę do picia, a gdy nie będzie mógł jej zapewnić, to musi zapewnić napoje, ale może zapewnić zarówno wodę zdatną do picia, jak i napoje.

Ponieważ świadczenie w postaci zapewnienia dla pracowników napojów wynika z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, to będzie ono zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych. A zatem nie będzie zaliczane do przychodów pracowników ze stosunku pracy.

Według organów podatkowych powyższe zwolnienie nie dotyczy herbaty, kawy bądź cukru przekazywanych w ilościach określonych dla danego pracownika.

Prezentowane stanowisko zajęła m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 16 grudnia 2009 r. sygn. IBPBII/1/415-734/09/BD. Podobnie wypowiedziała się ta Izba w interpretacji z 15 marca 2010 r. sygn. IBPBII/1/415-953/09/AŻ. Czytamy w niej: „(…) otrzymywane przez pracowników wykonujących zarówno prace fizyczne, jak i prace o charakterze biurowo-administracyjnym - świadczenie w postaci 50g herbaty oraz 0,5 kg cukru stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych”.

W przypadku jednak, gdy herbata, kawa bądź cukier są ogólnie dostępne dla pracowników, a nie otrzymywane imiennie, to nie ma możliwości określenia konkretnej wartości świadczenia przypadającego na poszczególnego pracownika. W związku z powyższym, pomimo że świadczenie to nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, to dla pracownika nie powstanie przychód z tego tytułu.

Takie stanowisko zostało również potwierdzone przez organy podatkowe. I tak, w postanowieniu z 28 czerwca 2007 r. nr DM/415-17/07/MZ Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego uznał, że nie można zaliczyć wydatków poniesionych przez spółkę na zakup kawy, herbaty, cukru, mleka, cytryn do przychodów pracowników, gdy nie ma możliwości określenia wartości świadczenia przypadającego na poszczególnego pracownika. Po stronie pracownika nie powstanie w takiej sytuacji przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof.

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczane są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami.

Kosztami uzyskania przychodu są również koszty pracownicze, w tym nieodpłatne świadczenia dla pracowników. Ustawodawca nie wyłączył wydatków z tego tytułu z kosztów podatkowych.

Dotyczy to również przekazywania na potrzeby pracowników biurowych kawy i herbaty czy cukru. Gdy te artykuły zapewnia pracodawca, to świadczy tylko o tym, że dba on o dobrą atmosferę i warunki pracy, a to wszystko pozytywnie wpływa na wydajność pracy, co przenosi się pośrednio na wydajność firmy jako podmiotu generującego przychody. A zatem wydatki na zakup kawy i herbaty, które są następnie przekazywane do spożycia przez pracowników w czasie pracy (w tym przygotowania przez nich napojów), stanowią koszt uzyskania przychodów.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 1 kp).

Dlatego należy uznać, że korzystają oni ze zwolnienia od podatku na takich samych zasadach jak pracownicy. W związku z powyższym zapewnienie im wody zdatnej do picia lub innych napojów, jako świadczenie przysługujące im na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, będzie zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.

Dotyczy to również świadczeń w zakresie zapewnienia napojów przy wykonywaniu prac w warunkach szczególnie uciążliwych. Potwierdza to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 kwietnia 2008 r. sygn. ILPB1/415-77/08-2/TW, w której odnosząc się do zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof stwierdzono, że: „Obowiązki pracodawcy związane z przepisami bhp wobec osób, których stosunek zatrudnienia powstał w wyniku zawarcia umów o charakterze cywilnoprawnym są takie same, jak wobec osób, które pozostają z nim w stosunku pracy.” Interpretacja ta dotyczyła wprawdzie kwestii zwolnienia zleceniobiorców z tytułu otrzymanego przez nich ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, ale nie ma podstaw aby takie stanowisko nie miało dotyczyć innych świadczeń wynikających z przepisów bhp.

Wydatki pracodawcy poniesione z tego tytułu jako wynikające z jego obowiązków określonych przepisami prawa mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.