Do końca marca księgowi jednostek sektora finansów publicznych muszą sporządzić sprawozdanie finansowe. Zgodnie z przepisami oraz wskazówkami Ministra Finansów, sprawozdanie za 2010 r. należy sporządzić jeszcze na podstawie „starego” rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Poniżej przypominamy najważniejsze zasady sporządzania sprawozdania finansowego.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych określa, że jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych sporządzają sprawozdanie finansowe na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, tj. co do zasady na dzień 31 grudnia roku obrotowego, i że sprawozdanie to obejmuje:
- bilans jednostki sporządzany zgodnie z załącznikiem nr 5 do rozporządzenia,
- rachunek zysków i strat w układzie określonym w załączniku nr 8 do rozporządzenia,
- zestawienie zmian w funduszu jednostki zgodnie z załącznikiem nr 9 do rozporządzenia.
Sprawozdanie finansowe może być sporządzane jako sprawozdanie:
- jednostkowe, wówczas gdy jest ono sporządzane na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki sprawozdawczej,
- łączne, gdy stanowi sumę sprawozdań jednostkowych lub sprawozdań jednostkowych i łącznych.
Terminy sporządzania i składania sprawozdania finansowego
Jak wspomniano, sprawozdanie finansowe jest sporządzane na dzień 31 grudnia, natomiast termin jego sporządzenia i przekazania do odbiorcy upływa z dniem:
- w wypadku sprawozdań jednostkowych - do 31 marca roku następnego,
- w wypadku sporządzanych przez dysponentów środków budżetu drugiego stopnia łącznych sprawozdań finansowych podległych im jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych - do 15 kwietnia roku następnego,
- w wypadku łącznych sprawozdań finansowych sporządzanych osobno dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych - do 30 kwietnia roku następnego.
Wiarygodność sprawozdania finansowego i odpowiedzialność za sprawozdawczość
Należy pamiętać, że każde sprawozdanie finansowe musi cechować wiarygodność prezentowanych w nim danych. Za wiarygodne uznaje się takie sprawozdanie, które jest sporządzone na podstawie kompletnych i wiarygodnych danych, przy czym:
- kompletne dane z ksiąg rachunkowych, to takie dane, które uwzględniają wszystkie operacje gospodarcze, w tym wyniki inwentaryzacji,
- dane wiarygodne stanowią dane pochodzące z ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z zasadami rachunkowości, w tym również w zakresie wyceny aktywów i pasywów, a
- zasady rachunkowości, to zasady określone w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, którą kierownik jednostki przyjmuje i aktualizuje w formie pisemnej (art. 10 ustawy o rachunkowości).
Przedmiot weryfikacji | Mechanizmy kontroli | Charakterystyka |
Weryfikacja kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych dotyczących rozrachunków | Analiza sald na kontach rozrachunkowych | Analizie podlegają zapisy i salda, które mogą być nieprawidłowe w wyniku błędnego zaksięgowania operacji powodujących powstanie należności lub zobowiązania, w tym należności z tytułu odsetek. |
Przegląd umów i uzgodnień z kontrahentami | Sprawdzenie kompletności dokumentów dotyczących danego okresu sprawozdawczego, zarówno własnych, jak i obcych. | |
Przegląd książki pism przychodzących | Sprawdzenie czy wszystkie dokumenty dotyczące rozrachunków, które wpłynęły do jednostki, zostały przekazane w odpowiednich terminach do realizacji do właściwych komórek organizacyjnych (zgodnie z określonymi w jednostce zasadami obiegu dokumentów księgowych). | |
Analiza rozliczeń i roszczeń, w tym uzyskanie opinii i ekspertyz prawnych | Przegląd spraw wymagających uzgodnień i znajdujących się w sądzie lub zasądzonych z punktu widzenia prawidłowości ujęcia tych rozliczeń i roszczeń spornych w księgach rachunkowych. | |
Sprawdzenie realności aktywów i pasywów | Analiza prawidłowości wyceny i ewidencji środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych | sprawdzenie prawidłowości stosowania metod dokonywania odpisów amortyzacyjnych (stawek amortyzacyjnych, metod naliczania amortyzacji itp.), sprawdzenie zachowania terminów inwentaryzacji i prawidłowości jej rozliczenia, wyksięgowanie z ewidencji lub przekwalifikowanie tych aktywów, które nie spełniają kryteriów uznawania za środki trwałe, pozostałe środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne. |
Analiza prawidłowości wyceny i ewidencji należności | sprawdzenie poprawności naliczenia odsetek od należności, sprawdzenie prawidłowości wyceny i rozliczenia transakcji w walutach obcych, ocena prawdopodobieństwa zapłaty należności i prawidłowości dokonania odpisów aktualizujących należności, sprawdzenie prawidłowości rozliczeń w zakresie udzielonych dotacji, kontrola należności od pracowników z tytułu zaliczek, delegacji, pożyczek itp. |
Kierownik jednostki jest wobec tego zobowiązany do dbałości o to, aby:
- sprawozdanie finansowe było sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, przykładowo:
- kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, prowadzonej z zachowaniem zasad określonych przez prawo bilansowe,
- poszczególne elementy sprawozdania muszą być sporządzone zgodnie z obowiązującymi zasadami ich opracowania, tj. bilans metodą netto, rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym i metodą mieszaną,
- sprawozdanie powinno przyjąć określoną postać (wzór),
- zachowane powinny zostać terminy sporządzania sprawozdań,
- ewentualne nieprawidłowości w sprawozdaniach zostały usunięte przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań łącznych lub sprawozdania skonsolidowanego - w razie potrzeby wymaga to dokonania odpowiednich zapisów korygujących w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego sprawozdanie dotyczy.
- Odpowiedzialność kierownika jednostki za sporządzenie sprawozdania finansowego wynika m.in. z uprawnień do akceptacji sprawozdań.
Zatwierdzanie sprawozdania finansowego
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe jest organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego. W wypadku jsfp będzie to organ, u którego jednostka składa sprawozdanie finansowe.
Podstawa prawna: - ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
- rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 142, poz. 1020 ze zm.).
- rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 142, poz. 1020 ze zm.).
