Wydatki na poczęstunek kontrahentów mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Nie mogą mieć jednak charakteru wystawnego. Tak wynika z ostatnich interpretacji organów podatkowych.
Aby móc spokojnie zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na poczęstunek dla kontrahenta na przykład lunch, obiad w restauracji czy kawę i ciastka, musi to być zwykły poczęstunek.
Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Oznacza to, że wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów nie stanowią kosztów podatkowych gdy ponoszone są w ramach reprezentacji.
Taką wykładnię tego przepisu potwierdza wyrok WSA w Warszawie z 12 czerwca 2008 r. (sygn.: III SA/Wa 157/08), w którym Sąd wskazał, że wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
Nierzadko w trakcie działalności gospodarczej prowadzone są negocjacje z kontrahentami i gdy odbywają się w siedzibie firmy, to podczas takich rozmów kontrahenci częstowani są kawą czy herbatą, podawane są ciastka. Często rozmowy biznesowe odbywają się na neutralnym gruncie, np. w restauracji. Podczas takich spotkań zamawiany jest lunch czy obiad. Dotychczas takie wydatki były kwestionowane jako koszty podatkowe.
Według definicji słownikowej pojęcie reprezentacji oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. („Słownik języka polskiego” Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992). Jeżeli zatem poczęstunek czy posiłek w restauracji nie będzie miał tych cech, to nie będzie miał charakteru reprezentacyjnego. Tym samym nie będzie do niego miało zastosowanie wyłączenie z kosztów podatkowych jako wydatek na reprezentację.
Takie stanowisko zajął między innymi Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 27 sierpnia 2009 r. (sygn.: IPPB5/4240-24/09-2/AM).
Odnosi się ono do stanu faktycznego, w którym spółka organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo spółka ustala warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.
Jeśli spotkania odbywają się w biurze spółki, spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża. Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem spółki, np. przedstawiciel spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji).
Spółka podkreślała, że takie spotkanie w restauracji nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie spółka chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Spółka wskazywała, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu.
Spółka stała na stanowisku, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki przez nią ponoszone na organizację takich spotkań z kontrahentami (spotkań, które mają miejsce poza biurem). Spółka uważała, że oferując kontrahentowi kawę i drobne przekąski w biurze może zaliczyć wydatek poniesiony na nabycie kawy i drobnych przekąsek do kosztów uzyskania przychodów, zaś płacąc za kawę i drobne przekąski w restauracji, takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć nie może.
Spotkania z kontrahentami zawsze mają charakter biznesowy. Podczas spotkań omawiane są bieżące sprawy dotyczące przede wszystkim współpracy spółki z danym kontrahentem. Spółka organizując spotkanie nie działa więc w celu wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku, ale w celu omówienia konkretnych spraw związanych ze współpracą z danym kontrahentem. Ponadto spółka podkreślała, że spotkania te nie mają charakteru wystawnej imprezy. Nie są to okazałe posiłki, które miałyby na celu: „uwypuklenie zasobności” spółki.
Przedstawiciel spółki zapraszając danego kontrahenta do restauracji płaci za takie spotkanie (za kawę, herbatę, obiad, czy kolację), gdyż tego wymagają zasady dobrego wychowania. Trudno byłoby wymagać od zaproszonego kontrahenta, aby sam uregulował swój rachunek. Powszechnie przyjętą zasadą jest bowiem to, że osoba zapraszająca do restauracji ponosi koszt takiego spotkania.
Spółka podniosła też, że spotkania takie mają charakter okazjonalny. Zdarzają się zwłaszcza w sytuacji, gdy kontrahenci spółki nie prowadzą działalności w miejscowości, w której spółka posiada biuro. Przedstawiciel spółki odwiedzając danego kontrahenta proponuje mu spotkanie w restauracji. Kontrahentami spółki są często osoby prowadzące składy budowlane, hurtownie, itp. W obiektach tych często nie ma sali konferencyjnej, czy wydzielonego pomieszczenia, w którym można prowadzić negocjacje handlowe, czy omawiać warunki współpracy. Zdarza się też, że kontrahent proponuje spotkanie w restauracji zamiast w biurze spółki z uwagi na łatwiejszy dojazd, itp.
Dyrektor Izby Skarbowej przyznał rację spółce. Uznał też, że ponoszone przez nią wydatki nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.
Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 6 stycznia 2009 r. (sygn.: ILPB3/423-666/08-2/KS), w której stwierdził, że wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości.
Takie samo stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 13 sierpnia 2008 (sygn.: IBPB3/423-405/08/PC). Organ podatkowy stwierdził, że: wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty napoi bezalkoholowych, słodyczy udokumentowane fakturami VAT przeznaczone na posiedzenia Zarządu Spółki, Rady Nadzorczej Spółki, Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, narad kierownictwa spółki, zebrań pracowniczych, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych koszty uzyskania przychodów.
Podobnie wydatki na zakup ww. artykułów spożywczych dla osób nie będących organami Spółki np. kontrahentów przeznaczonych na poczęstunek na spotkaniach, jeśli są na zwyczajowo przyjętym poziomie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Jak widać z powyższego zmienia się utrwalona od lat praktyka kwestionowania jako kosztów podatkowych wszelkich wydatków na artykuły spożywcze, napoje czy usługi gastronomiczne przekazywane podczas spotkań z kontrahentami. Traktując do tej pory takie stanowisko organów jako nieprzejednane, z reguły bezpieczniej było uznać wydatki z tego tytułu jako niestanowiące koszty uzyskania przychodu.
Obecnie można się zastanowić nad zmianą takiego postępowania, choć oczywiście nie wiadomo, czy tak korzystne stanowisko nie jest przejściowe. Warto też rozważyć wystąpienie o własną indywidualną interpretację w tej kwestii, bo nie wiadomo jak długo organy podatkowe będą reprezentowały takie korzystne stanowisko.
Można oczywiście też rozważać wystąpienie o stwierdzenie nadpłaty za lata, w których firma sama wyłączała te wydatki z kosztów podatkowych. Trzeba jednak pamiętać, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. A zatem, tylko za ten okres możliwe jest ewentualne wystąpienie o stwierdzenie nadpłaty w podatku dochodowym.
Trzeba mieć też na uwadze konieczność wykazania, że dany wydatek poniesiony był podczas spotkania z kontrahentem, co może być trudne po latach jeżeli dokument nie był opisany. Zgodnie jednak z art. 180 §1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm., dalej op), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być więc m.in. zeznania świadków.
Na podstawie art. 75 §3 op, podatnik równocześnie z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty jest obowiązany złożyć skorygowane zeznanie. Jeżeli prawidłowość skorygowanego zeznania nie budzi wątpliwości, organ podatkowy na podstawie art. 75 §4 op, zwraca nadpłatę bez wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę.
Jeżeli potem okaże się, że zwrotu nadpłaty w tym trybie, dokonano nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej, od kwoty nadpłaty podlegającej zwrotowi nie nalicza się odsetek za zwłokę. W tym zakresie nie wszczyna się również postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Stanowi o tym art. 75 §5 op.
W przypadku zaś gdyby prawidłowość skorygowanego zeznania budziła wątpliwości, to organ wszczyna postępowanie podatkowanie w celu wydania decyzji, od której można się będzie odwołać do dyrektora izby skarbowej. W tym przypadku nie nastąpi zwrot nadpłaty, a tym samym podatnikowi nie będą naliczane odsetki za zwłokę.
Trudno też uznać za możliwe zarzucenie podatnikowi przestępstwa skarbowego skoro kierował się on stanowiskiem organów podatkowych zawartym w powyżej przedstawionych interpretacjach. Niemniej występując o stwierdzenie nadpłaty trzeba też mieć na uwadze czy kwoty spornych wydatków i nadpłata z tego tytułu będzie tak duża że warto ryzykować aby w trakcie ewentualnej kontroli organy podatkowe nie zakwestionowały np. innych kosztów czy rozliczeń VAT.
Tekst opublikowano: 11 września 2009 r.
Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Oznacza to, że wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów nie stanowią kosztów podatkowych gdy ponoszone są w ramach reprezentacji.
Taką wykładnię tego przepisu potwierdza wyrok WSA w Warszawie z 12 czerwca 2008 r. (sygn.: III SA/Wa 157/08), w którym Sąd wskazał, że wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
Nierzadko w trakcie działalności gospodarczej prowadzone są negocjacje z kontrahentami i gdy odbywają się w siedzibie firmy, to podczas takich rozmów kontrahenci częstowani są kawą czy herbatą, podawane są ciastka. Często rozmowy biznesowe odbywają się na neutralnym gruncie, np. w restauracji. Podczas takich spotkań zamawiany jest lunch czy obiad. Dotychczas takie wydatki były kwestionowane jako koszty podatkowe.
Według definicji słownikowej pojęcie reprezentacji oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. („Słownik języka polskiego” Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992). Jeżeli zatem poczęstunek czy posiłek w restauracji nie będzie miał tych cech, to nie będzie miał charakteru reprezentacyjnego. Tym samym nie będzie do niego miało zastosowanie wyłączenie z kosztów podatkowych jako wydatek na reprezentację.
Takie stanowisko zajął między innymi Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 27 sierpnia 2009 r. (sygn.: IPPB5/4240-24/09-2/AM).
Odnosi się ono do stanu faktycznego, w którym spółka organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo spółka ustala warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.
Jeśli spotkania odbywają się w biurze spółki, spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża. Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem spółki, np. przedstawiciel spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji).
Spółka podkreślała, że takie spotkanie w restauracji nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie spółka chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Spółka wskazywała, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu.
Spółka stała na stanowisku, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki przez nią ponoszone na organizację takich spotkań z kontrahentami (spotkań, które mają miejsce poza biurem). Spółka uważała, że oferując kontrahentowi kawę i drobne przekąski w biurze może zaliczyć wydatek poniesiony na nabycie kawy i drobnych przekąsek do kosztów uzyskania przychodów, zaś płacąc za kawę i drobne przekąski w restauracji, takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć nie może.
Spotkania z kontrahentami zawsze mają charakter biznesowy. Podczas spotkań omawiane są bieżące sprawy dotyczące przede wszystkim współpracy spółki z danym kontrahentem. Spółka organizując spotkanie nie działa więc w celu wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku, ale w celu omówienia konkretnych spraw związanych ze współpracą z danym kontrahentem. Ponadto spółka podkreślała, że spotkania te nie mają charakteru wystawnej imprezy. Nie są to okazałe posiłki, które miałyby na celu: „uwypuklenie zasobności” spółki.
Przedstawiciel spółki zapraszając danego kontrahenta do restauracji płaci za takie spotkanie (za kawę, herbatę, obiad, czy kolację), gdyż tego wymagają zasady dobrego wychowania. Trudno byłoby wymagać od zaproszonego kontrahenta, aby sam uregulował swój rachunek. Powszechnie przyjętą zasadą jest bowiem to, że osoba zapraszająca do restauracji ponosi koszt takiego spotkania.
Spółka podniosła też, że spotkania takie mają charakter okazjonalny. Zdarzają się zwłaszcza w sytuacji, gdy kontrahenci spółki nie prowadzą działalności w miejscowości, w której spółka posiada biuro. Przedstawiciel spółki odwiedzając danego kontrahenta proponuje mu spotkanie w restauracji. Kontrahentami spółki są często osoby prowadzące składy budowlane, hurtownie, itp. W obiektach tych często nie ma sali konferencyjnej, czy wydzielonego pomieszczenia, w którym można prowadzić negocjacje handlowe, czy omawiać warunki współpracy. Zdarza się też, że kontrahent proponuje spotkanie w restauracji zamiast w biurze spółki z uwagi na łatwiejszy dojazd, itp.
Dyrektor Izby Skarbowej przyznał rację spółce. Uznał też, że ponoszone przez nią wydatki nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.
Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 6 stycznia 2009 r. (sygn.: ILPB3/423-666/08-2/KS), w której stwierdził, że wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości.
Takie samo stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 13 sierpnia 2008 (sygn.: IBPB3/423-405/08/PC). Organ podatkowy stwierdził, że: wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty napoi bezalkoholowych, słodyczy udokumentowane fakturami VAT przeznaczone na posiedzenia Zarządu Spółki, Rady Nadzorczej Spółki, Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, narad kierownictwa spółki, zebrań pracowniczych, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych koszty uzyskania przychodów.
Podobnie wydatki na zakup ww. artykułów spożywczych dla osób nie będących organami Spółki np. kontrahentów przeznaczonych na poczęstunek na spotkaniach, jeśli są na zwyczajowo przyjętym poziomie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Jak widać z powyższego zmienia się utrwalona od lat praktyka kwestionowania jako kosztów podatkowych wszelkich wydatków na artykuły spożywcze, napoje czy usługi gastronomiczne przekazywane podczas spotkań z kontrahentami. Traktując do tej pory takie stanowisko organów jako nieprzejednane, z reguły bezpieczniej było uznać wydatki z tego tytułu jako niestanowiące koszty uzyskania przychodu.
Obecnie można się zastanowić nad zmianą takiego postępowania, choć oczywiście nie wiadomo, czy tak korzystne stanowisko nie jest przejściowe. Warto też rozważyć wystąpienie o własną indywidualną interpretację w tej kwestii, bo nie wiadomo jak długo organy podatkowe będą reprezentowały takie korzystne stanowisko.
Można oczywiście też rozważać wystąpienie o stwierdzenie nadpłaty za lata, w których firma sama wyłączała te wydatki z kosztów podatkowych. Trzeba jednak pamiętać, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. A zatem, tylko za ten okres możliwe jest ewentualne wystąpienie o stwierdzenie nadpłaty w podatku dochodowym.
Trzeba mieć też na uwadze konieczność wykazania, że dany wydatek poniesiony był podczas spotkania z kontrahentem, co może być trudne po latach jeżeli dokument nie był opisany. Zgodnie jednak z art. 180 §1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm., dalej op), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być więc m.in. zeznania świadków.
Na podstawie art. 75 §3 op, podatnik równocześnie z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty jest obowiązany złożyć skorygowane zeznanie. Jeżeli prawidłowość skorygowanego zeznania nie budzi wątpliwości, organ podatkowy na podstawie art. 75 §4 op, zwraca nadpłatę bez wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę.
Jeżeli potem okaże się, że zwrotu nadpłaty w tym trybie, dokonano nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej, od kwoty nadpłaty podlegającej zwrotowi nie nalicza się odsetek za zwłokę. W tym zakresie nie wszczyna się również postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Stanowi o tym art. 75 §5 op.
W przypadku zaś gdyby prawidłowość skorygowanego zeznania budziła wątpliwości, to organ wszczyna postępowanie podatkowanie w celu wydania decyzji, od której można się będzie odwołać do dyrektora izby skarbowej. W tym przypadku nie nastąpi zwrot nadpłaty, a tym samym podatnikowi nie będą naliczane odsetki za zwłokę.
Trudno też uznać za możliwe zarzucenie podatnikowi przestępstwa skarbowego skoro kierował się on stanowiskiem organów podatkowych zawartym w powyżej przedstawionych interpretacjach. Niemniej występując o stwierdzenie nadpłaty trzeba też mieć na uwadze czy kwoty spornych wydatków i nadpłata z tego tytułu będzie tak duża że warto ryzykować aby w trakcie ewentualnej kontroli organy podatkowe nie zakwestionowały np. innych kosztów czy rozliczeń VAT.
Tekst opublikowano: 11 września 2009 r.
