Kto ma obowiązek ustalić regulamin pracy?

Jak wspomnieliśmy, regulamin pracy jest wewnętrznym aktem prawnym, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.

Przykładowe zapisy:

„Regulamin pracy jest aktem normatywnym, ustalającym organizację i porządek pracy w (nazwa pracodawcy) oraz określającym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.

Pracodawca zapoznaje z treścią regulaminu pracy każdego przyjmowanego do pracy pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy, a pracownik potwierdza znajomość regulaminu swoim podpisem na oddzielnym dokumencie stanowiącym takie potwierdzenie.

W sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nieuregulowanych szczegółowo niniejszym regulaminem, zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych z zakresu prawa pracy”.

Nie ma natomiast przeszkód, żeby regulamin pracy zawierał zapisy bardziej korzystne dla pracownika niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.

Przykładowy zapis:

„Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do 30-minutowej płatnej przerwy, wliczanej do czasu pracy. Termin wykorzystania przerwy ustala bezpośredni przełożony pracownika”.

Sąd Najwyższy uznał, że akt normatywny hierarchicznie niższy, lecz korzystniejszy dla pracownika, ma w prawie pracy pierwszeństwo zastosowania przed aktami hierarchicznie wyższymi (wyrok Sądu Najwyższego z 27 lutego 2003 r., I PK 361/02,OSNP 2003/14/7).

Regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli:

1. porządek i organizację w procesie pracy określają postanowienia układu zbiorowego pracy lub
2. pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Uchylanie regulaminu w razie spadku zatrudnienia i wprowadzanie go ponownie w razie wzrostu stosownie do liczby zatrudnionych prowadziłoby do wielu utrudnień organizacyjnych, zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.

Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

Przykładowe zapisy:

„Samowolne opuszczenie stanowiska pracy przed zakończeniem danej zmiany bądź w czasie godzin pracy jest zabronione. Niedopuszczalna jest również samowolna, bez zgody przełożonego, zmiana stanowiska pracy i wyznaczonych godzin pracy”.

„Pracownik może opuścić miejsce pracy za zgodą bezpośredniego przełożonego. Godziny wyjścia i powrotu do pracy rejestruje się na liście obecności”.

„1) Czas pracy powinien być w pełni wykorzystany na pracę zawodową. Załatwianie spraw osobistych i innych niezwiązanych z pracą zawodową powinno odbywać się w czasie wolnym od pracy.

2) Pracodawca udziela zwolnień od pracy na umotywowany wniosek pracownika zaopiniowany przez jego bezpośredniego przełożonego, jeżeli nie zakłóci to toku pracy. Pracownikowi za czas tego zwolnienia nie przysługuje wynagrodzenie.

3) Pracownik powinien być zwolniony na czas wizyty u lekarza, jeżeli przeprowadzenie badania lekarskiego nie jest możliwe w czasie wolnym od pracy.

Pracownik może być zwolniony od pracy na czas niezbędny do załatwienia ważnych spraw osobistych lub rodzinnych, które wymagają załatwienia w godzinach pracy”.

„Pracownik może przebywać na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy, za pisemnym zezwoleniem bezpośredniego przełożonego”.

„Pracownikom są przydzielane nieodpłatnie odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, na zasadach określonych Kodeksem pracy i innymi przepisami prawa.

W przypadku dopuszczenia do używania własnej odzieży i obuwia roboczego pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, na zasadach określonych zarządzeniem rektora wydanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi.

Przełożony nie dopuszcza pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianego do stosowania na danym stanowisku pracy”.

2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

Przykładowe zapisy:

„W spółce obowiązuje podstawowy system czasu pracy, przewidujący pracę przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku”.

„Pracownicy działu serwisowego zatrudnieni są w systemie zadaniowego czasu pracy. Przydział zadań następuje raz na 2 tygodnie po porozumieniu z pracownikiem”.

„Praca w działach produkcyjnych odbywa się w systemie zmianowym.

• I zmiana - godz. 6.00-14.00,
• II zmiana - godz. 14.00-22.00,
• III zmiana - godz. 22.00-6.00”.

„Pracownicy ochrony zatrudnieni są w równoważnym systemie czasu pracy. Obowiązuje ich 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Rozkład czasu pracy (harmonogram) kierownicy zmian ustalają każdorazowo na dany okres rozliczeniowy. Nowy rozkład czasu pracy podawany jest do wiadomości pracowników nie później niż ostatniego dnia bieżącego okresu rozliczeniowego, a jeśli ten dzień jest dniem wolnym - w dniu go poprzedzającym”.

„Pracownicy działu obsługi klienta zatrudnieni są w systemie równoważnego czasu pracy określonym w art. 135 kp i obowiązuje ich 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownicy obsługi biurowej zatrudnieni są w podstawowym systemie czasu pracy i obowiązuje ich 4-miesięczny okres rozliczeniowy”.

3. porę nocną,

Przykładowy zapis:

„Pora nocna obowiązuje w godzinach: od 22.00. do 6.00”.

4. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

„Wynagrodzenie za pracę jest wypłacane: w kasie spółki, w ostatnim dniu miesiąca (w przypadku gdy jest to dzień wolny od pracy - w najbliższy roboczy dzień go poprzedzający), w godz. 12.00-16.00”.

„1) Wypłata wynagrodzenia następuje w siedzibie pracodawcy.

2) W przypadku pracowników świadczących pracę w innym stałym miejscu wynagrodzenie jest wypłacane w miejscu wykonywania pracy.

3) Wypłaty wynagrodzenia dokonuje osoba upoważniona do tego przez pracodawcę na piśmie”.

„1) Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej do rąk pracownika bądź osoby przez niego upoważnionej na piśmie.

2) Wynagrodzenie może być także wypłacane przelewem na konto bankowe pracownika po uzyskaniu jego pisemnej zgody.

3) Wypłata wynagrodzenia następuje w godzinach pracy”.

5. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

6. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

7. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

Przykładowe zapisy:

„Ochrona pracy kobiet i młodocianych

1. Nie wolno zatrudniać kobiet przy pracach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia.

Wykaz prac wykonywanych w zakładzie pracy, uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

2. Kobiety w ciąży nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej.

Kobiety w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy.

3. Młodocianego nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej.

Wykaz prac wykonywanych w zakładzie pracy, przy których nie wolno zatrudniać młodocianych, stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

Rodzaje prac wykonywanych w zakładzie pracy oraz wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, stanowią załącznik do niniejszego regulaminu”.

8. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

Przykładowe zapisy:

„W razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy lub stanowią bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo oddalić się z miejsca zagrożenia, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

Za czas powstrzymywania się od wykonywania pracy lub oddalenia się z miejsca zagrożenia - w przypadkach, o których mowa wyżej - pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia”.

„Pracodawca obowiązany jest informować pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną przez nich pracą. Jeżeli omawiane ryzyko dotyczy określonej grupy zawodowej, informacji udziela się na piśmie przez umieszczenie jej na tablicy ogłoszeń. W przypadku gdy ryzyko zawodowe związane jest z określonymi stanowiskami pracy, właściwa informacja o nim przekazywana jest ustnie każdemu pracownikowi zatrudnionemu na takim stanowisku.

Pracodawca przeprowadza, na swój koszt, badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących w zakładzie pracy, a wyniki tych badań i pomiarów udostępnia pracownikom poprzez umieszczenie ich na tablicy ogłoszeń”.

9. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,

Przykładowe zapisy:

„Przybycie do pracy pracownicy potwierdzają: na liście obecności, znajdującej się na portierni budynku głównego bezpośrednio po wejściu na teren spółki”.

„W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy: pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w 2. dniu nieobecności w pracy. Zawiadomienia o przyczynie nieobecności w pracy pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie kontaktując się z kierownikiem działu bądź jego zastępcą albo za pośrednictwem innego środka łączności (pocztą elektroniczną) czy drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie wyżej określonego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym (Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.)”.

„Nieobecność pracownika w pracy powinna być odnotowana z zaznaczeniem, czy jest to nieobecność usprawiedliwiona”.

„Opuszczenie pracy lub spóźnienie się do pracy usprawiedliwiają ważne przyczyny, a w szczególności:

a) choroba pracownika lub członka rodziny wymagającego sprawowania przez pracownika osobistej opieki,

b) wypadek pracownika lub członka rodziny,

c) okoliczności wymagające sprawowania przez pracownika opieki nad dzieckiem,

d) zakłócenia w funkcjonowaniu komunikacji”.

„W razie nieobecności pracownika w pracy z powodu:

1. niezdolności do pracy na skutek choroby pracownika lub jego izolacji z powodu choroby zakaźnej,
2. leczenia uzdrowiskowego, jeżeli jego okres uznany jest zaświadczeniem lekarskim za okres niezdolności do pracy z powodu choroby,
3. choroby członka rodziny pracownika, wymagającej sprawowania przez pracownika osobistej opieki,

pracownik jest obowiązany usprawiedliwić nieobecność, doręczając pracodawcy zaświadczenie lekarskie najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy”.

„W przypadku spóźnienia się do pracy pracownik powinien niezwłocznie zgłosić się do bezpośredniego przełożonego celem usprawiedliwienia spóźnienia. Decyzję o formie usprawiedliwienia (ustna lub pisemna) podejmuje przełożony, któremu bezpośrednio podlega pracownik”.

„W czasie nieobecności pracownika kierownik komórki organizacyjnej będący bezpośrednim przełożonym tego pracownika, w miarę potrzeby, czynności nieobecnego rozdziela pomiędzy innych pracowników podległych temu przełożonemu”.

10. informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 kp z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

„Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonego porządku, regulaminu pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych pracodawca może stosować:

• karę upomnienia,
• karę nagany.

Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może zastosować również karę pieniężną”.

Proszę jednak pamiętać, że nie jest to jednak wyliczenie wyczerpujące. Wskazuje na to użyty w art. 104¹ Kodeksu pracy zwrot „w szczególności”, co oznacza, że w regulaminie mogą zostać uregulowane także inne zagadnienia w zależności od potrzeb konkretnego pracodawcy lub specyfiki prowadzonej działalności.

1. Dotyczące ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych

„Ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 kp jest:

• rażąca niedbałość o maszyny, narzędzia i powierzone materiały,
• wykonywanie prac niezwiązanych ze stosunkiem pracy,
• nieusprawiedliwione nieprzybycie do pracy, częste spóźnianie się lub samowolne opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub po spożyciu innego środka odurzającego bądź spożywanie alkoholu czy przyjmowanie innego środka odurzającego w miejscu pracy,
• wykonywanie pracy zarobkowej w okresie orzeczonej w zwolnieniu lekarskim niezdolności do pracy lub zawinione wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób rażąco niezgodny z jego celem,
• opuszczanie się wobec współpracowników i podwładnych działań, które są uznawane za mobbing”.

2. Dotyczące udzielania urlopu wypoczynkowego

„Urlop wypoczynkowy udzielany jest pracownikowi na zasadach określonych w Kodeksie pracy, zgodnie z planem urlopów.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Do 31 grudnia każdemu pracownikowi, podaje się do wiadomości plan urlopów na następny rok kalendarzowy. Pracownik potwierdza zapoznanie się z planem własnoręcznym podpisem.

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi na podstawie art. 167² kp.

W celu potwierdzenia rozpoczęcia urlopu przed terminem jego rozpoczęcia pracownik ma obowiązek złożyć do bezpośredniego przełożonego wniosek urlopowy.

Wniosek urlopowy wymaga pisemnej akceptacji bezpośredniego przełożonego. Po akceptacji wniosku bezpośredni przełożony przekazuje go specjaliście do spraw kadr i płac.

Na polecenie bezpośredniego przełożonego przed rozpoczęciem urlopu pracownik jest zobowiązany do przekazania niezbędnych informacji, dokumentów i przedmiotów osobie, która będzie go zastępowała”.

Urlopu na żądanie

„Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu, o którym mowa w art. 167² kp bezpośredniemu przełożonemu lub - w razie jego nieobecności, specjaliście do spraw kadr i płac, przed wyznaczoną godziną rozpoczęcia pracy albo niezwłocznie po niej.

Forma zawiadomienia jest dowolna (telefonicznie, sms-em, e-mailem), z tym że niezwłocznie po powrocie do pracy pracownik powinien potwierdzić na piśmie wykorzystanie urlopu na żądanie”.

3. Postępowania wobec nietrzeźwego pracownika

„W razie podejrzenia lub stwierdzenia naruszenia przez pracownika obowiązku trzeźwości bezpośredni przełożony pracownika ma obowiązek nie dopuścić go do wykonywania pracy i zabronić przebywania na terenie zakładu pracy.

Bezpośredni przełożony ma obowiązek odsunięcia od pracy pracownika, który spożywał alkohol w czasie pracy.

W razie zaistnienia takich okoliczności przełożony ma prawo wymagać uczestnictwa świadka.

Osoba przeprowadzająca kontrolę trzeźwości lub ją zlecająca (gdy kontrola polega na badaniu krwi lub moczu) sporządza protokół z okoliczności niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy lub wydania polecenia zaprzestania wykonywania pracy oraz okoliczności kontroli.

Protokół sporządza się również, gdy pracownik odmawia poddania się badaniu. W razie uczestnictwa świadka potwierdza on zaistniałe zdarzenia swoim podpisem.

W razie stwierdzenia stanu po spożyciu alkoholu wynikiem badania, pracownik ma obowiązek zwrócić poniesione przez pracodawcę koszty badania”.

4. Przyznawania nagród

„1) Pracownikom, którzy wzorowo wypełniają swoje obowiązki, przejawiają inicjatywę w pracy oraz podnoszą jej wydajność i jakość, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia:

• nagroda pieniężna,
• nagroda rzeczowa,
• pochwała pisemna,
• dyplom uznania,

2) Nagrody i wyróżnienia, o których mowa w ust. 1, przyznaje pracodawca na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika lub bez takiego wniosku.

3) Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika”.

5. Limitu nadgodzin

„Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekraczać 384 godzin w roku kalendarzowym dla pracownika ze stażem pracy do 10 lat i 376 godzin w roku kalendarzowym dla pracownika ze stażem co najmniej 10 lat.”

6. Innych zasad organizacyjnych

„Korzystanie z telefonów służbowych do celów prywatnych jest dozwolone wyłącznie za pisemną zgodą bezpośredniego przełożonego. Pracownik ma obowiązek pokryć koszty prywatnych połączeń telefonicznych na podstawie billingów udostępnionych przez pracodawcę.”

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

W celu usprawnienia pracy nad wprowadzeniem regulaminu pracodawca i działająca u niego organizacja związkowa, przystępując do negocjacji dotyczących ustalenia treści postanowień regulaminu pracy, powinni określić maksymalny czas ich trwania.

W przepisach Kodeksu pracy nie została bowiem wskazana maksymalna granica czasu trwania negocjacji w tym zakresie. W razie gdy zakładowa organizacja związkowa nie zgadza się na termin zaproponowany przez pracodawcę i nie podaje terminu, który byłby do przyjęcia dla pracodawcy, można uznać, że pracodawca jest samodzielnie uprawniony do wydania regulamin pracy. Pracodawca sam ustala regulamin pracy, także w sytuacji gdy działające u niego organizacje związkowe nie przedstawiły wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie treści regulaminu pracy w terminie 30 dni.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca ma swobodę co do wyboru sposobu podania regulaminu do wiadomości pracowników. Może więc to nastąpić przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie pocztą elektroniczną (jeśli wszyscy pracownicy mają do niej dostęp).

Zmiana treści regulaminu pracy lub zastąpienie go nowym aktem następuje w tym samym trybie co jego ustanowienie. Wynikające z regulaminu warunki pracy (np. rozkład czasu pracy) ulegają zmianie wraz z wejściem w życie zmian regulaminu pracy, nawet wówczas, gdy zmieniony regulamin jest mniej korzystny dla pracowników niż regulamin dotychczasowy.

W stosunku do regulaminu pracy nie obowiązuje bowiem zasada, że postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się na drodze wypowiedzenia zmieniającego. W sytuacji natomiast gdy warunki pracy związane z jej organizacją zostały wyraźnie zapisane w umowach o pracę pracowników - wtedy ich zmiana wymagałaby wypowiedzenia przez pracodawcę warunków pracy i płacy lub też porozumienia stron w tym zakresie.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Ponieważ regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników - musi być znany każdemu pracownikowi firmy. Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy pracodawca musi uzyskać od pracownika przed dopuszczeniem go do pracy, ale po tym jak pracownik zapozna się z treścią regulaminu pracy.

Poniżej zamieściliśmy przykładowy wzór zapoznania się z treścią regulaminu pracy.

Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy

Oświadczam, że w związku z podjęciem pracy w …….. na stanowisku …….. przed rozpoczęciem pracy zostałem/-am zapoznany/-a przez pracodawcę z treścią obowiązującego regulaminu pracy, zgodnie z wymaganiem art. 104³ § 2 Kodeksu pracy.

………………………………………………………….. (data i podpis pracownika)