W biznesie wizerunek pełni bardzo ważną rolę. Jednym ze sposobów dbania o wizerunek przedsiębiorstwa jest wprowadzenie wewnętrznych standardów dotyczących ubioru pracowników. Co więcej, niektórzy pracodawcy wychodzą z założenia, że pracownicy są „wizytówką” ich przedsiębiorstwa i dlatego konieczne jest finansowanie ubioru służbowego. Istotne przy tym jest to, aby dokonywane przez nich wydatki na zakup strojów służbowych mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Które elementy ubioru spełniają takie kryteria, dowiesz się z tekstu.
Przepisy ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), dalej: updof nie regulują w sposób jednoznaczny kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na nabycie ubioru dla pracowników. Dlatego też rozstrzygnięcie tego zagadnienia wymaga analizy zasad ogólnych.
Warunkami kwalifikującymi dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów są:
- poniesienie kosztu w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie zakwalifikowanie wydatku do grupy kosztów nieuznawanych przez ustawę za koszty uzyskania przychodów
Pierwszy z wyżej wskazanych warunków jest spełniony w przypadkach, gdy pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem lub źródłem przychodu istnieje związeko charakterze przyczynowo-skutkowym.
Do kosztów uzyskania przychodu można więc zliczyć te gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu.
Kiedy wydatki na ubiór nie są kosztami podatkowymi?
Wydatkami, które w myśl definicji kosztów uzyskania przychodu nie mogą zostać do nich zaliczone są m.in. wydatki służące zaspokajaniu osobistych potrzeb podatnika.
| Do tej kategorii wydatków należy zaliczyć m.in. wydatki na nabycie strojów służbowych dla pracowników takich jak:garnitur, koszula, krawat, żakiet, itp. Taki sposób interpretacji przepisów prezentują również organy podatkowe (m.in. postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie z 16 marca 2007 r. sygn. IA-415/201/2006). |
Ubiór spełniający funkcję reklamową stanowi koszt uzyskania przychodu
Wydatki na ubiór zakupiony przez pracodawcę dla pracowników mogą w pewnych okolicznościach zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Chodzi tu o sytuacje, w których ubiór pracownika oprócz swojej podstawowej roli, pełni również funkcję marketingową np. poprzez kolor tożsamy z tym, jaki jest używany w wystroju siedziby lub pomieszczeń przeznaczonych do obsługi klientów, a także poprzez posiadanie logo pracodawcy. W takich przypadkach koszty zakupu strojów służbowych dla pracowników mogą zostać zaliczone przez pracodawców do kosztów uzyskania przychodu jako wydatki związane z reklamą.
Należy jednak pamiętać o dwóch kwestiach.
Butów lepiej nie zaliczać do kosztów
Po pierwsze, nie każda część ubioru pracownika może zostać wykorzystana do celów marketingowych. W przypadku sekretarek lub przedstawicieli handlowych dotyczyć to będzie np. obuwia. Trudno jest bowiem w takich sytuacjach uznać, że wydatek ma jakikolwiek związek z promocją pracodawcy. Za koszt uzyskania przychodu można natomiast uznać wydatki na nabycie marynarki lub żakietu, zawierające w widocznym miejscu logo pracodawcy (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 kwietnia 2010 r., sygn. IPPB5/423-110/10-2/AM).
Wydatek na strój nie może być zbyt kosztowny
Po drugie, wydatki na stroje dla pracowników muszą być dokonywane racjonalnie. Inaczej mówiąc, cena nabycia strojów dla pracowników musi mieścić się w pewnych ogólnych standardach przyjętych dla tego typu wydatków. Kosztem uzyskania przychodu są wydatki racjonalne i uzasadnione ekonomicznie.
| Nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków np. na nabycie dla przedstawiciela handlowego garnituru z logo pracodawcy za kilka lub kilkanaście tysięcy złotych. |
Podsumowując, wydatki na nabycie strojów służbowych dla pracowników, co do zasady, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Jednakże w pewnych okolicznościach i pod pewnymi warunkami wydatki tego rodzaju mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, przy czym istotną kwestią jest racjonalność wydatku.
Podstawa prawna: - art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).
