Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Jak ustalić liczbę pracowników? Co się dzieje z regulaminem wynagradzania, gdy liczba zatrudnionych spadnie poniżej 20 pracowników? Kiedy układ zbiorowy wyklucza regulamin wynagradzania? Jakie są zasady ustalania regulaminu wynagradzania. Przykładowy regulamin wynagradzania oraz odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tekście.
Jak wynika z art. 77 Kodeksu pracy, (dalej: kp)pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
Z tego zapisu (a także art. 5 kp, w świetle którego pracodawcy, dla których zasady wynagradzania określa ustawa, tzw. pragmatyka pracownicza, nie muszą tworzyć regulaminu wynagradzania) wynika, że nie wszyscy pracodawcy mają obowiązek ustalania warunków wynagradzania swoich pracowników w regulaminie wynagradzania.
Regulaminu wynagradzania nie muszą ustalać pracodawcy:
- zatrudniający mniej niż 20 pracowników,
- państwowe jednostki sfery budżetowej,
- u których układ zbiorowy pracy wystarczająco dokładnie określa zasady wynagradzania.
Jak ustalić liczbę pracowników?
Uwzględnia się tylko osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy.
| Pomija się niepracowników, czyli osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło, stażystów skierowanych z urzędu pracy, pracowników tymczasowych skierowanych z agencji pracy tymczasowej. |
Bierze się faktyczną liczbę zatrudnionych pracowników, a nie liczbę etatów (czyli bez przeliczania na pełne etaty - 2 pracowników zatrudnionych na ½ etatu, to na potrzeby ustalenia regulaminu wynagradzania 2 pracowników, a nie jeden pracownik).
Zlicza się pracowników bez względu na rodzaj umowy o pracę, na podstawie której są zatrudnieni.
A zatem, nie tylko pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony, ale także pracowników zatrudnionych na podstawie umów terminowych, w tym nawet krótkotrwałych umów na okres próbny i na czas określony, na zastępstwo oraz młodocianych zatrudnionych na podstawie umów o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz w celu wykonywania prac lekkich (art. 194 i 2001 kp).
Nie ma oczywiście przeszkód, żeby pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników wprowadził w firmie regulamin wynagradzania, ale nie ma takiego obowiązku.
Co się dzieje z regulaminem wynagradzania, gdy liczba zatrudnionych spadnie poniżej 20 pracowników?
Regulamin wynagradzania nadal obowiązuje.
Pracodawca może się z niego wycofać, przenosząc postanowienia dotyczące wynagradzania pracowników do ich umów o pracę, a z dodatkowych świadczeń, np. premii, może zrezygnować, wręczając pracownikom wypowiedzenia zmieniające (lub porozumienia zmieniające, gdyby pracownicy chcieli się zgodzić na pogorszenie zasad wynagradzania).
Wydaje się jednak, że działanie takie jest niepraktyczne. Wygodniej jest mieć uporządkowane kwestie płacowe, w jednym, konkretnym dokumencie. Zwłaszcza że gdyby liczba zatrudnionych wzrosła do 20 lub więcej osób - procedurę wprowadzania regulaminu pracy trzeba będzie przeprowadzić od nowa.
Kiedy układ zbiorowy wyklucza regulamin wynagradzania?
Sam fakt obowiązywania w firmie układu zbiorowego pracy nie zwalnia automatycznie pracodawcy z obowiązku ustalania warunków wynagradzania w regulaminie wynagradzania.
| Istnienie lub nieistnienie obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania zależy od charakteru i stopnia szczegółowości postanowień układu zbiorowego pracy odnoszących się do warunków wynagradzania pracowników (art. 772 § 3 kp). |
Jeżeli zakładowy bądź ponadzakładowy układ zbiorowy pracy na tyle precyzyjnie określa warunki wynagradzania pracowników, że możliwe jest określenie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę, pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.
Jeżeli natomiast układ zbiorowy pracy w części dotyczącej wynagrodzenia za pracę ma charakter ogólny, wskazuje np. tylko strukturę wynagrodzenia, czyli jego składniki bez określenia zasad ustalania ich wysokości, to wówczas pracodawca będzie musiał ustalić szczegółowe warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Sytuacja taka mogłaby wystąpić, gdyby doszło do objęcia pracowników ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, gdyż takie układy mają z reguły bardziej ogólny charakter niż układy zakładowe.
Kogo regulamin wynagradzania nie obejmuje?
Regulaminem wynagradzania nie obejmuje się:
- członków korpusu służby cywilnej,
- pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania,
- pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w: urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego, biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego,
- sędziów i prokuratorów,
- pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2 kp, oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.
Znaczenie regulaminu wynagradzania
Regulamin wynagradzania jest wewnętrznym źródłem prawa u danego pracodawcy. Oznacza to, że postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy prawa pracy, a także mniej korzystne od postanowień układów zbiorowych pracy oraz innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów (art. 9 § 2 i art. 9 § 3 kp).
Nie można więc ustalić w regulaminie wynagradzania np., że dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, powodujących przekroczenie dobowej normy czasu pracy będzie rekompensowany 20% dodatkiem do wynagrodzenia.
Przepisy regulaminu wynagradzania nie mają zastosowania, jeżeli prawo do poszczególnych składników wynagrodzenia i ich wysokość zostały dla pracownika określone korzystniej w umowie o pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 22 września 1999 r., I PKN 262/99, OSN 2001/2/35).
Zasady ustalania regulaminu wynagradzania
Regulamin wynagradzania ustala pracodawca.
| Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin musi być ustalony w uzgodnieniu z tą organizacją. |
W ocenie Sądu Najwyższego (wyrok z 5 kwietnia 2007 r., I PK 255/06 M.P.Pr. 2007/6/313) w razie utraty mocy obowiązującej (rozwiązania) dotychczasowego układu zbiorowego pracy i braku możliwości zawarcia lub wydania zakładowego regulaminu wynagradzania, ze względu na wspólnie uzgodnione negatywne stanowisko zakładowych organizacji związkowych, pracodawca może regulować warunki pracy i płacy według standardów powszechnego prawa pracy, co sprawia, że dokonane wypowiedzenie zmieniające wymaga zbadania jego zgodności z prawem i zasadności na gruncie powszechnie obowiązującego prawa pracy
Zmiany regulaminu wynagradzania
Po dłuższym okresie obowiązywania regulamin wynagradzania może wymagać aktualizacji lub np. dostosowania do pogorszenia sytuacji ekonomicznej firmy.
Może się również tak zdarzyć, że już po ustaleniu regulaminu powstaną w firmie nowe stanowiska pracy albo też pracodawca zdecyduje się stosować nowe, bardziej motywujące instrumenty płacowe nieujęte w regulaminie wynagradzania (np. wprowadzić premie uzależnione od wyników finansowych, zamiast stałych dodatków stażowych).
| Regulamin zmienia się (aktualizuje) w taki sam sposób, jak wprowadza nowy. |
Obowiązki pracodawcy w związku z wprowadzeniem regulaminu wynagradzania
Pracodawca ma obowiązek:
- zawiadomić pracowników o wejściu w życie regulaminu wynagradzania, o zmianach dotyczących układu oraz o wypowiedzeniu i rozwiązaniu układu,
- dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu,
- na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu i wyjaśnić jego treść.
Wejście w życie regulaminu wynagradzania
Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.
Natomiast postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Przy wypowiedzeniu składanym w takich okolicznościach nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu. Oznacza to, że wypowiedzenie zmieniające z powodu zmiany zasad wynagradzania określonych w regulaminie pracodawca może wręczyć także pracownikom chronionym: w tym w wieku przedemerytalnym, w ciąży i przebywających na urlopach macierzyńskich.
Można najpierw zaproponować pracownikom podpisanie porozumień zmieniających, ale jeśli się nie zgodzą (a prawdopodobnie odmówią, ze względu na pogorszenie warunków płacowych) trzeba wręczyć im wypowiedzenie zmieniające.
Jak podkreśla Sąd Najwyższy (wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 2004 r., I PK 569/03 OSNP 2005/11/154), regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 772 § 6 kp, nie obowiązuje jako akt prawny.
| Dlatego najpierw trzeba podać regulamin do wiadomości pracowników, odczekać 2 tygodnie aż wejdzie w życie, a dopiero później można wręczać im wypowiedzenia zmieniające, podając jako przyczynę zmianę zasad wynagradzania określonych w regulaminie wynagradzania. |
Zmiany regulaminu a art. 43 Kodeksu pracy
Jak już zostało wspomniane, pracownikowi, który jest w przedemerytalnym wieku ochronnym, również można wręczyć wypowiedzenie warunków pracy i płacy, jeżeli jest to skutkiem wprowadzenia nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u tego pracodawcy.
W takim przypadku pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników nie musi wypłacać dodatku wyrównawczego.
Co prawda przewiduje taki dodatek w razie wręczania wypowiedzenia warunków pracy i płacy pracownikowi w przedemerytalnym wieku ochronnym - ale w innej sytuacji prawnej. Mianowicie ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników(Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.), jak sam jej tytuł sugeruje, stosowana jest w razie konieczności dokonywania zwolnień w firmie. Natomiast zmiana zasad wynagradzania nie ma na celu zmniejszenia liczby pracowników, często służy nawet ochronie poziomu zatrudnienia w firmie (przy zredukowaniu kosztów pracy, możliwe jest dalsze utrzymanie dotychczasowego poziomu zatrudnienia). Nie dochodzi więc do żadnych wzajemnych relacji między regulacją kodeksową z art. 43 kp a powołaną ustawą.
Postanowienia regulaminu wynagradzania
Minimum treści regulaminu wynagradzania to określenie wysokości wynagrodzenia zasadniczego (czyli określenie systemu wynagradzania i stawek). Ustalenie innych składników wynagrodzenia czy świadczeń związanych z pracą jest dobrowolne (po prostu można innych składników wynagrodzenia niż stawka zasadnicza swoim pracownikom nie przyznawać, w firmie nie musi być: premii, dodatków stażowych, dodatków funkcyjnych czy nagród jubileuszowych).
Proszę pamiętać, że postanowienia regulaminu wynagradzania odnoszące się do warunków wynagradzania powinny mieć charakter konkretny, pozwalający na ustalenie na ich podstawie wynagrodzenia poszczególnych pracowników.
| Ustalenie regulaminu w sposób tak ogólny, że wynika z niego jedynie, iż wynagrodzenie pracowników nie może być niższe od wynagrodzenia minimalnego, nie jest spełnieniem ustawowego obowiązku określenia warunków wynagradzania w regulaminie wynagradzania. |
Pracodawca nie ma obowiązku ustalania w regulaminie zasad przyznawania pracownikom innych świadczeń związanych z pracą, ale może to zrobić.
W regulaminie wynagradzania mogą więc być zawarte postanowienia odnoszące się np. do:
- waloryzacji wynagrodzeń,
- wypłat niebędących wynagrodzeniem za pracę wykonaną (np. należności za podróż służbową, jeśli pracodawca chce to ustalić samodzielnie, za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, gdy chce przyznać 100% wynagrodzenia chorobowego zamiast 80%, czy za czas innych usprawiedliwionych nieobecności),
- odpraw (np. emerytalnej, z tytułu zwolnień grupowych) i odszkodowań (np. z tytułu rozwiązania stosunku pracy oraz wypadków przy pracy) - na korzystniejszych zasadach niż wynikające z prawa pracy,
- świadczeń z tytułu używania przez pracownika własnych narzędzi i pojazdów w interesie pracodawcy,
- świadczeń pracodawcy o charakterze socjalnym (ubezpieczenie pracowników - polisy na życie, opieka medyczna).
Ustalając treść regulaminu wynagradzania, należy pamiętać o tym, że wynagrodzenie pracowników musi być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 § 1 kp), oraz o konieczności przestrzegania równego traktowania pracowników, w tym także w zakresie wynagradzania.
Pracownicy mają bowiem równe prawa z tytułu wypełniania takich samych obowiązków oraz prawo do jednakowego wynagradzania za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Prace o jednakowej wartości są to takie prace, których wykonywanie wymaga od pracowników porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku.
Pod pojęciem wynagrodzenia należy rozumieć nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także: wszystkie inne składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter oraz inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub innej formie, np. dodatek stażowy, premia, dodatek funkcyjny.
Tutaj znajdziesz przykładowy regulamin wynagradzania.
Premie i nagrody w regulaminie wynagradzania
Pracodawca może w regulaminie wynagradzania przyznawać zarówno premie, jak i nagrody.
W ocenie Sądu Najwyższego różnica między premią a nagrodą polega na tym, że:
1. nagroda
- nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków,
- jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy,
- przed przyznaniem nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo żądania jej wypłaty,
- prawo do niej powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie,
- przyznanie premii nie jest uzależnione od uznania pracodawcy, lecz od spełnienia wspomnianych warunków,
- jeżeli warunki (kryteria, przesłanki) przyznawania są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli - to świadczenie ma charakter premii
Premia uznaniowa
Sąd Najwyższy odradza posługiwanie się tym pojęciem w regulaminie wynagradzania. W wyroku z 20 stycznia 2005 r. (I PK 146/04) Sąd Najwyższy orzekł, że pojęcie „premia uznaniowa” jako wewnętrznie sprzeczne nie powinno być stosowane w regulaminach wynagradzania, które określają konkretne i sprawdzalne warunki jej przyznawania.
| Charakter prawny świadczeń typu nagroda, premia itp. wynika nie z nazwy przyjętej w zakładowym regulaminie, ale z treści przesłanek (kryteriów, warunków), od których to świadczenie jest uzależnione. |
Wypłacenie premii uznaniowej może bowiem okazać się obowiązkiem pracodawcy (mimo nadanej jej nazwy).
Jeżeli warunki uzyskania premii zależą od sprawdzalnych kryteriów, to pracownik, który spełni te warunki, będzie mógł żądać od pracodawcy wypłaty tego świadczenia nawet wówczas, gdy w przepisach wewnątrzzakładowych premia została określona jako „uznaniowa”.
Jeżeli uzyskanie świadczenia nazwanego premią uznaniową uzależnione jest od spełnienia przez pracownika określonych warunków, które mogą być przez pracodawcę dostatecznie zweryfikowane (nienaganna praca, szczególne osiągnięcia w pracy), to świadczenie jest premią, a nie nagrodą, uzależnioną od uznania pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 21 września 2006 r., II PK 13/06) i nie ma tu znaczenia nazwa użyta w regulaminie.
| Regulamin premiowania, nawet jeśli jest oddzielnym dokumentem, traktowany jest jako składnik regulaminu wynagradzania i wszystkie zasady dotyczące regulaminu wynagradzania mają do niego zastosowanie (zatem także postanowienia regulaminu premiowania mniej korzystne dla pracowników niż dotychczasowe zaczynają obowiązywać po wręczeniu im (i przyjęciu przez nich) nowego regulaminu premiowania). |
Regulacje dotyczące przesłanek przyznania premii należy sformułować na tyle wyraźnie i obiektywnie, aby na ich podstawie można było precyzyjnie ustalić, czy pracownikowi przysługuje premia czy nie, a także jaka jest jej wysokość.
Po spełnieniu przesłanek premiowania pracownik nabywa prawo do premii.
Oświadczenie pracodawcy o jej przyznaniu to już wyłącznie formalność.
Oświadczenie pracodawcy o jej przyznaniu to już wyłącznie formalność.
W regulaminie premiowania można więc wskazać okoliczności, których wystąpienie pozbawia pracownika prawa do premii lub powoduje jej obniżenie. Przykładowo: „Premia jest obniżana za każdy dzień niezdolności do pracy z powodu choroby (nie wyłączając dni wolnych od pracy objętych zwolnieniem lekarskim), jeśli trwała nie dłużej niż 10 dni. Potrąca się 1/30 kwoty przyznanej premii”.
W regulaminie można również przyznać pracownikowi prawo do odwołania się od decyzji o obniżeniu premii.
Wysokość premii - w zależności od uznania - pracodawca może określić w sposób kwotowy (np. 500 zł) lub procentowy (np. 10% wartości wyprodukowanych elementów). Jeżeli wysokość premii jest określona procentowo, należy wskazać podstawę jej obliczenia.
Premię można wypłacać co miesiąc, co kwartał lub w innym przedziale czasowym. Można zatem w regulaminie premiowania przewidzieć premię np. kwartalną, półroczną lub roczną.
Podstawa prawna: - art. 9, art. 183c, art. 183e , art. 772, art. 772 § 5 w zw. z art. 24113 § 2 zd. 2, art. 112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
- ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników(Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.).
- ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników(Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.).
