1 kwietnia 2010 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej podpisała nowe rozporządzenie w sprawie wymagań, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych (Dz. U. nr 75 poz. 479). Rozporządzenie to zastępuje dotychczasowe z 3 lipca 2001 r., które utraciło moc 22 stycznia 2009 r. Sprawdź, jakimi zasadami powinni się kierować płatnicy składek przekazując dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS.
Rozporządzenie normuje zasady, jakimi powinni kierować się płatnicy składek przekazując elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS. Same zapisy rozporządzenia nie wnoszą większych zmian, a raczej sankcjonują stan obecny.
1. W jaki sposób dostarczać dokumenty elektroniczne do ZUS?
W § 3 rozporządzenie określa sposób dostarczenia dokumentów elektronicznych do ZUS.
Płatnicy składek powinni robić to za pośrednictwem sieci Internet i przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
Zasady badania zgodności oprogramowania z wymaganiami ZUS określa ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.). Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne daje możliwość korzystania przez płatników składek z dowolnego oprogramowania służącego do wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych. Ustawodawca określa je, jako „oprogramowanie interfejsowe”. Jedynym warunkiem, jaki stawia ustawodawca to wykonanie przez twórców takiego oprogramowania interfejsowego odpowiednich testów zgodności z systemem informatycznym ZUS.
Obecnie mamy tylko jeden taki program jest nim Płatnik, który jest udostępniany przez ZUS bezpłatnie.
2. Dane, jakie pobiera płatnik
W § 4 rozporządzenia określa, jakie dane płatnik pobiera z serwerów ZUS.
W odpowiedzi na przesyłkę wysłaną przez płatnika składek ZUS wystawia potwierdzenie odbioru dokumentów. Potwierdzenie należy pobrać w ciągu 30 dniu od daty wysłania zestawów. Potwierdzenie zawiera informację mówiącą o przyjęciu bądź odrzuceniu dokumentów wysłanych w danym zestawie. Po wczytaniu potwierdzenia do programu Płatnik w polu Status przetwarzania można odczytać czy dana przesyłka została przyjęta przez ZUS czy nie. W przypadku nieprzyjęcia przesyłki w dalszej jej części znajduje się wykaz wykrytych w niej błędów. Są to tak zwane błędy krytyczne, o których mowa w rozporządzeniu.
Należy pamiętać, że wykrycie błędu krytycznego w jednym dokumencie powoduje nieprzyjęcie całego zestawu, w którym się on znajdował - § 4 ust. 3.
PRZYKŁAD
Jeżeli przekazujemy w jednym zestawie 8 dokumentów zgłoszeniowych różnych osób, a tylko w jednym z nich jest błąd krytyczny, to nieprzyjęty zostanie cały zestaw, czyli wszystkie dokumenty.
3. Pobieranie dodatkowych danych, które mają posłużyć do weryfikacji danych
§ 4 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia dotyczy możliwości pobierania z ZUS dodatkowych danych niebędących potwierdzeniami odbioru, które mają posłużyć do weryfikacji danych między płatnikiem składek a ZUS. Przykładem takich danych może być udostępniany przez ZUS wyciąg z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych. Obecnie wyciąg ten jest udostępniany w jednostkach ZUS, nie można go pobrać poprzez sieć Internet.
| Rozporządzenie daje możliwość ZUS do udostępniania wyciągu z CRU i innych tego typu informacji w formie elektronicznej. |
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 1 kwietnia 2010 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych (Dz. U. nr 75, poz. 479).
