RSS Mapa strony Ustaw jako startową Mój portal czwartek, 30 października 2014 r.
Jesteś tutaj: Strona główna » Nowości » Nowości księgowe II kwartał 2008 » Archiwum nowości księgowych » Nowości księgowe 2008
Rozmiar tekstu:  f1 f2 f3
RSS
Ważny od 2008-04-17 do 2008-12-31

Jakie są zasady wypełniania i składania raportu ZUS RSA?

Po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie właściwym dla opłacania składek, płatnik składek przekazuje do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych składający się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA, ZUS RSA lub ZUS RZA. O ile wypełnienie raportu ZUS RCA i ZUS RZA w zasadzie nie nastręcza płatnikom składek trudności, o tyle wypełnienie raportu ZUS RSA niejednokrotnie rodzi po ich stronie liczne wątpliwości. Sprawdź, jak poprawnie należy wypełnić i złożyć raport ZUS RSA.


Raporty ZUS RCA i ZUS RZA są potocznie nazywane „raportami składkowymi”, gdyż przy ich wykorzystaniu płatnik składek dokonuje rozliczenia odpowiednio składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotnego albo tylko składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Natomiast raport ZUS RSA określany jest mianem „raportu świadczeniowego”, ponieważ przy jego wykorzystaniu płatnik składek informuje ZUS o takich okolicznościach, jak rodzaj i okres przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, czy też wypłaconym wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłkach.

Okres niezdolności do pracy z prawem do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku

Pracownik, który spełnia warunki do otrzymania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego (dotyczy to w szczególności wymogu nieprzerwanego okresu ubezpieczenia chorobowego), za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną w danym roku kalendarzowym ma prawo do tzw. wynagrodzenia chorobowego finansowanego ze środków pracodawcy. Od 34. dnia niezdolności do pracy pracownik ma natomiast prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego.

Jeżeli niezdolność do pracy jest wynikiem wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, a ubezpieczony spełnia warunki ustawowe, od 1. dnia tej niezdolności ma prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego.

Ponadto jeżeli po wyczerpaniu okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy, ale jego leczenie lub rehabilitacja rokuje odzyskanie zdolności do pracy, ma on prawo do świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego albo ubezpieczenia wypadkowego.

Informacja o rodzaju pobieranego przez ubezpieczonego za okres niezdolności do pracy świadczenia pieniężnego przekazywana jest do ZUS za pomocą odpowiedniego kodu świadczenia, których wykaz zawarty jest w załączniku nr 20 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).

I tak, płatnik składek, wypełniając raport ZUS RSA, powinien posługiwać się następującymi kodami świadczenia:
1. wynagrodzenie chorobowe:
331 – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy,
335 – wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy;
2. świadczenia wypłacane z ubezpieczenia chorobowego:
313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego,
317 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego,
321 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego,
323 –wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego,
212 – zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia chorobowego,
215 – wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego;
3. świadczenia wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego:
314 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,
318 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego,
322 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego,
324 – wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego,
214 – zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego,
216 – wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego.

Trzeba pamiętać o tym, że w przypadku wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia chorobowego lub jego wyrównania płatnik składek w raporcie ZUS RSA oprócz właściwego kodu świadczenia musi wykazać takie informacje, jak:
- okres, za który wynagrodzenie lub jego wyrównanie zostało wypłacone,
- liczba dni zasiłkowych,
- kwota wynagrodzenia chorobowego lub jego wyrównania.
Co ważne, raport ZUS RSA z informacjami dotyczącymi wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego lub jego wyrównania płatnik składek przekazuje do ZUS za ten miesiąc, w którym nastąpiła wypłata przedmiotowego świadczenia pieniężnego.
Odmiennie niż ma to miejsce w przypadku wynagrodzenia chorobowego, nie każdy płatnik składek jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Płatnikami zasiłków, a więc podmiotami uprawnionymi do wypłaty tych świadczeń na rzecz ubezpieczonych, są bowiem tylko ci płatnicy składek, którzy na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.
Okoliczność ta ma wpływ na zasady wypełniania raportu ZUS RSA, w przypadku gdy zawarte w nim informacje dotyczą pobierania przez ubezpieczonego zasiłku.
Mianowicie, płatnik składek uprawniony do wypłaty zasiłków w raporcie ZUS RSA wykazuje właściwy kod świadczenia lub jego wyrównania, okres niezdolności do pracy, liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę wypłaconego zasiłku lub jego wyrównania. Ponadto płatnik składek będący płatnikiem zasiłków wypłacony ubezpieczonemu zasiłek lub jego wyrównanie wykazuje w raporcie ZUS RSA złożonym za miesiąc, w którym dokonał wypłaty tego świadczenia.

Natomiast płatnik składek, który nie jest płatnikiem zasiłków, w raporcie ZUS RSA wykazuje właściwy kod świadczenia i okres niezdolności do pracy. Ponieważ w tym przypadku płatnikiem zasiłku jest ZUS, ten płatnik składek nie wypełnia w raporcie ZUS RSA pól dotyczących liczby dni zasiłkowych oraz kwoty wypłaconego świadczenia.
Poza tym płatnik składek niebędący płatnikiem zasiłków dane dotyczące okresu niezdolności do pracy, za który zasiłek wypłacił ubezpieczonemu ZUS, wykazuje w raporcie ZUS RSA złożonym za miesiąc, w którym ta niezdolność do pracy wystąpiła.

Jednak niezależnie od tego, czy w raporcie ZUS RSA płatnik składek przekazuje do ZUS informacje dotyczące wynagrodzenia chorobowego, czy też zasiłku lub świadczenia rehabilitacyjnego, powinien pamiętać o następujących zasadach dotyczących wykazywania okres niezdolności do pracy, za który te świadczenia przysługują ubezpieczonemu, tj.:
1. okres niezdolności do pracy, za który wypłacono któreś z ww. świadczeń pieniężnych, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy raport ZUS RSA, czyli daty wyznaczające ten okres mogą być wcześniejsze od 1. dnia tego miesiąca, ale nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień tego miesiąca (np. płatnik składając raport ZUS RSA za maj, może wykazać w nim wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w maju za okres przed 1 maja, nie może natomiast wykazać okresu po 31 maja),
2. okres niezdolności do pracy, za który wypłacono któreś z ww. świadczeń, nie może także wykraczać poza rok kalendarzowy, którego dotyczy raport ZUS RSA (np. jeżeli w styczniu płatnik będzie wypłacał pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za okres od 30 grudnia do 3 stycznia, to powinien wypełnić za pracownika dwie pozycje w raporcie ZUS RSA, w jednej pozycji wykaże okres od 30 do 31 grudnia i kwotę należną za ten okres, a w drugiej wykaże - okres od 1 do 3 stycznia i kwotę wynagrodzenia przypadającą na ten okres).

PRZYKŁAD
Pracownik był niezdolny do pracy wskutek choroby w okresie od 26 kwietnia 2007 r. do 5 maja 2007 r. Pracodawca 30 maja 2007 r. za okres choroby wypłacił mu zasiłek chorobowy w wysokości 400 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2007 r., pracodawca w dokumentach składanych za ten miesiąc nie umieścił raportu ZUS RSA z kodem świadczenia 313, gdyż w tym miesiącu nie wypłacił tego zasiłku. Zasiłek chorobowy za okres od 26 kwietnia 2007 r. do 5 maja 2007 r. wykazał w raporcie ZUS RSA złożonym za maj 2007 r., gdyż w tym miesiącu zasiłek ten został wypłacony. W raporcie ZUS RSA sporządzanym za maj pracodawca wpisał w pole „kod tytułu ubezpieczenia” 01 10 00, w pole 02 „kod świadczenia/przerwy” 313, w pole 03 okres „od do” 26 kwietnia 2007 – 5 maja 2007 r., w pole 05 „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wpisał 10, w pole 06 „kod choroby” z L4, a w polu 07 kwotę 400 zł.
Płatnik składek, przekazując w raporcie ZUS RSA informacje dotyczące wynagrodzenia chorobowego, zasiłku lub wyrównania tych świadczeń pieniężnych, w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” podaje liczbę dni, za które przedmiotowe świadczenia zostały wypłacone.
Natomiast, jeżeli raport ZUS RSA dotyczy wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego, to w omawianym polu płatnik składek podaje liczbę wypłat tego świadczenia.
Za ubezpieczonego, który przez cały miesiąc był niezdolny do pracy i z tego tytułu pobierał zasiłek lub świadczenie rehabilitacyjne, i w miesiącu tym nie osiągnął przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, płatnik składek przekazuje do ZUS tylko raport ZUS RSA.

Za ten miesiąc płatnik składek nie ma obowiązku przekazania do ZUS tzw. zerowego raportu ZUS RCA, czyli raportu, w którym podstawa wymiaru i składki są wykazane w wysokości „0,00”.
Jeżeli natomiast ubezpieczony w takim miesiącu osiągnie przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, to płatnik składek musi za nie złożyć także raport ZUS RCA, w którym rozliczy składki należne od tego przychodu.
Okres niezdolności do pracy, za który pracownik miał prawo do wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku lub świadczenia rehabilitacyjnego, jest traktowany na równi z okresem opłacania składek. Wynika to z art. 14 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne

W raporcie ZUS RSA płatnik składek ma obowiązek przekazać do ZUS informacje o przerwach w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, takich jak:
- urlop bezpłatny,
- urlop wychowawczy,
- usprawiedliwiona nieobecność w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku,
- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Podobnie jak w przypadku wcześniej wspomnianych świadczeń pieniężnych z tytułu niezdolności do pracy, informację o rodzaju przerwy w opłacaniu składek płatnik składek ma obowiązek przekazać do ZUS za pomocą kodu przerwy w opłacaniu składek.

Kody te tak jak kody świadczenia zawarte są ww. załączniku nr 20 i są to:
111 – urlop bezpłatny,
121 lub 122 – urlop wychowawczy,
151 – usprawiedliwiona nieobecność w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku,
152 – nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Przy wykazywaniu omawianych przerw obowiązuje zasada, że informację o rodzaju przerwy i jej długości zamieszczamy w raporcie ZUS RSA za miesiąc, w którym ta przerwa wystąpiła.

Proszę pamiętać o tym, że jednocześnie okres przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne wykazany w raporcie ZUS RSA nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który płatnik składek przekazuje go do ZUS.
PRZYKŁAD
Jan Kowalski jest pracownikiem spółki z o.o. W okresie od 26 lutego 2008 r. do 4 marca 2008 r. był niezdolny do pracy wskutek choroby, ale bez prawa do wynagrodzenia chorobowego czy też zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego. W związku z tym spółka z o.o. przedmiotowy okres przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne wykazała: w raporcie ZUS RSA za luty 2008 r. w polu 01 – kod przerwy 151, polach 03–04 – okres od 26 lutego 2008 r. do 29 lutego 2008 r., a w polu 05 – liczbę 4, w raporcie ZUS RSA za marzec 2008 r. w polu 01 – kod przerwy 151, polach 03–04 – okres od 1 marca 2008 r. do 4 marca 2008 r., a w polu 05 – liczbę 4.
W przypadku gdy przerwa w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne obejmuje cały miesiąc kalendarzowy i w miesiącu tym ubezpieczony nie osiągnął żadnych przychodów, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne, płatnik składek za tego ubezpieczonego składa w ZUS wyłącznie raport ZUS RSA. Nie ma w takim przypadku obowiązku składania tzw. zerowego raportu ZUS RCA.

Na koniec wypada dodać, że inne niż ww. świadczenia i przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne wykazuje się w raporcie ZUS RSA z kodem 350.

Podstawa prawna:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).

Autor: Piotr Kostrzewa, specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych

Porady o zbliżonej tematyce

Nie jesteś jeszcze użytkownikiem konta Premium Portalu FK?

Tylko w Portalu FK:

  • filmy szkoleniowe dotyczące najbardziej popularnych tematów w księgowości (np.: podatków dochodowych, VAT, rachunkowości), prowadzone przez uznanych ekspertów.
  • informacje o planowanych i aktualnych zmianach przepisów księgowo-podatkowych,
  • wiarygodne interpretacje zmian przygotowane przez zaufanych ekspertów,
  • możliwość indywidualnej konsultacji z ekspertem,
  • mnóstwo wzorów dokumentów, m.in.: deklaracje i formularze do ZUS i dokumenty związane z kontrolą Urzędu Skarbowego.

Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.