Jakie dokumenty potwierdzają dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru?

Jeżeli Twoja firma po 1 maja 2004 r. zarejestrowała się i uzyskała potwierdzenie zarejestrowania w zakresie handlu wewnątrzwspólnotowego jako podatnik VAT-UE oraz dokonuje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, musisz posiadać odpowiednie dokumenty niezbędne do zastosowania 0% stawki VAT. Aby wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlegała opodatkowaniu zerową stawką podatku VAT, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej zwanej nową ustawą o VAT), wewnątrzwspólnotwa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki VAT 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer (o którym mowa w art. 97 ust. 10 nowej ustawy o VAT) na fakturze stwierdzającej dostawę towarów,
2) podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy (o którym mowa w art. 99 nowej ustawy o VAT) posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Zatem jeżeli dokonujesz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, masz prawo zastosować zerową stawkę podatku VAT, dopiero po spełnieniu warunków odnoszących się do statusu dostawcy i nabywcy oraz przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał), posiadasz dowody świadczące o tym, że towary, będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy, zostały wywiezione z terytorium Polski i zostały dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Jeżeli zatem nie dysponujesz wskazanymi dokumentami, które potwierdzają dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, musisz zaewidencjonować tę dostawę jako sprzedaż krajową i opodatkować ją właściwą dla towaru stawką, najczęściej podstawową. W przypadku gdy dokumenty otrzymasz w terminie późniejszym, masz prawo dokonania korekty złożonej deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, w której wykazałeś dostawę towarów (art. 42 ust. 13 nowej ustawy o VAT).

Rodzaj wymaganych dokumentów zależy od sposobu organizacji transportu towarów, tj. od tego, jaki podmiot dokonuje przewozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 nowej ustawy o VAT potwierdzającymi dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, zgodnie z art. 42 ust. 3 nowej ustawy o VAT, są:
1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2) kopia faktury dostawy,
3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
4) dokument potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.



W przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentów wymienionych powyżej (o których mowa w art. 42 ust. 3 pkt 2 i 3 nowej ustawy o VAT), powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,
2) adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsce zamieszkania nabywcy,
3) określenie towarów i ich ilości,
4) potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego
(art. 42 ust. 4 nowej ustawy o VAT).

Jeżeli zatem wywóz towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostanie dokonany bezpośrednio przez podatnika dokonującego tej dostawy lub przez nabywcę towaru, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz kopii faktury dostawy i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku (art. 42 ust. 3 pkt 2 i 3 nowej ustawy o VAT) powinien posiadać dokument zawierający wszystkie wymogi formalne zawarte w art. 42 ust. 4 nowej ustawy o VAT.
Zasadniczo zatem wywóz dokonywany przez podatnika własnym transportem należy udokumentować lepiej, gdyż możliwość realizacji prawa podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do zastosowania stawki podatku VAT 0% została uzależniona m.in. od posiadania określonych przepisami art. 42 ust. 3, 4 nowej ustawy o VAT dowodów spełniających wyraźnie sformułowane wymogi.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że nie ma jednego formalnego wzoru dokumentu potwierdzającego przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Z dokumentów tych musi jedynie jednoznacznie wynikać, że nabywca odebrał towar na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska. To jak należy sporządzić dokument, zależy zatem od podatnika. A zatem można wywóz udokumentować każdym dokumentem, z którego treści bezspornie wynika, że podatnik towar wywiózł na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska, a nabywca go przyjął.

Może jednak się zdarzyć, że dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3-5 nowej ustawy o VAT, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. W takim przypadku, w myśl przepisu art. 42 ust. 11 nowej ustawy o VAT, podatnik może posłużyć się innymi dowodami, dla wykazania, że dostawa nastąpiła.

Dokumentami takimi mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:
1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania.

Dodatkowe dokumenty potwierdzające dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów można zastosować dopiero:
- w przypadku przewozu towarów zlecanego przewoźnikowi, gdy podatnik posiada wszystkie dokumenty określone w art. 42 ust. 3 nowej ustawy o VAT,
- w przypadku wywozu towarów bezpośrednio przez dostawcę lub nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, gdy podatnik posiada wszystkie dokumenty określone w art. 42 ust. 4 nowej ustawy o VAT.

Jeżeli posiadane przez Ciebie dokumenty mają braki formalne, zatem nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego kraju Wspólnoty niż Polska, w tym przypadku dodatkowym dowodem (zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 3 nowej ustawy o VAT) - może być m.in. dokument potwierdzający zapłatę za towar. Nie dotyczy to jednak przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie.

Podstawa prawna: art. 42 ust. 1-13 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Autor: Wiesław Adamczyk, doradca prawny