Pracodawca, który jest uprawniony do ustalania prawa i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, oprócz przechowywania przedstawionej przez pracowników dokumentacji (np. zaświadczeń lekarskich ZLA) ma obowiązek tworzenia i prowadzenia własnej dokumentacji zasiłkowej. Jaką dokumentację zasiłkową ma obowiązek prowadzić pracodawca, dowiesz się z tekstu.
Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego (lub według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonano wspomnianego zgłoszenia) więcej niż 20 osób, jest zobowiązany do ustalania prawa, wysokości i wypłaty świadczeń chorobowych z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, tj. zasiłków chorobowych, wyrównawczych, macierzyńskich i opiekuńczych, a także świadczeń rehabilitacyjnych.
Wypłacając pracownikom wymienione świadczenia, zakład pracy ma obowiązek prowadzić własną dokumentację zasiłkową. Można tu wyróżnić 3 podstawowe dokumenty: zastępczą asygnatę zasiłkową ZUS Z-7, kartę zasiłkową ZUS Z-17 oraz listę płatniczą zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ZUS Z-19.
1. Karta zasiłkowa (druk ZUS Z-17)
Karta zasiłkowa służy do ewidencjonowania wypłat świadczeń chorobowych. Jest ona sporządzana dla każdego pracownika odrębnie i odzwierciedla okresy jego nieobecności w pracy z powodu choroby, sprawowania opieki i macierzyństwa. Wypełniamy ją zgodnie z zawartym w niej pouczeniem i odpowiednio do wskazówek zawartych w tytułach poszczególnych rubryk, wykorzystując w tym celu przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dotyczące np. zliczania okresów zasiłkowych. Rzeczoną kartę prowadzi się aż do momentu jej zapełnienia, po czym zakłada się następną.
Karta zasiłkowa może być prowadzona w formie zapisu elektronicznego, z tym że musi on zawierać wszystkie dane określone w druku ZUS Z-17. W przypadku jednak kontroli z ZUS kartę zasiłkową będzie trzeba przedstawić w formie papierowej wraz z podpisem upoważnionego pracownika.
2. Asygnata zastępcza (druk ZUS Z-7)
Formularz ten jest wykorzystywany przy zasiłku chorobowym, którego wypłaty dokonuje się w 2 ratach lub więcej na podstawie jednego zaświadczenia lekarskiego (lub z tytułu choroby powstałej podczas pobytu za granicą).
Asygnatę zastępczą stosujemy przy wypłacie:
- świadczenia rehabilitacyjnego,
- zasiłku chorobowego, gdy jego wypłaty dokonuje się w 2 ratach lub więcej na podstawie jednego zaświadczenia lekarskiego lub z tytułu choroby ubezpieczonego podczas pobytu za granicą,
- zasiłku macierzyńskiego,
- zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
- zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat lub z tytułu sprawowania opieki nad członkiem rodziny w czasie pobytu za granicą.
Asygnata zastępcza zawiera dane pracownika, okres, za który przysługuje zasiłek, a także rodzaj dokumentu, na podstawie którego została sporządzona (np. serię i numer zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, oznaczenie decyzji ZUS). W druku asygnaty umieszcza się informacje dotyczące wypłaty zasiłku, m.in. numer i datę listy wypłat, rodzaj zasiłku, jego stawkę procentową (70%, 80%, 90% lub 100%), liczbę dni, za którą zasiłek wypłacono, oraz wysokość danego świadczenia.
3. Lista płatnicza (druk ZUS Z-19)
Lista wypłat lub lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (ZUS Z-19) jest dokumentem, na podstawie którego pracodawca dokonuje wypłaty świadczeń chorobowych. Lista ta dotyczy wszystkich wypłaconych w danym miesiącu przez pracodawcę zasiłków.
| Prowadzenie tej listy nie jest obowiązkowe, ponieważ pracodawca może dokonywać wypłat świadczeń chorobowych na podstawie jednej ogólnej listy wypłat wynagrodzeń, wpisując kwoty wypłaconych świadczeń w wyodrębnionych rubrykach. |
Wszystkie dokumenty, na podstawie których pracodawca ustalił prawo i dokonał wypłaty zasiłków w razie choroby i macierzyństwa, ma obowiązek przechowywać i okazywać w celach kontrolnych.
W tym miejscu należy zaznaczyć, iż prawo do zasiłków pracodawca ustala na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika. W zależności od rodzaju świadczenia, o które występuje pracownik, powinien on dostarczyć różne dokumenty, np.:
1) zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu ZUS ZLA, gdy chodzi o wypłatę:
- wynagrodzenia za czas choroby,
- zasiłku chorobowego i
- zasiłku opiekuńczego (tu dodatkowo należy wymagać wypełnionego druku ZUS Z-15);
2) zaświadczenie lekarskie stwierdzające przewidywaną datę porodu, gdy chodzi o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres przed porodem;
3) skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, gdy chodzi o wypłatę zasiłku macierzyńskiego.
Podstawa prawna: - art. 59 ust. 15 oraz art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.),
- rozporządzenie z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. nr 65, poz. 742 ze zm.).
- rozporządzenie z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. nr 65, poz. 742 ze zm.).
