Jaką dokumentacją powinien dysponować pracodawca w przypadku naliczania pracownikom - twórcom 50% kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (wyrok z 15 stycznia 2010 r., sygn.: III SA/Wa 1314/09) pracownik ma prawo do 50% kosztów uzyskania przychodów nawet wtedy, gdy umowa o pracę nie określa odrębnego wynagrodzenia za autorskie zadania.

Spółka prowadząca działalność doradczą, której część pracowników sporządza opinie i analizy (w tym analizy due diligence), które mogą być uznane za utwory w świetle prawa autorskiego, zwróciła się z wnioskiem o interpretację indywidualną w sprawie możliwości zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów. Opisując stan faktyczny spółka wskazała, że w umowach o pracę nie oddzielono wynagrodzenia za autorskie czynności pracowników.

Spółka dodała, że stworzenie danego dzieła należy jednak do zakresu zadań (obowiązków) pracowników, choć w samej treści umów o pracę nie sprecyzowano szczegółowo zakresu zadań pracowników. Zamiast tego ich obowiązki zostały wymienione w regulaminach dotyczących polityki personalnej.

Czas przeznaczony na pracę twórczą ewidencjonowany jest przez pracowników, jednak nie w klasycznej ewidencji czasu pracy twórczej prowadzonej w papierowej formie z podpisami pracownika i jego przełożonego, potwierdzającymi fakt wykonania pracy twórczej i jej wymiar, lecz w specjalnie do tego przeznaczonym systemie informatycznym. Na tej podstawie można określić, jakie przysługuje pracownikom wynagrodzenie za wykonanie utworów. Zatem zdaniem spółki w przedstawionym stanie faktycznym można zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodów.

Organ podatkowy w wydanej interpretacji indywidualnej uznał, że takie postępowanie jest nieprawidłowe. W uzasadnieniu interpretacji wskazał, że z treści umowy o pracę musi wynikać, że obowiązki zatrudnionego obejmują także działalność twórczą, a wyodrębniona część wynagrodzenia stanowi honorarium za przeniesienie praw autorskich do utworu.

Spółka złożyła więc skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Sąd podzielił stanowisko spółki i uznał, że żadne przepisy nie przewidują takich warunków dokumentowania okoliczności, że pracownik świadczy pracę, w wyniku której powstają utwory w rozumieniu prawa autorskiego, a otrzymane przez niego wynagrodzenie w części jest wynagrodzeniem z tytułu rozporządzenia prawami autorskimi do tych utworów.

WSA stwierdził, że utwór w rozumieniu prawa autorskiego powstaje niezależnie od towarzyszących mu formalnych okoliczności. Ustawodawca, nie wprowadzając do art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) żadnych warunków formalnych, miał na celu umożliwienie każdemu twórcy utworów skorzystania z 50% kosztów uzyskania przychodów.

Sąd jednocześnie podkreślił, że prawo do skorzystania z 50% kosztów uzyskania przychodów trzeba udowodnić. Ustawodawca nie przesądził, za pomocą jakich dokumentów należy udokumentować ten fakt. W przypadku 50% kosztów wskazał jedynie, co należy udowodnić. Pracodawca ma swobodę w zakresie tego, jak przeprowadzi dowód co do wyodrębnienia z całości wynagrodzenia kwoty wynagrodzenia z tytułu praw autorskich, do którego mogą być zastosowane 50% koszty uzyskania przychodów.

Wyrok ma charakter przełomowy. To stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ważne jest dla wszystkich osób, które wykonują twórczą i kreatywną pracę.

Skorzystanie przez twórców z 50% zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu wymaga spełnienia wymagań prawa podatkowego i prawa autorskiego.

Organy podatkowe wymagają dla zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów odpowiednich zapisów w umowie o pracę oraz prowadzenia ewidencji czasu pracy twórczej. Te dokumenty jako podstawowe analizują w czasie kontroli pracodawców przyjmując, że odpowiednie zapisy w umowie o pracę oraz ewidencja czasu pracy twórczej to naturalny dowód na rozdzielenie części wynagrodzenia pracownika podlegającej prawu autorskiemu od nierozliczanej w ten sposób.

Komentowany wyrok pozwala na zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów na podstawie innych dowodów niż umowa o pracę i ewidencja czasu pracy rozliczanych jako podlegające prawu autorskiemu.

Już wcześniejsze orzecznictwo w sprawie 50% kosztów uzyskania przychodów przeciwko pracodawcom było nie tyle poparciem stanowiska organów podatkowych, co poparciem zasady, że prawo do skorzystania z przywileju podatkowego, jakim na pewno są 50% zryczałtowane koszty uzyskania przychodu, trzeba udowodnić (np. wyrok WSA w Gliwicach z 15 kwietnia 2008 r. sygn. akt I SA/Gl 903/07). Takie wyroki, jak powołany wyżej wyrok WSA w Gliwicach, od wielu lat są interpretowane w ten sposób, że sądy stają w nich po stronie organów podatkowych w zakresie ścisłego związku między prawem do skorzystania z 50% kosztów, a odpowiednimi zapisami w umowie o pracę oraz prowadzeniem ewidencji czasu pracy twórczej.

Rzeczywiście, sądy często popierały fiskusa, negującego prawo do 50% kosztów uzyskania przychodu. Czyniły to jednak dlatego, że pracodawca i pracownik nie potrafili w czasie kontroli wykazać faktu wykonania dzieła i wartości wynagrodzenia za stworzenie dzieła i przekazanie praw do niego pracodawcy w ogólnej wartości całej pensji.

Na uwagę zasługuje fakt, że zdaniem sądu w komentowanym wyroku, do podwyższonych kosztów są uprawnieni pracownicy, w sytuacji gdy rezultatem ich pracy jest utwór w rozumieniu przepisów prawa autorskiego, nie jest istotne natomiast to, czy zakres pracy twórczej wynika z zapisów umowy o pracę.

Natomiast fakt uzyskiwania dochodów z pracy twórczej wymaga udokumentowania. Jak bowiem wyjaśnił WSA, podwyższone koszty nie będą przysługiwały pracownikowi, jeśli nie ma możliwości wykazania (udowodnienia), jaka część wynagrodzenia jest należna za pracę twórczą.

Co ważne, z komentowanego orzeczenia wynika, że jeżeli taki dowód pracodawca może przeprowadzić bez ewidencji czasu pracy twórczej, jest to dopuszczalne. Sąd jednak przyznał, że skoro fakt uzyskiwania określonych przychodów z pracy twórczej wymaga udokumentowania, to w przypadku pracowników zwykle, choć nie zawsze, będzie się to łączyło z obowiązkiem ewidencjonowania tego czasu pracy. W zależności od typu utworów tworzonych przez pracownika, sposobu zorganizowania pracy w firmie, obiegu dokumentów czy posiadanych systemów informatycznych pracodawca może wybrać inny sposób przeprowadzenia dowodu prawidłowości skorzystania z 50% kosztów pracowniczych.