RSS Mapa strony Ustaw jako startową Mój portal niedziela, 27 maja 2012 r.
Jesteś tutaj: Strona główna » Nowości » Archiwum nowości księgowych » Nowości księgowe 2008 » Nowości księgowe II kwartał 2008
Rozmiar tekstu:  f1 f2 f3

Nowości

RSS
Ważny od 2008-06-10 do 2008-12-31

Jak zgodnie z przepisami prawa pracy obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy?

Ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenie urlopowego może sprawiać pracodawcom wiele trudności. W szczególności wątpliwości budzi zaliczanie do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego premii uznaniowych, o których prawo wewnętrzne milczy, a ich przyznanie zależy od swobodnej decyzji pracodawcy. Z tekstu dowiesz się, jak prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za urlop.


Przypomnijmy, że zgodnie z podstawową zasadą, wynikającą z art. 172 Kodeksu pracy, za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Nie może on dostać ani mniej, ani więcej tylko z tego powodu, że w danym okresie wypoczywał.

Ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego

Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego, najpierw należy wyznaczyć tzw. podstawę wymiaru.

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego (wynagrodzenie urlopowe) ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy.
W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 230, poz. 2290 z późn. zm., dalej: rozporządzenie urlopowe) wymieniono świadczenia, których nie bierze się jednak pod uwagę, obliczając wynagrodzenie za urlop.

Lista ta jest zamknięta i nie należy stosować do niej interpretacji rozszerzającej.

Oto te wyłączenia:
  1. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  2. wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  3. gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
  4. wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  5. ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
  6. dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  7. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  8. nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  9. odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
  10. wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

A zatem w podstawie wynagrodzenia urlopowego na pewno ujmuje się zarówno wynagrodzenie zasadnicze określone w stałej stawce, jak i zmienne np. prowizyjne, godzinowe, akordowe.

Stałe składniki, które również wchodzą do podstawy, to np. dodatek stażowy, funkcyjny, za znajomość języków obcych, za warunki pracy, a także premia regulaminowa. Generalnie chodzi o składniki wypłacane periodycznie, uregulowane w przepisach płacowych lub indywidualnie w umowach o pracę.

Ze składników o charakterze zmiennym można wymienić dodatki za godziny nadliczbowe, za pracę w porze nocnej, inne zmienne premie np. określone procentowo tzw. widełkami (od 20 do 40% płacy zasadniczej).

Pomija się natomiast świadczenia wypłacane jednorazowo lub nieperiodycznie oraz świadczenia zagwarantowane za czas niewykonywania pracy, np. wynagrodzenie za czas przestoju, choroby, zasiłek chorobowy.

Nie uwzględnia się również składników, które nie występują w okresie korzystania z urlopu, tzn. gdyby pracownik w tym czasie pracował, również by ich nie otrzymał. Chodzi o przestrzeganie zasady stanowiącej o tym, że czas urlopu traktowany jest jak czas wykonywania pracy i pracownik nie może ani zyskać, ani stracić na urlopie.

Często pracodawcy zawierają z pracownikami dodatkowe umowy cywilnoprawne, np. umowę zlecenia czy umowę o dzieło.
Wówczas pojawiają się wątpliwości, czy przychód uzyskany z dodatkowej umowy cywilnoprawnej uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego?

Należy zatem wyjaśnić, że wynagrodzenia z umowy zlecenia czy umowy o dzieło nie uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, gdyż nie jest to przychód ze stosunku pracy, lecz z działalności wykonywanej osobiście.

Wątpliwości pracodawców budzi również zaliczanie do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego premii uznaniowych, o których prawo wewnętrzne milczy, a ich przyznanie zależy od swobodnej decyzji pracodawcy.

Zazwyczaj premie uznaniowe otrzymują pracownicy za spełnienie określonego zadania lub za szczególne osiągnięcie. Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lipca 2000 r. (I PKN 17/00, OSNAPiUS 2002, nr 3, poz. 77), stwierdził, iż premie takie nie stanowią składnika wynagrodzenia za pracę w rozumieniu rozporządzenia i nie mają charakteru roszczeniowego, tzn. pracownik nie może żądać ich wypłaty. Dlatego też powinny być pominięte w podstawie urlopowego.

W innym orzeczeniu Sąd Najwyższy stwierdził, że premia za realizację określonych zadań, mająca charakter tzw. premii uzyskowej, zbliżonej do prowizji, może stanowić składnik wynagrodzenia, jeśli strony tak stanowią”. Taki rodzaj premii, która przysługuje za wykonanie jakiegoś zadania, nie jest już premią uznaniową i wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Warto również tutaj zwrócić uwagę na stanowisko Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Ze stanowiska tego wynika, że świadczenia periodyczne – w przeciwieństwie do nieperiodycznych, czyli niepowiązanych z żadnym okresem – mają być uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Premie uznaniowe wypłacane co miesiąc powinny być uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Dotyczy to również miesięcznych nagród, które są świadczeniami ze stosunku pracy. Również prowizja jako dodatkowy składnik wynagrodzenia za pracę jest brana pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop.

Należy pamiętać, że periodyczności nie należy utożsamiać z regularnością wypłat. Wystarczy, że są wypłacane co pewien czas i za różne okresy pod względem długości. Wówczas takie premie podlegają wliczeniu do podstawy wynagrodzenia za urlop.
Wszystko zależy więc od przebiegu wypłat i od zasad ich przyznawania.

Stałe składniki wynagrodzenia

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli więc miesięczne wynagrodzenie za pracę ustalone jest na poziomie stałym np. ryczałtem kwotowym 2.000 zł brutto, to tyle będzie ono wynosiło za ten miesiąc, w którym pracownik brał urlop. Nie należy więc wykonywać żadnych dodatkowych obliczeń, tylko wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie. Tak samo jest ze stałymi dodatkami, np. za wysługę lat.

Zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc

Odrębna grupa należności ze stosunku pracy, wymieniona w rozporządzeniu urlopowym, to składniki zmienne (ruchome), przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Aby ustalić wynagrodzenie urlopowe, trzeba więc wykonać dodatkowe obliczenia. Składniki te uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeżeli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6, 7, 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Ponieważ w rozporządzeniu nie ma zdefiniowanego pojęcia „znaczne wahania”, więc od pracodawcy zależy, z ilu miesięcy przyjmie te składniki. W ocenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej musi to wynikać z wewnętrznych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy, np. z regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika jest mieszane i składa się zarówno z części stałej (stała stawka, stały dodatek) jak i zmiennej (za godziny ponadwymiarowe, pracę w porze nocnej), to wynagrodzenie urlopowe ustala się według zasad właściwych dla danej grupy składników, czyli stałe składniki – bez przeliczania oraz zsumowane składniki zmienne, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wakacji.
Wynagrodzenie ustalone według opisanych zasad stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

PRZYKŁAD
Pani Basia ma w umowie o pracę określone wynagrodzenie stałe w kwocie 2.100 zł. Do tego co miesiąc otrzymuje dodatek za pracę w warunkach uciążliwych w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego, tj. 420 zł. W czerwcu pracownica ta korzystała z 5 dni urlopu. W marcu i maju pracowała w godzinach nadliczbowych, za co otrzymała odpowiednio 85 zł i 120,50 zł wynagrodzenia. Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników wyniesie więc 205,50 zł. Przeliczenia nie wymaga natomiast kwota stałego wynagrodzenia oraz dodatku za warunki pracy.

Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe?

W celu obliczenia wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników należy:
  1. podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,
  2. pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, bierze się pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a więc również godziny nadliczbowe, dyżuru, godziny przepracowane w niedziele, święta i w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Odejmuje się natomiast godziny nieprzepracowane, choćby nawet przysługiwało za nie wynagrodzenie, np. chorobę.

PRZYKŁAD
W maju 2008 r. pracownik korzystał z 3 dni urlopu, czyli 24 godzin (3 dni × 8 godzin = 24 godziny). Otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 2.500 zł oraz premie regulaminowe, które wynoszą od 5 do 15% wynagrodzenia zasadniczego. W okresie od lutego do kwietnia 2008 r. wyniosły odpowiednio: 250 zł, 125 zł, 375 zł. W kwietniu pracownik chorował 2 dni, a więc opuścił 16 godzin pracy. W marcu natomiast przepracował 10 godzin nadliczbowych, za które otrzymał 50% dodatek w wysokości 78,20 zł oraz normalne wynagrodzenie za te godziny w kwocie 164,10 zł. Razem więc daje to podstawę w kwocie 992,30 zł zmiennych składników. W powyższym okresie pracownik zatrudniony na pełen etat przepracował łącznie 498 godzin [w kwietniu – 160 godzin (wymiar czasu pracy w kwietniu wyniósł 176 godzin – 16 godziny choroby) marzec – 170 godzin (wymiar czasu pracy w marcu wyniósł 160 godzin + 10 nadgodzin) luty – wymiar 168 godzin)]. W czasie urlopu (gdyby z niego nie korzystał) pracownik przepracowałby 24 godziny.

992,30 zł : 498 godzin = 1,99 zł
1,99 zł × 24 godziny = 47,76 zł

A zatem za czas urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać 2.547,76 zł (2.500 zł + 47,76 zł).

Zmiana w składnikach wynagrodzenia

Może zdarzyć się sytuacja, w której przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia (przyznano lub zlikwidowano dany składnik) bądź zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru. Wówczas podstawę wymiaru trzeba przeliczyć ponownie, z uwzględnieniem tych zmian, tak jakby przysługiwało ono w tej nowej wysokości przez cały okres brany do liczenia podstawy wymiaru urlopowego.

PRZYKŁAD
Pani Aneta otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2.250 zł oraz dodatek za znajomość prawa unijnego wysokości 5% stałego wynagrodzenia, tj. 112,50 zł.
W dniach od 10 do 30 czerwca pracownica korzysta z urlopu wypoczynkowego. Od 1 czerwca pracodawca postanowił zwiększyć jej dodatek z 5 do 6%, czyli do kwoty 135 zł. Za czerwiec pracownica otrzyma więc wynagrodzenie 2.250 zł oraz 135 zł dodatku.

Niepełny okres przepracowany

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy bądź pełne miesiące kalendarzowe pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie w postaci zmiennych składników, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

PRZYKŁAD
Pan Andrzej korzysta 10-dniowego urlopu w lipcu. Ponieważ jego wynagrodzenie składa się również ze zmiennych składników, podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego powinna być ustalona z uwzględnieniem należności za kwiecień, maj i czerwiec. Jednakże przez cały maj pracownik ten przebywał na urlopie bezpłatnym i nie otrzymał wynagrodzenia za pracę. Wobec tego należy przyjąć wynagrodzenie za: marzec, kwiecień i czerwiec i z nich ustalić podstawę wymiaru.

Można się również spotkać z sytuacją, kiedy pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Wówczas podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

PRZYKŁAD
Pani Anna została zatrudniona 12 maja i w tym miesiącu otrzymała
proporcjonalne wynagrodzenie zasadnicze, wynoszące 1.800 zł oraz zmienną premię w wysokości 105 zł. W czerwcu jej premia wyniosła 180 zł. Pracownica ta przebywała w lipcu 3 dni na urlopie wypoczynkowym.
W przypadku stałego wynagrodzenia nie trzeba dokonywać żadnych obliczeń. Fakt, że w 3-miesięcznym okresie poprzedzającym miesiąc wykorzystywania urlopu, czyli w maju, pracownica otrzymała niższą wypłatę ze względu na zatrudnienie w trakcie miesiąca, nie ma znaczenia. Oprócz stałego składnika wynagrodzenia pracownica otrzymuje również zmienne premie. W opisywanym przypadku można wziąć pod uwagę tylko te, wypłacone za maj i czerwiec. Podstawa wymiaru wynosi 285 zł (105 zł + 180 zł). Obliczenia wyglądają następująco:

285 zł : 280 godzin (liczba godzin przepracowanych w maju – 112 + pełen wymiar w czerwcu, tj. 168 godzin) = 1,02 zł

1,02 zł × 24 godziny (3 dni urlopu × 8 godzin) = 24,48 zł

Za lipiec pracownicy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 1.824,48 zł.

Urlop na przełomie dwóch miesięcy

Jeśli urlop przypada na okres np. od 25 czerwca do 5 lipca, czyli obejmuje dwa miesiące, to nie ma podstaw, aby oddzielnie obliczać wynagrodzenie urlopowe za części każdego miesiąca, czyli za czerwiec i lipiec.

Podstawa pozostaje taka sama, tj. ustalona z 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Nie trzeba więc ustalać nowej podstawy wynagrodzenia za urlop przypadający w drugim miesiącu.

PRZYKŁAD
Pani Renata korzystała z urlopu wypoczynkowego w dniach 28 maja (3 dni) – 5 czerwca (4 dni). Pracownica ta otrzymuje wynagrodzenie stałe w kwocie 3.000 zł oraz zmienne, które w okresie luty, marzec, kwiecień wynosiło 85 zł, 132 zł, 110 zł. Za maj i czerwiec pracownica otrzymała normalne stałe wynagrodzenie – w wysokości 3.000 zł, a wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć ze zmiennych składników z okresu luty – kwiecień. A zatem podstawa wynosi 327 zł (85 zł + 132 zł + 110 zł).

Wynagrodzenie urlopowe za maj:
327 zł : 504 godziny = 0,65 zł
0,65 zł × 24 godziny = 15,60 zł.

Wynagrodzenie urlopowe za czerwiec:
0,65 zł × 32 godziny = 20,80 zł.
Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc

Składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premii kwartalnych, w ogóle nie wlicza do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wypłaca się je w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Podobnie traktuje się dodatek za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej, jeżeli w podmiocie obowiązuje okres rozliczeniowy dłuższy niż miesiąc, np. 2- lub 3-miesięczny. Takie wynagrodzenie pomija się, licząc podstawę wymiaru urlopowego.

Podstawa prawna: 
Podstawa prawna: - art. 172 Kodeksu pracy,
Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 230, poz. 2290 z późn. zm.).

Autor: Iza Nowacka, księgowa w biurze podatkowym, specjalista ds. kadrowo-płacowych
Ostatnia aktualizacja: 26.01.2009
Autor: Izabela Nowacka

Porady o zbliżonej tematyce

Więcej

Nie jesteś jeszcze użytkownikiem Portalu FK?

Zapraszamy do zarejestrowania się. Rejestracja jest wyjątkowo łatwa.

Jako użytkownik Portalu FK możesz:

  • korzystać z ponad 8 000 odpowiedzi ekspertów na rzeczywiste pytania księgowych;
  • konsultować swoje wątpliwości z ekspertami i otrzymać indywidualną, fachową poradę;
  • zyskać błyskawiczny dostęp do codziennie aktualizowanej bazy narzędzi dla księgowych:
    • ponad 100 aktów prawnych oraz blisko 80 interpretacji i orzeczeń,
    • ponad 30 kalkulatorów i blisko 50 wskaźników i stawek,
    • ponad 50 gotowych wzorów dokumentów do pobrania.

Otrzymasz praktyczny
prezent: informator
w formacie PDF