Jak wypełnić świadectwo pracy po 1 stycznia 2003 r.?

Jeżeli rozwiązałeś z pracownikiem umowę o pracę bądź pracownik złożył na Twoje ręce wypowiedzenie, albo umowa o pracę wygasła, musisz mu wydać świadectwo pracy.
Zwróć uwagę, że świadectwo pracy wydajesz pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej na piśmie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Masz na to 7 dni od ustania stosunku pracy. Świadectwo pracy wydajesz bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej.

Pamiętaj, że od 29 listopada 2002 r. weszła w życie jedna ze zmian do Kodeksu pracy, która dotyczyła obowiązku wydawania świadectwa pracy. I tak jeśli rozwiążesz z pracownikiem umowę o pracę albo umowa ta wygaśnie, a następnie bezpośrednio po tym nawiążesz z nim kolejną umowę o pracę, nie musisz wydawać mu już świadectwa pracy (wydajesz je dopiero po definitywnym rozstaniu się z pracownikiem).

Co zrobić, kiedy nie możesz pracownikowi bezpośrednio wręczyć świadectwa pracy?

Jeżeli świadectwa pracy nie możesz wydać bezpośrednio ani pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej (np. obydwoje wyjechali zagranicę), musisz je przesłać pracownikowi, bądź upoważnionej przez niego osobie pocztą albo doręczyć je w inny sposób.

Przesyłając świadectwo np. za pośrednictwem poczty, pamiętaj, żeby zmieścić się również w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

W świadectwie pracy podajesz następujące informacje:
1. W punkcie pierwszym:
- imię i nazwisko pracownika, który zakończył zatrudnienie w Twojej firmie,
- imiona jego rodziców,
- datę i miejsce jego urodzenia,
- pełną nazwę Twojej firmy,
- okres zatrudnienia pracownika w Twojej firmie (np. od 1 stycznia 2003r. do 30 czerwca 2003 r.). Pamiętaj, że jeżeli przejąłeś pracownika od innego pracodawcy na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy (dalej kp), musisz również wykazać okres jego pracy u poprzedniego pracodawcy i wskazać tego pracodawcę. Wykazujesz również okresy poprzedniego zatrudnienia u tego pracodawcy, jeżeli nie wydał on świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniej umowy o pracę lub poprzednich umów o pracę, zgodnie z art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy.
- wymiar czasu pracownika (tutaj podajesz wymiar czasu pracy, na jaki pracownik był zatrudniony w Twojej firmie, np. pół etatu).

2. W punkcie drugim:
- rodzaj wykonywanej pracy (tutaj podajesz wszystkie stanowiska, jakie pracownik zajmował w Twojej firmie lub jakie pełnił funkcje).

3. W punkcie trzecim:
- podajesz: tryb rozwiązania stosunku pracy (określony w art. 30 § 1 Kodeksu pracy), a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia dodatkowo wskazujesz stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie; jeżeli stosunek pracy uległ wygaśnięciu, podajesz okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.

Jednym ze sposobów rozwiązania stosunku pracy może być np. porozumienie stron, można go również rozwiązać bez wypowiedzenia (np. w trybie natychmiastowym). Zdarzeniami powodującymi wygaśnięcie stosunku pracy są:
1) śmierć pracownika,
2) śmierć Twojego pracodawcy będącego osobą fizyczną,
3) tymczasowe aresztowanie pracownika,
4) niezgłoszenie powrotu do pracy po zakończeniu pełnienia funkcji z wyboru,
5) niezgłoszenie powrotu do pracy po odbyciu czynnej służby wojskowej.

Pamiętaj, żeby podać podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy.

4. W punkcie czwartym podajesz informacje, które są niezbędne m.in. do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. A zatem podajesz:
- liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (pamiętaj, że tutaj podajesz łączną liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystaną przez pracownika w roku kalendarzowym w którym pracownik "zakończył" zatrudnienie w Twojej firmie. I tak, jeżeli np. pracownik był zatrudniony w Twojej firmie od 1 stycznia 2003 r. do 30 czerwca 2003 r. i w tym czasie wykorzystał 12 dni, to podajesz w świadectwie, że pracownik wykorzystał 12 dni urlopu wypoczynkowego),
- odrębnie wskazujesz liczbę dni urlopu na żądanie pracownika (od 1 stycznia 2003 r. każdemu pracownikowi, niezależnie od tego, czy ma prawo do 18, 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego, przysługuje urlop tzw. na żądanie pracownika w wymiarze 4 dni. Te 4 dni urlopu mieszczą się w ramach przysługującego pracownikowi wymiaru. Jeżeli pracownik ma prawo do 26 dni urlopu, to w ramach tych 26 dni ma prawo do urlopu na żądanie. Urlopu tego udziela się w terminie podanym przez pracownika. Twój pracodawca musi wyrazić na niego zgodę).

I tak jeżeli pracownik wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie, wpisujesz tę informację w świadectwie pracy. Wcześniej nie miałeś takiego obowiązku, ponieważ nie było instytucji urlopu na żądanie;

- liczbę dni wykorzystanego urlopu bezpłatnego (np. jeżeli pracownik wykorzystał 2 dni urlopu bezpłatnego, w świadectwie podajesz te 2 dni i podstawę prawną, według której został on udzielony),
- okres wykorzystanego urlopu wychowawczego,
- łączną liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (pamiętaj, że tutaj podajesz również te dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia chorobowego, bo np. przebywał na zwolnieniu lekarskim 6 dni.

Podajesz te 5 dni za które płacisz pracownikowi wynagrodzenie chorobowe i 1 dzień, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie. Pamiętaj, że od 1 stycznia 2003 r. pierwszy dzień tzw. "krótkiego" zwolnienia lekarskiego trwającego nie dłużej niż 6 dni, jest bezpłatny. Możesz jednak w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę określić korzystniejsze rozwiązanie dla pracowników i wypłacić im wynagrodzenie za pierwszy dzień choroby;

- liczbę dni zwolnienia przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (tutaj podajesz liczbę dni, jakie przysługują pracownicy bądź pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do lat 14. Pamiętaj, że na jedno dziecko możesz udzielić pracownicy bądź pracownikowi 2 dni zwolnienia. Jest to zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem.),

- okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 kp (ten punkt wypełniasz jeżeli wypowiedziałeś pracownikowi umowę o pracę z powodu ogłoszenia lub likwidacji Twojej firmy bądź zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących Twojej firmy. Jeżeli pracownik miał prawo do 3 miesięcznego wypowiedzenia, bo przepracował w Twojej firmie ponad 3 lata, możesz w takiej sytuacji skrócić mu okres trzymiesięcznego wypowiedzenia do jednego miesiąca; w takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia, czyli w tym przypadku za dwa miesiące);

- okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (tutaj podajesz, w jakim okresie pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach i szczególnym charakterze, jaki rodzaj miała ta praca oraz jakie stanowiska zajmował),

- okres wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego dodatkowego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,

- okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

- liczbę dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, zgodnie z art. 92 § 1 ¹Kodeksu pracy (tutaj podajesz liczbę dni, za które pracownikowi nie wypłaciłeś wynagrodzenia chorobowego, ponieważ przebywał na tzw. "krótkich" zwolnieniach, czyli trwających nie dłużej niż 6 dni, np. jeżeli pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim np. od 2 stycznia do 5 stycznia 2003 r. , następnie przebywał na zwolnieniu od 17 stycznia do 16 stycznia 2003 r., to podajesz razem 2 dni, za które pracownikowi nie wypłaciłeś wynagrodzenia chorobowego).

5. W punkcie piątym:
- informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę (tutaj podajesz wysokość potrąconych kwot od wynagrodzenia pracownika, komornika i numer sprawy egzekucyjnej).

6. W punkcie szóstym:
- informacje uzupełniające, czyli wszelkie dane, które możesz zamieścić na żądanie pracownika (np. o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach) ponadto informacje o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych.

Jeżeli wypełniłeś już świadectwo pracy według nowych zasad obowiązujących od 1 stycznia 2003 r. i wydałeś je w terminie pracownikowi, pamiętaj, że pracownik w terminie 7 dni od jego otrzymania może wystąpić do Ciebie z wnioskiem o jego sprostowanie, jeżeli zawiera ono błędy.

Jeżeli świadectwo pracy wypełniłeś prawidłowo, pracownik również ma prawo w ciągu 7 dni od jego otrzymania zwrócić się do Ciebie z wnioskiem o jego sprostowanie. Pamiętaj, że nie musisz uwzględnić tego wniosku (bo świadectwo pracy wypełniłeś prawidłowo), wówczas pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Ma na to również 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

Tutaj znajdziesz nowy wzór świadectwa pracy.

Podstawa prawna:
- art. 97 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 214, poz. 1809 ).

Autor: Krzysztof Kostecki, konsultant prawny