Jak rozliczać zapomogi w księgach rachunkowych i podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zwróć uwagę, że konsekwencje w zakresie przekazania, czy też otrzymania zapomogi zależą od kilku czynników:

• Po pierwsze, skąd będzie taka zapomoga finansowana - czy będzie to zapomoga przekazana ze środków obrotowych pracodawcy, czy też będzie pochodzić z wydzielonego funduszu, np. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
• Drugie znaczenie ma cel i zdarzenie, w związku z którym zapomoga została przekazana.

Ważna jest także oczywiście kwota zapomogi.

Spójrzmy kolejno na regulacje w tym zakresie.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jako dochód zwolniony z opodatkowania wymienione zostały zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci.

Zwróć uwagę, że przepisy updof choć posługują się pojęciem „indywidualne zdarzenie losowe”, nie definiują go. Zgodnie z definicją słownikową należy stwierdzić, że indywidualne zdarzenie losowe jest to zdarzenie nieprzewidywalne, niezależne od woli człowieka i nie do uniknięcia przy zachowaniu należytej staranności. Podobne ujęcie znajdziesz w definicjach organów podatkowych. Na przykład Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2008 r., nr ITPB2/415-252/08/ENB wskazał „(…) przez indywidualne zdarzenie losowe należy rozumieć wszelkie zdarzenia, które są nieprzewidziane, niemożliwe do uniknięcia nawet przy zachowaniu należytej staranności, jak np. nieszczęśliwe wypadki powodujące uszczerbek na zdrowiu, kradzieże, włamania, itp. (…)”.

Pamiętaj, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), dalej: updof zapomogi otrzymane w przypadku:

• indywidualnych zdarzeń losowych,
• klęsk żywiołowych,
• długotrwałej choroby,
• śmierci

korzystają ze zwolnienia do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

Zauważ, że nie ma znaczenia źródło finansowania takiego świadczenia. Oznacza to, że po spełnieniu wskazanych wyżej ustawowych warunków będzie ono wolne od podatku bez względu na to, czy zostanie wypłacone ze środków np. ZFŚS, środków obrotowych firmy, czy też funduszy związków zawodowych.

Dodatkowo istnieje możliwość zwolnienia otrzymanego wsparcia z podatku dochodowego na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2009 r. w sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od niektórych dochodów (przychodów) podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. z 2009 r. nr 226, poz. 1819). Zgodnie z tym rozporządzeniem Minister Finansów zaniechał poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od pomocy materialnej otrzymanej z zakładu pracy przez osoby poszkodowane na skutek katastrofy naturalnej w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o stanie klęski żywiołowej (Dz.U. z 2002 r. nr 62, poz. 558 ze zm.). Do takich katastrof naturalnych zaliczane są m.in. powodzie, susze, wyładowania atmosferyczne, długotrwałe występowanie ekstremalnych temperatur, osuwiska ziemi oraz pożary.

Zaniechaniem poboru podatku objęta została pomoc materialna do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6.000 zł.

Zaniechanie dotyczy zarówno pomocy finansowej, jak i rzeczowej, ponieważ pojęcie „materialny” oznacza „odnoszący się do dóbr ekonomicznych, majątkowy, finansowy, pieniężny”. Jeśli zatem pracodawca udzieli wskazanej w poprzednim pytaniu zapomogi w kwocie wyższej niż 2.280 zł, to nadwyżka ponad tę wartość do kwoty 6.000 zł w skali roku będzie objęta zaniechaniem poboru podatku. Zaniechanie ma zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2010 r.

Wypłata zapomogi dla pracownika stanowi działalność o charakterze socjalnym. W świetle art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 updof problematyczne może być ujęcie jej jako kosztu uzyskania pracodawcy. Przepisy te wskazują bowiem, że nie podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Na zasadzie wyjątku kosztem podatkowym są jedynie świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS.

Wartość pomocy udzielonej pracownikom w związku ze zdarzeniami losowymi należy ująć w księgach rachunkowych jako pozostałe koszty operacyjne. Są to koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki zatem na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) dalej: uor, należy zaliczyć je do pozostałych kosztów operacyjnych.

Zwróć uwagę, że nie należy ujmować tego typu zdarzeń jako straty nadzwyczajne, ponieważ, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 33 uor, straty nadzwyczajne powstają zupełnie poza działalnością operacyjną jednostki na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia. Pracodawca, decydując się na wypłatę zapomogi, kieruje się swoją wolą. Nie jest to zatem zdarzenie trudne do przewidzenia.

Oznacza to, że wartość przekazanej pomocy pracownikom należy w księgach rachunkowych ująć w następujący sposób:

• Wn Pozostałe koszty operacyjne.
• Ma Różne konta.

Jeśli pracodawca przekaże swoim pracownikom, ale także innym osobom lub instytucjom określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów materiały budowlane, to takie przekazanie będzie zwolnione z podatku VAT. Chodzi tu o rozporządzenie Ministra Finansów z 8 czerwca 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Zostało ono opublikowane w Dzienniku Ustaw nr 100, poz. 638. Przepisy w tym zakresie weszły w życie 9 czerwca 2010 r. i będą miały zastosowanie do 30 września 2010 r.

Zwolnienie obejmuje zarówno darowizny na rzecz osób prywatnych, jak i szkół oraz innych placówek prowadzących działalność edukacyjną, kulturalną, a także ośrodków opieki zdrowotnej, społecznej oraz oferujących zakwaterowanie dla uczniów i studentów. Pamiętaj jednak, że darczyńca, aby skorzystać ze zwolnienia, jest zobowiązany uzyskać od poszkodowanego stosowne dokumenty. W przypadku osób fizycznych będzie to oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu czy budynku, w którym powstała w wyniku powodzi szkoda, oświadczenie o przeznaczeniu otrzymanych materiałów budowlanych do usuwania skutków powodzi i zaświadczenie z ośrodka pomocy społecznej potwierdzające poniesienie szkody. Pozostałe podmioty powinny dostarczyć darującemu oświadczenie o przeznaczeniu materiałów do likwidacji szkód po powodzi oraz zaświadczenie wydane przez samorząd o poniesieniu szkody w obiektach.

Powódź, jaka miała miejsce w maju i czerwcu 2010 r., była zdarzeniem szczególnym. Pamiętaj jednak, że zdarzeń, które powodują możliwość otrzymania zapomogi, która będzie korzystała ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 26 updof, jest więcej. Mogą to być m.in.: wypadek w pracy, wypadek poza pracą, wypadek członka rodziny, pożar, klęska żywiołowa, długotrwała choroba, a także śmierć kogoś bliskiego.

Pamiętaj, że zapomoga stanowi bezzwrotną pomoc finansową udzielaną osobie dotkniętej wypadkiem losowym.

Wszelkie zapomogi wypłacane pracownikom w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby nie stanowią podstawy wymiaru składek na przedmiotowe ubezpieczenia. Zwolnienie zapomóg z podstawy wymiaru składek ZUS wynika z § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzeniaMinistra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Takie zapomogi korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS bez względu na ich wysokość.

Zapomoga ta jest w całości zwolniona ze składek ZUS, natomiast wolna od podatku dochodowego jest tylko do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof).

Zwróć uwagę, że przepisy dotyczące zwolnienia z podatku dochodowego zapomóg związanych z indywidualnymi zdarzeniami losowymi mają także zastosowanie do byłych pracowników. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 26 i 38 updof ze zwolnienia od podatku korzystają odpowiednio:

• zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł,
• świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

Pamiętaj, że pozostałe otrzymywane przez emerytów i rencistów świadczenia od byłych pracodawców podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Jeśli wartość zapomogi przekroczyła 2.280 zł, to od nadwyżki ponad tę kwotę były pracodawca obowiązany był pobrać 10% zryczałtowany podatek dochodowy. Świadczeń tych nie ujmuje się jednak w zeznaniu rocznym.

Warto zauważyć, że dodatkowo w przypadku emerytów i rencistów wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof).

Zauważ, że zapomogi mogą być również wypłacane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki tego funduszu są przeznaczane między innymi na pomoc w formie zapomogi lub pomoc rzeczową w razie wypadków losowych, długotrwałej choroby lub trudnej sytuacji materialnej.

Trzeba zatem też przypomnieć że art. 21 ust. 1 pkt 67 updof wskazuje, iż wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

W sytuacji gdy zapomoga zostanie wypłacona ze środków funduszu, księgowania będą następujące:

1. przyznanie zapomogi
   • Wn Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
   • Ma Pozostałe rozrachunki z pracownikami.
2. przekazanie środków pieniężnych
   • Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami,
   • Ma Rachunek bankowy ZFŚS.

Na zakończenie zwróć jeszcze uwagę, że w niektórych zakładach pracy funkcjonują jeszcze kasy zapomogowo-pożyczkowe. Można je uznać za fundusze zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej. Zatem zapomogi wypłacone z jej funduszy będą obejmowane postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 9a updof.

Zgodnie z tym przepisem zwolnione od podatku dochodowego są zapomogi, inne niż wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 26 updof, wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 638 zł.

Przychód pracownika z tytułu zapomogi otrzymanej z kasy zapomogowo-pożyczkowej stanowi przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof. Kasa zapomogowo-pożyczkowa nie jest zobowiązana do odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy w przypadku uzyskania przez pracownika przychodu z tytułu zapomogi. Ma obowiązek, zgodnie z art. 42a updof, sporządzić informację PIT-8C członkom, którym wypłaca zapomogi (stanowiące przychód podlegający opodatkowaniu). Musi to zrobić do 28 lutego następnego roku podatkowego.

Zapomogi, jak zostało wcześniej wskazane, są elementem działalności socjalnej, a wydatki z nią związane nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, iż pracodawca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie będzie ujmował wydatku związanego z przekazaniem zapomogi w PKPIR.