Jak prowadzić dokumentację pracownika od 1 stycznia 2003 r.?

Obecnie jeżeli Twoja firma chce zatrudnić pracownika, na Twoim pracodawcy, jak i również na Tobie ciąży w związku z tym szereg obowiązków. Twój pracodawca jako osoba reprezentująca firmę, musi podpisać z kandydatem na pracownika umowę o pracę. Ty zaś z kolei masz obowiązek zgromadzić od kandydata na pracownika wiele niezbędnych dokumentów.
O tym obowiązku musisz pamiętać, szczególnie w sytuacji kiedy Twoja firma zamierza przyjąć kolejnego pracownika.

Dokumenty przedstawione przez pracownika (świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie), a w zasadzie informacje w nich zamieszczone będą Ci bardzo potrzebne, jeżeli będziesz chciał prawidłowo ustalić uprawnienia pracownika wynikające ze stosunku pracy, np. prawo do urlopu wypoczynkowego jak i jego wymiar.



Od pracownika, którego Twoja firma zatrudni po 1 stycznia 2003 r., możesz żądać następujących dokumentów:
1. wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (np. pieczątka w legitymacji ubezpieczeniowej, w dowodzie osobistym, umowa o pracę).
Do 31 grudnia 2002 r. mogłeś żądać tylko świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy,
3. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (np. jeżeli zatrudniasz tłumacza, musi on mieć różnego rodzaju certyfikaty potwierdzające jego uprawnienia),
4. świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego - ten warunek będzie dotyczył, tzw. pracownika młodocianego (do 31 grudnia 2002 r. żądałeś świadectwa ukończenia szkoły podstawowej),
5. orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6. innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, mogą to być np. dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy (np. pracownik niepełnosprawny może Ci przedłożyć orzeczenie o zaliczeniu go do określonego stopnia niepełnosprawności).

Pamiętaj, że możesz żądać od pracownika oryginałów dokumentów, ale wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów bądź kopii. Dokumenty te stanowią własność osoby ubiegającej się o prace w Twojej firmie, i Ty nie możesz sobie ich przywłaszczyć.

Oprócz tego, że pracownik musi przedłożyć Ci niezbędne dokumenty, musisz pamiętać o jeszcze jednej ważnej sprawie.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy musisz uzyskać od niego pisemne potwierdzenie, w którym pracownik stwierdza, że:
1. zapoznał się z treścią regulaminu pracy (jeżeli Twoja firma ma obowiązek jego wydania). Jeżeli w Twojej firmie nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy, ponieważ zatrudnia ona mniej niż 20 pracowników lub jest objęta zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i Twojego pracodawcy, masz obowiązek poinformować pracownika na piśmie o:
- obowiązujących go normach czasu pracy,
- terminach dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy,
- porze nocnej,
- terminie, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia,
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jeżeli już przedstawiłeś pracownikowi powyższe informacje, nowy pracownik powinien stwierdzić, na piśmie, że zapoznał się z powyższą informacją.

2. Zapoznał się z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
3. Zapoznał się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla uzgodnionego z pracownikiem rodzaju pracy.

Dla przypomnienia tajemnica może być państwowa, służbowa, z regulacji zawartych w:
- ustawie z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.),
- ustawie z 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz.U. z 1995 r. nr 54, poz. 288 ze zm.),
- ustawa z 25 września 1981 r. o przedsiębiorstwach państwowych (Dz.U. z 1991 r. nr 18, poz. 80 ze zm.),
- ustawie z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. nr 47, poz. 211 ze zm.),
- w Kodeksie cywilnym (art. 7646).



Jeżeli już zgromadzisz te wszystkie dokumenty od pracownika, masz obowiązek założyć dla niego teczkę pracowniczą (akta osobowe danego pracownika).
Akta osobowe zakładasz i prowadzisz oddzielnie dla każdego pracownika. Dzielą się one na trzy części i obejmują:
1 część A - w tej części gromadzisz dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie w Twojej firmie (jest to m.in. kwestionariusz osobowy, fotografie, świadectwa pracy);
2 część B - w tej części zamieszczasz dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia.
Są to między innymi następujące dokumenty:
- umowa o pracę,
- zakres czynności,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy lub z informacjami przedstawionymi przez Ciebie pracownikowi, jeżeli w Twojej firmie nie ma regulaminu pracy, z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla uzgodnionego z pracownikiem rodzaju pracy,
- od 1 stycznia 2003 r. musisz również w tej części gromadzić dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku, gdy pracownica jest uprawniona do urlopu wychowawczego,
- od 1 stycznia 2003 r. gromadzisz kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna, i inne, które do tej pory gromadziłeś w tej części;

3. część C - w tej części z kolei gromadzisz dokumenty związane z ustaleniem stosunku pracy. Są to m.in. :
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- od 1 stycznia 2003 r. masz obowiązek w tej części gromadzić również dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
(chodzi w tym przypadku o taką sytuację, kiedy nie wydałeś pracownikowi w terminie świadectwa pracy lub nie wydałeś go w ogóle, wówczas pracownik może dostarczyć Ci na piśmie żądanie jego wydania, bądź też nie wypłaciłeś pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy i pracownik w takiej sytuacji również może żądać na piśmie wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy).
Te dokumenty, w których pracownik żąda od Ciebie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy oraz wydania świadectwa pracy, masz obowiązek gromadzić w tej części.

Od 1 stycznia 2003 r. zmieniło się również brzmienie § 8 ww. rozporządzenia. I tak w obecnym stanie prawnym masz obowiązek zakładać i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy: w stosunku do pracowników młodocianym masz obowiązek uwzględniać w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
2) imienną kartę (listę) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 214, poz. 1812).

Autor: Krzysztof Kostecki, konsultant prawny