Jak powinno wyglądać prawidłowo wypełnione świadectwo pracy po 1 stycznia 2004 r.

Jeżeli Twój pracodawca rozwiąże z pracownikiem umowę o pracę, bądź też pracownik złoży na jego ręce wypowiedzenie albo jego umowa wygaśnie, Twoim obowiązkiem jest przygotowanie świadectwa pracy.

Wypełnione świadectwo pracy musisz dostarczyć pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej na piśmie w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Wypełniając je, musisz pamiętać, aby umieścić w tym dokumencie wszystkie potrzebne informacje i aby nie popełnić błędu. Jeżeli do tego dojdzie, tzn. wręczysz pracownikowi błędnie wypełnione świadectwo pracy, a on zauważy błędy, to właśnie Ty będziesz musiał je sprostować, czyli z reguły wypełniać je na nowo, przez to stracisz czas i "niepotrzebne nerwy".

Aby tego uniknąć, specjalnie dla Ciebie omawiamy krok po kroku, jakie informacje podajesz w świadectwie pracy.
A zatem prawidłowo wypełnione świadectwo pracy powinno zawierać następujące informacje:

1. w punkcie pierwszym:
- imię i nazwisko pracownika, którego stosunek pracy ustał,
- imiona jego rodziców,
- datę urodzenia (Uwaga! Jeszcze do 31 grudnia 2003 r. podawałeś w świadectwie pracy również miejsce urodzenia pracownika, np. Jan Kowalski, urodzony 19 października 1972 r. w Warszawie. Teraz już nie masz obowiązku podawania miejsca jego urodzenia, podajesz tylko datę!),
- pełną nazwę Twojej firmy,
- okres zatrudnienia pracownika w Twojej firmie (Uwaga! Podajesz tutaj okresy pracy pracownika, jeżeli pracował w firmie, która została przejęta przez Twoją na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy),
- wymiar czasu pracy (pół etatu, 3/4 etatu, cały etat);

2. w punkcie drugim:
- rodzaj wykonywanej pracy (a zatem tutaj podajesz wszystkie stanowiska lub funkcje, jakie pracownik zajmował lub pełnił w Twojej firmie);

3. w punkcie trzecim:
- tryb rozwiązania stosunku pracy (w jaki sposób stosunek pracy został rozwiązany albo uległ wygaśnięciu. Pamiętaj oczywiście o tym, aby podać podstawę prawną powyższych zdarzeń, czyli zarówno rozwiązania stosunku pracy, jak i jego wygaśnięcia);

4. w punkcie czwartym podajesz informację, które są niezbędne i do ustalenia uprawnień pracowniczych, np. prawa do urlopu wypoczynkowego, i do uprawnień z ubezpieczenia społecznego, np. prawo do emerytury. I tak podajesz:
- liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Uwaga! Podajesz tutaj odrębnie informację o ilości dni wykorzystanych na żądanie pracownika (np. pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 2 dni urlopu na żądanie),
- liczbę dni wykorzystanego urlopu bezpłatnego; dokładnie wskazujesz okres trwania tego urlopu oraz podstawę jego udzielenia (np. od 20 lutego 2004 r. do 19 marca 2004 r., choroba bliskiej osoby, przebywającej za granicą),
- okres wykorzystanego urlopu wychowawczego (przypomnijmy, że pracownik tak jak i pracownica może przebywać na urlopie wychowawczym),
- liczbę dni niezdolności do pracy, za które wypłaciłeś pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zgodnie z art. 92 kp w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (Uwaga! Do 31 grudnia 2003 r. tutaj podawałeś również liczbę dni niezdolności do pracy, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, bo przebywał na zwolnieniu lekarskim nie dłuższym niż 6 dni. Teraz nie masz już takiego obowiązku, ponieważ znowu przywrócono przepis, zgodnie z którym pierwszy dzień zwolnienia, niezależnie od tego, ile ono trwa, jest znowu płatnym dniem),
- liczbę dni zwolnienia od pracy przewidzianego na podstawie art. 188 kp wykorzystanego w roku, w którym ustał stosunek pracy (a zatem podajesz liczbę dni, jakie to przysługują pracownikowi lub pracownicy z tytułu opieki nad dzieckiem do 14. roku życia),
- okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ §1 kp, uprawniający do odszkodowania,
- okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (podajesz tutaj okresy wykonywania pracy, jej rodzaj i zajmowane stanowiska),
- okres wykorzystania dodatkowego urlopu albo jakiegoś innego szczególnego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,
- okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia w Twojej firmie, a jeżeli firma przejęła pracowników z innej firmy, to również te okresy, które są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
- liczbę dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia zgodnie z art. 92 §1¹ kp, przypadające w okresie od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r.;

5. w punkcie piątym podajesz informację o zajęciu wynagrodzenia, a w szczególności wysokość potrąconych kwot od wynagrodzenia pracownika, oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej;

6. W punkcie szóstym podajesz tzw. informacje uzupełniające:
- wszelkie dane, które zamieszczasz na żądanie pracownika (np. o uzyskanych kwalifikacjach w Twojej firmie, odbytych szkoleniach, kursach).

Jeżeli wypełnisz świadectwo, uwzględniając podane wyżej informacje, będziesz miał pewność, że wypełniłeś je prawidłowo.
Jednak pamiętaj, o tym, że nawet jeżeli je wypełniłeś prawidłowo, pracownik będzie miał prawo w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania wystąpić do Ciebie o jego sprostowanie, bo np. jego zdaniem brakuje w nim jakiejś informacji. Oczywiście nie musisz się tym przejmować i uwzględniać jego wniosku, jeżeli postąpiłeś według naszych wskazówek.

Taki wniosek pracownika oddalasz, a on może się zwrócić do sądu pracy z żądaniem sprostowania kwestionowanego świadectwa. W tym przypadku pracownik ma również 7 dni od dnia zawiadomienia o Twojej odmowie sprostowania.

Nowy wzór świadectwa pracy znajdziesz tutaj.

Autor: Anna Kostecka, konsultant prawny