Przygotowujesz się do zakończenia roku obrotowego? - sprawdź, jakie masz w związku z tym obowiązki. Jakie są zasady otwierania ksiąg rachunkowych na początek nowego roku obrotowego? Szczegóły w tekście.
© FotoChannels / Glow Images
Na początku przypomnijmy, że zasady zamykania na koniec roku obrotowego i otwierania na początek nowego roku obrotowego ksiąg rachunkowych określa art. 12 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor).
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
W związku z zamknięciem ksiąg rachunkowych konieczne są następujące czynności:
- ustalenie sald końcowych aktywów i pasywów,
- porównanie sald z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzenie niezbędnych korekt,
- sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawień obrotów i sald kont analitycznych oraz dokonanie uzgodnień.
| Pamiętaj, że wszystkie wymienione czynności są niezbędne do prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego. |
Pamietaj!
Dnia 2 czerwca 2011 r. weszła w życie ustawa z 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 102, poz. 585). Ustawa wprowadza zasadniczą zmianę w ustawie o rachunkowości polegającą na możliwości niezamykania ksiąg rachunkowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej trwającej przez cały rok obrotowy. Zmiana ta pociąga za sobą kolejne, również korzystne dla przedsiębiorców. W przypadku zawieszenia działalności przedsiębiorcy będą mogli odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji, jak również nie będą zobowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego za rok, w którym firma była zawieszona.
Dnia 2 czerwca 2011 r. weszła w życie ustawa z 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 102, poz. 585). Ustawa wprowadza zasadniczą zmianę w ustawie o rachunkowości polegającą na możliwości niezamykania ksiąg rachunkowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej trwającej przez cały rok obrotowy. Zmiana ta pociąga za sobą kolejne, również korzystne dla przedsiębiorców. W przypadku zawieszenia działalności przedsiębiorcy będą mogli odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji, jak również nie będą zobowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego za rok, w którym firma była zawieszona.
Więcej na ten temat pisaliśmy w tekście: Nie będziesz musiał prowadzić ksiąg rachunkowych w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.
Etapy dotyczące sporządzania sprawozdania finansowego to:
- prace przygotowawcze do sporządzenia sprawozdania finansowego,
- sporządzenie sprawozdania finansowego,
- prace kończące rok obrotowy.
- przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów,
- dokonać wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów.
Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzi konieczność sporządzenia odpowiedniej dokumentacji. Poniżej zamieszczamy wzory dokumentów związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem inwentaryzacji:
- Instrukcja inwentaryzacyjna
- Harmonogram inwentaryzacji
- Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji okolicznościowej (doraźnej)
- Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji rocznej środków trwałych
- Oświadczenie wstępne osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie odnośnie przygotowania do spisu z natury w magazynie
- Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie po przeprowadzeniu spisu
- Arkusz spisu z natury środków trwałych
- Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald oraz weryfikacji
- Polecenie przeprowadzenia spisu z natury
- Protokół z inwentaryzacji aktywów dokonanej w drodze potwierdzenia sald oraz weryfikacji
- Protokół z inwentaryzacji pasywów dokonanej w drodze weryfikacji
- Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze uzgodnienia sald
- Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji
- Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji środków trwałych
- Sprawozdanie opisowe zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury
Inwentaryzacja
Inwentaryzacja jest jednym z elementów składających się na prowadzenie rachunkowości. Obejmuje ogół czynności zmierzających do ustalenia faktycznego stanu majątku jednostki gospodarczej.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Stanowi to podstawę:
- doprowadzenia danych wynikających z ksiąg rachunkowych do ich zgodności ze stanem faktycznym, a tym samym zapewnienia realności wynikających z nich informacji ekonomicznych zestawianych w sprawozdaniu finansowym (porównaj: koncepcja prawdziwego i wiernego obrazu),
- rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku,
- dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, co jest szczególnie istotne dla wyceny bilansowej aktywów i pasywów,
- przeciwdziałania nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki.
- spis z natury, który polega na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi,
- potwierdzenie salda w drodze uzyskania od kontrahentów informacji o prawidłowości wykazanego stanu należności,
- weryfikacja realności pozostałych, nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem salda elementów aktywów i pasywów, poprzez ich porównanie z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
| Przeprowadzenie oraz wynik inwentaryzacji musisz odpowiednio udokumentować (na przykład arkuszami spisu z natury lub kartami spisu, zestawieniami zbiorczymi). Ujawnione różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. |
Pamiętaj, że sporządzenie sprawozdania finansowego powinno być poprzedzone zamknięciem ksiąg rachunkowych. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe (art. 12 ust. 4 uor). Powinno ono nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
Warto również pamiętać, że w ustawie o rachunkowości omawia się zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 uor) oraz ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 4 uor).
Przykładowo, jeżeli rozliczana przez Ciebie jednostka kontynuuje działalność i za rok obrotowy przyjęła rok kalendarzowy, to księgi rachunkowe powinieneś zamknąć najpóźniej 31 marca. Ostateczne zamknięcie ksiąg musi być dokonane najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Przypominam, że roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 uor). W związku z tym ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych musi być dokonane najpóźniej 15 lipca, przy założeniu, że dzień bilansowy przypada na 31 grudnia.
Kiedy zamknąłeś już księgi rachunkowe oraz sporządziłeś sprawozdanie finansowe, masz również obowiązek:
- poddania sprawozdania finansowego badaniu przez niektóre jednostki,
- zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
- złożenia sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym,
- ogłoszenia sprawozdania finansowego.
Badanie sprawozdania finansowego
Obowiązkowemu badaniu podlegają sprawozdania finansowe (art. 64 ust. 1 uor):
- banków oraz zakładów ubezpieczeń oraz zakładów reasekuracji,
- jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych,
- jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
- spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji,
- pozostałych jednostek spełniających w roku poprzedzającym rok obrotowy, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, co najmniej 2 z następujących 3 warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty - co najmniej 50 osób,
- suma aktywów na koniec roku obrotowego - równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
- przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy - równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 uor).
Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki, i odpowiednio jest to:
- w spółce komandytowo-akcyjnej - walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplementariuszy (art. 146 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm., dalej: ksh),
- w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością - zgromadzenie wspólników (art. 228 ksh),
- w spółce akcyjnej - walne zgromadzenie akcjonariuszy (art. 393 ksh),
- w spółdzielni - zgromadzenie członków lub przedstawicieli członów,
- w przedsiębiorstwie państwowym - minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski,
- w spółkach osobowych (jawnej, komandytowej, partnerskiej) oraz spółkach cywilnych - wspólnicy spółki,
- w przedsiębiorstwach prywatnych - właściciel (właściciele).
Złożenie sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym
| Sprawozdanie finansowe składa się w sądzie rejestrowym nie później niż 15 dni po dniu zatwierdzenia sprawozdania, a w wypadku jego niezatwierdzenia - nie później niż 15 dni po upływie 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 69 uor). |
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to należy je złożyć w sądzie rejestrowym w ciągu 15 dni od ustawowego terminu zatwierdzenia sprawozdania.
Pamiętaj, że do sądu rejestrowego dodatkowo musisz złożyć:
- odpis uchwały lub postanowienia organu o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- odpis uchwały o podziale zysku lub pokrycia straty,
- opinię z badania sprawozdania finansowego, jeżeli badanie sprawozdania finansowego jest obowiązkowe,
- sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli jednostka jest zobowiązana do jego sporządzenia.
Ogłoszenie sprawozdania finansowego
Jednostki zobowiązane do badania sprawozdania finansowego są również zobowiązane do jego publikacji. Do publikacji musisz przedstawić zatwierdzone sprawozdanie finansowe, a mianowicie takie jego elementy, jak:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- zestawienie ze zmian kapitału/funduszu własnego,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- opinię biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego,
- odpis uchwały o podziale zysku lub sposobie pokrycia straty.
| Sprawozdanie finansowe musisz przesłać w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania do publikacji w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitorze Polskim B”, a w odniesieniu do spółdzielni w „Monitorze Spółdzielczym”. |
Pamiętaj!
Od 1 stycznia 2013 r. kierownik jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu, przekaże sprawozdanie finansowe tylko do KRS, nie będzie już musiał przekazywać do publikacji w Monitorze Polskim B, ponieważ zostanie on zniesiony. Takie uproszczenie wynika z ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. z 28 października 2011 r. nr 232, poz. 1378).
Od 1 stycznia 2013 r. kierownik jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu, przekaże sprawozdanie finansowe tylko do KRS, nie będzie już musiał przekazywać do publikacji w Monitorze Polskim B, ponieważ zostanie on zniesiony. Takie uproszczenie wynika z ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. z 28 października 2011 r. nr 232, poz. 1378).
Więcej na ten temat przeczytasz w tekście: Znika „Monitor Polski B” - od 1 stycznia 2013 r. sprawozdanie składasz tylko do KRS!
Zakres i termin ujawniania informacji o sprawozdaniu finansowym zawiera tabela.
Tabela. Ujawnianie informacji o sprawozdaniu finansowym
Odbiorcy informacji | Zakres informacji | Termin |
Wspólnicy, akcjonariusze lub członkowie spółdzielni (art. 68 uor) |
| Najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni |
Sąd - właściwy rejestr sądowy (art. 69 uor) |
| W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a jeżeli nie zostało zatwierdzone, to w ciągu 15 dni po upływie 6 miesięcy od dnia bilansowego |
Ogłaszane w „Monitorze Polskim B”, a spółdzielnie w „Monitorze Spółdzielczym” (art. 70 uor) |
| Złożyć do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego |
Urząd skarbowy |
| W ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania |
Jak możesz zauważyć, niektóre czynności związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych oraz sporządzaniem sprawozdania finansowego muszą być przeprowadzane w nowym (kolejnym) roku.
Otwarcie ksiąg rachunkowych
Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na naniesieniu sald początkowych poszczególnych aktywów i pasywów na podstawie bilansu otwarcia. Może być ono dokonane pierwszym zapisem, gdy określone konto nie występowało w bilansie otwarcia. W wypadku jednostek kontynuujących działalność gospodarczą coroczne otwieranie ksiąg rachunkowych wynika z obowiązku zakładania odrębnych ksiąg dla każdego roku obrotowego.
Podstawa prawna: - art. 4, art. 12, art. 53, art. 64, art. 68-70 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
