RSS Mapa strony Ustaw jako startową Mój portal czwartek, 18 grudnia 2014 r.
Jesteś tutaj: Strona główna » Nowości » Nowości księgowe IV kwartał 2012 » Nowości księgowe 2012 » Archiwum nowości księgowych
Rozmiar tekstu:  f1 f2 f3
RSS
22.10.2012

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda pozwala wykryć nieprawidłowości

Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald. Dzięki tej metodzie można wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej. Sprawdźmy, jakie są etapy prac związanych inwentaryzacją należności metodą potwierdzania salda i jak prawidłowo sporządzić wzór takiego potwierdzenia.

Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się do:
  1. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
  2. należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
  3. powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów
(art. 26 ust. 1 pkt 2 uor).

Należy pokreślić, że:
  1. W wypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych, uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe.
  2. Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) - obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”, co ilustruje przykład poniżej. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.
  3. Dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzenia salda, jak i na użytkowaniu tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.
Dokument „Potwierdzenie salda” powinien zawierać następujące elementy:
  • nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),
  • dane wystawcy (nadawcy),
  • datę wystawienia,
  • numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,
  • kwotę transakcji,
  • dzień, na który należy potwierdzić saldo,
  • pieczęć i podpis wystawcy,
  • miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo,
  • miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda.
PRZYKŁAD
Wzór potwierdzenia salda

POTWIERDZENIE SALDA

(odcinek „A”)
Szczecin, 1.12.2012 r.
„Mega” spółka z o.o.
Ul. Wronia 11z
71-222 Szczecin
………………………………….
(nazwa i adres wierzyciela)
„Marek” spółka z o.o.
Ul. Bliska 14
78-010 Koszalin
………………………………..
(nazwa i adres dłużnika)
Zgodnie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z  29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), uprzejmie prosimy o potwierdzenie, na odcinku „B”, w ciągu 7 dni, zgodności sald figurujących w naszych księgach rachunkowych na dzień 30 listopada 2012 r.
Nazwa i numer rachunku - konta
Wasze na dobro Nasze
200 - 010 - 123
50.000,00 zł
Saldo wynika z następujących pozycji:
Nr faktury
Data wystawienia
Kwota
Termin płatności
Pozostało do zapłaty
356/2012
25.11.2012 r.
50.000, 00 zł
10.01.2013
50.000, 00 zł
Razem
50.000,00 zł
Główna księgowa
……………………..
Mgr Karolina Nowak

POTWIERDZENIE SALDA
(odcinek „B”)
Koszalin, 5.12.2012 r.
„Marek” spółka z o.o.
Ul. Bliska 14
78-010 Koszalin
………………………………..
(nazwa i adres dłużnika)
„Mega” spółka z o.o.
Ul. Wronia 11z
71-222 Szczecin
………………………………….
(nazwa i adres wierzyciela)
Potwierdzamy zgodność niżej wyszczególnionych sald na dzień 30 listopada 2012 r.
Nazwa i numer rachunku - konta
Nasze na dobro Wasze
210 - 050 - 12340
50.000,00 zł
Saldo wynika z następujących pozycji:
Nr faktury
Data wystawienia
Kwota
Termin płatności
Pozostało do zapłaty
356/2012
25.11.2012 r.
50.000, 00 zł
10.01.2013
50.000, 00 zł
Razem
50.000,00 zł
Główny księgowy
……………………..
Mgr Jan Kowalski
Inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:
  • spornych i wątpliwych,
  • od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, na przykład osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów,
  • z tytułów publicznoprawnych.
Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, jeżeli ich uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami iweryfikacji realnej wartości tych składników, czyli w tzw. formie weryfikacji.
Potwierdzenie salda spełnia różnorodne funkcje:
  • weryfikuje realność rozrachunków, środków pieniężnych wykazywanych w księgach rachunkowych jednostki gospodarczej,
  • przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, wspomaga więc windykację należności,
  • informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,
  • ujawnia należności wątpliwe i sporne,
  • pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej, na przykład można wykryć kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe, na przykład prywatne konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości.
Warto potwierdzać salda zerowe
  1. Jednostka gospodarcze powinna wysłać potwierdzenia sald do wszystkich odbiorców niezależnie od ich liczby, czyli nie ma możliwość stosowania uproszczeń, na przykład w sytuacji bardzo dużej liczby kontrahentów.
  2. Brak potwierdzenia salda przez dłużnika oznacza saldo niepotwierdzone. W związku z tym należy dokonać inwentaryzacji takiej należności drogą weryfikacji realnej wartości należności. Obecnie w ustawie o rachunkowości nie ma przepisów umożliwiających tzw. milczące potwierdzenie salda, stąd jednostka powinna dołożyć starań, by spełnić obowiązki nałożone przez ustawodawcę.
  3. Uor nie zobowiązuje dłużników dowysyłania potwierdzeń sald zobowiązań. Artykuł 26 ust. 1 pkt 2 uor stanowi wyłącznie o potwierdzeniach sald należności. W związku z tym z inicjatywą potwierdzenia stanu należności występuje wierzyciel. W tym celu, jak już określono, wierzyciel wysyła dłużnikowi na piśmie potwierdzenie salda należności. Kontrahent potwierdza (na piśmie) to saldo lub zgłasza zastrzeżenia (na piśmie). W ten sposób zostanie zinwentaryzowana zarówno należność u wierzyciela, jak i zobowiązanie u dłużnika. Jeśli jednostka będąca wierzycielem nie wystąpi z inicjatywą potwierdzenia stanu swoich należności, dłużnik nie ma ustawowego obowiązku występowania z taką inicjatywą. Warto jednak podkreślić, że uor nie zabrania dłużnikowi wystąpić o potwierdzenie wysokości zobowiązania, gdyż według art. 26 ust. 1 pkt 3 uor jednostka jest zobowiązania do inwentaryzacji zobowiązań w formie porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Dlatego też jednostki powinny ujmować salda swoich zobowiązań do protokołów porównań ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Jeżeli jednostka posiada potwierdzenie salda zobowiązania przez wierzyciela, wymienia je w protokole, jako główny lub jedyny dokument potwierdzający realność, poprawność i wiarygodność salda.
  4. Warto potwierdzać salda zerowe, gdyż umożliwia to nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, ale stanowi istotną informację dla kontrahentów o uregulowaniu rozrachunków, szczególnie w sytuacji gdy występuje duża liczba transakcji z danym kontrahentem, a kwoty się powtarzają.
  5. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, w jakiej formie (tradycyjnej, elektronicznej) potwierdzenia sald mają być uzyskiwane. Większe znaczenie w tym zakresie ma prawo zwyczajowe. Należy jednak podkreślić, że zastąpienie papierowego potwierdzenia salda informacją elektroniczną wymaga uzupełniania takiego dokumentu o podpis elektroniczny.
Przebieg inwentaryzacji należności w formie potwierdzenia salda
Zasadą jest, że z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek, jak już określono, stanowią banki, które z reguły bez wezwania właścicieli kont przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty.
Zweryfikowanie prawidłowości stanu należności
Pierwszym etapem związanym z inwentaryzacją należności jest zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład:
  • wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń,
  • wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne,
  • naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ zgodnie z art. 28 ust 7 uor należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.
Druk potwierdzenia salda
Po zweryfikowaniu ewidencji przystępuje się do sporządzenia druków potwierdzenia salda. Druk potwierdzenia salda sporządza się przynajmniej w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie. Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z tytułem zobowiązania oraz jego wysokością.
Gdy dłużnik nie zgadza się z kwotą zobowiązania
W sytuacji gdy dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda, akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.
Procedurę potwierdzania sald trzeba rozpocząć, jak najwcześniej
Można przyjąć, że są dopuszczalne różne techniczne sposoby potwierdzenia salda. Może to się odbyć drogą listową, faksową, elektroniczną, a nawet telefoniczną. Każda z tych form ma swoje wady i zalety, na przykład istotne znaczenie ma czas od momentu inicjacji do momentu potwierdzenia. Najmniej wiarygodną formą jest oczywiście telefoniczne potwierdzenia salda. Dlatego potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i tą drogą są otrzymywane odpowiedzi, co niestety nie przyspiesza procedury inwentaryzacji należności. W związku z tym dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych.
Co zrobić, gdy jednostka nie uzyska potwierdzenia salda?
Jeżeli jednostka nie uzyska potwierdzenia salda, należy przyjąć, że dany składnik nie jest prawidłowo zinwentaryzowany. Należy wówczas poinformować jednostkę, a jeśli nie przyniesie to efektów dokonać inwentaryzacji w formie weryfikacji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe, wyroki sądowe itp. Weryfikując dokumenty oraz porównując je z danymi ewidencji, należy poddać ocenie zasadność, realność i poprawność wyceny tych operacji oraz dokonać ich ewentualnej korekty. Przeprowadzona weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji.
Protokół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji
Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald sporządzają na tę okoliczność protokół. Opisują w nim przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów.
Termin inwentaryzacji w formie potwierdzenia salda
W celu uniknięcia natężenia prac na koniec roku obrotowego inwentaryzację należności można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Zezwala na to art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem termin inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

W wypadku potwierdzenia sald na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy należy zbadać zmiany należności między dniem potwierdzenia a dniem bilansowym, co ma szczególne znaczenie dla badania sprawozdania finansowego. Wzór roboczy dla badania stanu należności ilustruje poniższy przykład.
PRZYKŁAD
Wzór badania należności

Opis salda
Saldo na dzień potwierdzenia [zł]
Zgodność potwierdzenia z saldem wynikającym z ksiąg
Saldo na dzień bilansowy [zł]
Sprawdzono dowody sprzedaży między datą potwierdzenia a dniem bilansowym
Wartość [zł]
Sprawdzono dowody sprzedaży między datą potwierdzenia a dniem bilansowym
Wartość [zł]
Przyczyny powodujące różnice inwentaryzacyjne w formie potwierdzenia sald
Do podstawowych przyczyn powodujących różnice inwentaryzacyjne w zakresie składników majątku inwentaryzowanych w formie potwierdzenia sald należy zaliczyć:
  1. zagubienie dowodu księgowego dokumentującego powstanie należności i zobowiązania przez jedną ze stron,
  2. błędy księgowe związane z nieprawidłowym zaksięgowaniem operacji gospodarczych,
  3. błędy arytmetyczne dotyczące na przykład nieprawidłowo wpisanych kwot do ksiąg rachunkowych,
  4. różny moment ujęcia dowodów księgowych w księgach rachunkowych, na przykład u jednej ze stron zostało zaksięgowane pod datą 28 listopada, a u drugiej 1 grudnia, a potwierdzenie sald jest wymagane pod datą 30 listopada,
  5. różna wartość wierzytelności u wierzyciela i dłużnika, na przykład spowodowana naliczeniem odsetek,
  6. celowe pominięcie należności lub zobowiązań w księgach rachunkowych związane z nadużyciami przez pracowników w danej jednostce gospodarczej.
Należy podkreślić, że zgodnie z art. 27 ust. 2 uor, niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, trzeba je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, czyli powinno się doprowadzić stan aktywów i zobowiązań wykazywany w bilansie do ich realnych wielkości, co potwierdzone jest w dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Odpisy aktualizujące wątpliwe należności
Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia salda pozwala zweryfikować realność należności i stwierdzić należności wątpliwe lub nieściągalne.

Zgodnie z art. 35b ust. 1 uor, wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:
  1. należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,
  2. należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,
  3. należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,
  4. należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,
  5. należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
Odpis aktualizujący ujmuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych w korespondencji z kontem „Odpisy aktualizujące rozrachunki”.
Potwierdzenie salda a uznanie długu
Należy zaznaczyć, że nie zalicza się do należności lub roszczeń należności przedawnionych, umorzonych lub nieściągalnych. Przedawnienie oznacza, że jednostka nie ma możliwości prawnego dochodzenia należności, gdyż minął określony czas, co generalnie wynosi 10 lat (art. 118 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm., dalej: kc), jeżeli przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej, na przykład:
  • roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat (art. 118 kc),
  • roszczenia wynikające z umowy o działo przedawniają się z upływem 2 lat od daty oddania dzieła (art. 646 kc).
Warto podkreślić, że bieg przedawnienia może być przerwany przez:
  1. Każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń bądź przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia (art. 123 kc).
  2. Uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje, poprzez potwierdzenie salda przez osoby upoważnione.
Warto pokreślić, że potwierdzenie salda uznaje się w praktyce Sądu Najwyższego za niewłaściwe uznanie długu, powodujące przerwanie terminu przedawnienia (wyrok Sądu Najwyższego z 23 sierpnia 2001 r. (II CKN 103/99, LEX nr 52371). Potwierdzenia salda spełnia warunki uznania niewłaściwego. Jest ono nie tylko oświadczeniem wiedzy, ale też woli.

W konsekwencji trzeba przyjąć, że w rozumieniu art. 123 § 1 pkt 2 kc uznaniem, które powoduje przerwę biegu przedawnienia, jest każde stwierdzenie istnienia długu, skierowane do wierzyciela, niezależnie od tego, jaki charakter prawny mu nadać: czy uznania właściwego, czy niewłaściwego. Zdaniem Sądu Najwyższego nie ma znaczenia, czy dłużnik zdaje sobie sprawę ze skutków potwierdzenia salda. Jest jednak ważne, aby potwierdzenie salda dokonane było przez osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu.

Podstawa prawna: - art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 26 ust. 3 pkt 1, art. 27 ust. 2, art. 28 ust 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) - uor.

Porady o zbliżonej tematyce

Nie jesteś jeszcze użytkownikiem konta Premium Portalu FK?

Tylko w Portalu FK:

  • filmy szkoleniowe dotyczące najbardziej popularnych tematów w księgowości (np.: podatków dochodowych, VAT, rachunkowości), prowadzone przez uznanych ekspertów.
  • informacje o planowanych i aktualnych zmianach przepisów księgowo-podatkowych,
  • wiarygodne interpretacje zmian przygotowane przez zaufanych ekspertów,
  • możliwość indywidualnej konsultacji z ekspertem,
  • mnóstwo wzorów dokumentów, m.in.: deklaracje i formularze do ZUS i dokumenty związane z kontrolą Urzędu Skarbowego.

Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.