Należności, jako składnik aktywów podlegają wykazaniu w bilansie jednostki. Zanim jednak dokonasz ich prezentacji zadbaj o terminową inwentaryzację oraz odpowiednią wycenę. O czym powinieneś pamiętać oraz na co zwróci uwagę biegły rewident w trakcie badania sprawozdania finansowego - dowiesz się z tekstu.
Inwentaryzacja należności
Jednym, z kluczowych elementów, o który bezwzględnie powinieneś zadbać jest terminowa i właściwie przeprowadzona inwentaryzacja należności. Jest to składowa część rachunkowości, która ma na celu zweryfikowanie wykazywanych w księgach pozycji aktywów i pasywów.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji należności nakłada ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, dalej: uor), z tym że ustawodawca pozostawia jednostce sporą swobodę w zakresie jej przeprowadzenia i organizowania, bowiem nie wprowadził sztywnych i szczegółowych zasad postępowania.
Oczywiście nie oznacza to, że należności możesz inwentaryzować całkowicie dowolnie. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 2 uor właściwą metodą inwentaryzacji należności jest inwentaryzacja w drodze potwierdzenia salda przez kontrahenta, w stosunku do którego jednostka wykazuje należność.
Musisz pamiętać, że potwierdzenie salda wysyłane przez wierzyciela powinno przyjąć formę pisemną. Jednak samo wysłanie dokumentu wzywającego do potwierdzenia salda nie jest wystarczające, bowiem ustawa o rachunkowości nie przyjmuje tzw. „milczącego potwierdzenia salda”. Musisz zatem uzyskać od kontrahenta potwierdzenie zgodności zaprezentowanej kwoty bądź wyjaśnienie ewentualnych różnic.
Inwentaryzacje należności powinieneś przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Nie oznacza to jednak, że przeprowadzenie inwentaryzacji pod innym terminem będzie uznane za błędne. Wynika to z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, w myśl którego termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku. W związku z tym, w przypadku roku obrotowego kończącego się z dniem 31 grudnia 2009 r. inwentaryzację możesz przeprowadzić na dowolny dzień z okresu od 1 października 2009 do 31 grudnia 2009 r.
Warto pamiętać o wyżej wymienionych obowiązkach, bowiem biegły rewident w trakcie badania sprawozdania finansowego, realizując czynności rewizyjne, sprawdzi realność należności wykazanych w księgach. Inaczej ujmując, zostanie zweryfikowane istnienie i kompletność tego składnika aktywów poprzez:
- ustalenia zakresu wysłanych do kontrahentów potwierdzeń sald,
- przegląd wykazu potwierdzonych sald,
- wyrywkową inspekcję potwierdzeń sald z księgami rachunkowymi,
- szczegółową inspekcję należności kwestionowanych przez odbiorców.
| Jeżeli nie wysłałeś, bądź nie uzyskałeś potwierdzenia salda, w celu potwierdzenia jego realności możesz przedłożyć rozliczenie (wpłaty) należności jakie miało miejsce w kolejnym roku obrotowym. |
Odpisy aktualizujące wartość należności
Zinwentaryzowanie należności, to tylko jeden z ważnych elementów. Kolejnym istotnym etapem, poprzedzającym sporządzenie sprawozdania finansowego, jest właściwa wycena tego rodzaju składnika aktywów.
Aktualizacja należności związana jest z fundamentalną zasadą rachunkowości, a ściślej określając - zasadą ostrożnej wyceny. Realizując postanowienia wynikające z art. 7 ust. 1 uor powinieneś ująć m.in. odpisy aktualizujące z tytułu utraty wartości należności.
Ogólnie nakreślając problematykę odpisów aktualizujących, musisz ocenić realność wpływu poszczególnych środków od dłużników. Dokonując tej oceny należy uwzględnić wszelkie informacje, zarówno te uzyskane do dnia bilansowego jak i uzyskane po dniu bilansowym, ale przed sporządzeniem sprawozdania finansowego (art. 7 ust. 2 uor).
Mając na uwadze zapisy art. 35b ust. 2 uor odpisy aktualizujące wartość należności zaliczysz odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, którą będziesz aktualizował.
Ustawa o rachunkowości w art. 35b ust. 1 uor szczegółowo określiła przypadki w jakich musisz dokonać odpisów aktualizujących.
Uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty aktualizacji dokonujesz, w odniesieniu do:
- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;
- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;
- należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;
- należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
- należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
| Ustawa o rachunkowości nie precyzuje sposobu skalkulowania wielkości odpisów aktualizujących. Dlatego też, zasady z tym związane musisz określić w polityce rachunkowości jednostki. |
Pomocnym narzędziem w procesie ustalania odpisów aktualizujących jest tzw. analiza wiekowa należności, w ramach której możesz wyodrębnić:
Analiza i wnioski są proste. Im bardziej przeterminowana należność, tym odpis powinien być większy, bowiem szansa na ich odzyskania z każdym dniem jest coraz mniejsza.
- należności nieprzeterminowane
- należności przeterminowane:
- od 1 dnia do 30 dni,
- od 31 dni do 60 dni,
- od 61 dni do 120 dni,
- więcej niż 121 dni.
Analiza i wnioski są proste. Im bardziej przeterminowana należność, tym odpis powinien być większy, bowiem szansa na ich odzyskania z każdym dniem jest coraz mniejsza.
Twoja polityka rachunkowości może przykładowo przewidywać, że należności przeterminowane w okresie:
- od 1 dnia do 30 dni nie będą objęte odpisem,
- od 31 dni do 60 dni będą objęte 15% odpisem aktualizującym,
- od 61 dni do 120 dni będą objęte 40% odpisem aktualizującym,
- więcej niż 121 będą objęte 100% odpisem aktualizującym.
Tak jak to miało miejsce w przypadku inwentaryzacji, tak i w przypadku odpisów aktualizujących warto pamiętać o ww. obowiązkach, bowiem biegły rewident w trakcie badania sprawozdania finansowego:
- zapozna się z polityką rachunkowości w zakresie wyceny należności,
- ustali kwartalne wskaźniki obrotu należnościami i dokona ich porównania,
- określi wielkość należności, w stosunku do których w jednostce na przestrzeni badanego roku nie wystąpiły żadne ruchy, tj. brak spłat i dalszej sprzedaży, celem ustalenia poziomu ewentualnego odpisu aktualizującego,
- dokona przeglądu istotnych pozycji należności w drodze analizy spłat w kolejnym roku obrotowym,
- w przypadku niewystarczającego poziomu odpisów poprosi Cię o określenie terminów ewentualnych wpływów,
- sprawdzi czy wśród roszczeń spornych nie ma spraw zakończonych niekorzystnym dla jednostki wyrokiem sądowym.
