Sprawdź, jak powinna prawidłowo wyglądać instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Pobierz wzór.
Także w Twojej firmie część dowodów księgowych oraz innych dokumentów sporządzana jest na drukach, do których dostęp powinny mieć wyłącznie wyznaczone osoby a używanie tych druków znajdować się pod specjalnym nadzorem. Są to tzw. druki ścisłego zarachowania, a więc formularze, blankiety, kwitariusze, używane do sporządzania dowodów, w odniesieniu do których, musi obowiązywać specjalna ewidencja, należyty sposób przechowywania oraz kontrola użycia, mające zapobiegać możliwości nadużyć lub malwersacji, w wyniku ich bezprawnego ich wykorzystania.
Najczęściej, do druków ścisłego zarachowania zaliczane są:
Najczęściej, do druków ścisłego zarachowania zaliczane są:
- arkusze spisu z natury,
- dokumenty kasowe KP i KW,
- karty drogowe,
- dowody wydania WZ i RW,
- faktury VAT,
- inne dokumenty, w zależności od potrzeb.
Przepisy prawa nie stanowią, które z dokumentów należy zaliczyć do druków ścisłego zarachowania, a także nie normują sposobu ich ochrony. Dlatego, każda firma samodzielnie powinna określić rodzaje druków, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki ścisłego zarachowania oraz unormować zasady ich ewidencji i kontroli w przepisach wewnętrznych, stanowiących zarządzenie kierownika jednostki.
Można dodać, że obecnie część druków ścisłego zarachowania drukowana jest przy pomocy programów (systemów) komputerowych, na jednym lub kilku stanowiskach. Również w tym przypadku należy ustalić zasady ich numerowania, co najczęściej odbywa się automatycznie, oraz sposób ich rejestracji i dalszej kontroli.
Można dodać, że obecnie część druków ścisłego zarachowania drukowana jest przy pomocy programów (systemów) komputerowych, na jednym lub kilku stanowiskach. Również w tym przypadku należy ustalić zasady ich numerowania, co najczęściej odbywa się automatycznie, oraz sposób ich rejestracji i dalszej kontroli.
Prezentowana dzisiaj, w postaci wzoru, instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania powinna obowiązywać w każdym, nawet niedużym, przedsiębiorstwie. Niedocenienie wagi tego problemu może narazić jednostkę na wymierne straty materialne oraz nierzetelność niektórych danych, wynikających z ewidencji księgowej.
Istotne znaczenie dla prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania ma nadawanie formularzom cech identyfikacyjnych wykluczających możliwość ich zamiany, tj. trwałe ich numerowanie i oznaczanie. Powinno to zapewnić właściwą kontrolę używanych w jednostce druków ścisłego zarachowania. Dysponowanie drukami, w tym ich przechowywanie, kierownik jednostki powinien powierzyć zaufanemu pracownikowi, niezwiązanemu bezpośrednio z ich użytkowaniem, co jest istotne dla zmniejszenia ryzyka nielegalnego wykorzystania.
Niezależnie od odpowiedniego przechowywania druków, należy bieżąco prowadzić ścisłą ich ewidencję w specjalnie do tego celu założonej Księdze druków ścisłego zarachowania, dla bezpieczeństwa, trwale przesznurowanej, z ponumerowanymi stronami, opieczętowanymi oraz podpisanymi, przez np. głównego księgowego. Należy dodać, że druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku, a każda komórka organizacyjna do której spływają dokumenty powinna bieżąco prowadzić kontrolę ciągłości ich numeracji.
Jednostki, które nie unormowały jeszcze zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania, mogą skorzystać z opracowanego wzoru instrukcji, uzupełniając jej postanowienia, m.in. o wykaz druków, poddanych ścisłemu zarachowaniu, wyznaczenie stanowiska pracy, zajmującego się wydawaniem i ewidencją druków oraz inne sprawy istotne dla danej firmy. Jednostki te mogą również wykorzystać załączone do zarządzenia załączniki, tj.: wzór księgi ewidencyjnej druków (zakłada ona prowadzenie osobnych kart dla poszczególnych rodzajów druków) oraz wzór upoważnienia do ich pobrania, stanowiący polecenie wydania określonych druków przez osobę do tego wyznaczoną.
Tekst opublikowany: 30 grudnia 2009 r.
Istotne znaczenie dla prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania ma nadawanie formularzom cech identyfikacyjnych wykluczających możliwość ich zamiany, tj. trwałe ich numerowanie i oznaczanie. Powinno to zapewnić właściwą kontrolę używanych w jednostce druków ścisłego zarachowania. Dysponowanie drukami, w tym ich przechowywanie, kierownik jednostki powinien powierzyć zaufanemu pracownikowi, niezwiązanemu bezpośrednio z ich użytkowaniem, co jest istotne dla zmniejszenia ryzyka nielegalnego wykorzystania.
Niezależnie od odpowiedniego przechowywania druków, należy bieżąco prowadzić ścisłą ich ewidencję w specjalnie do tego celu założonej Księdze druków ścisłego zarachowania, dla bezpieczeństwa, trwale przesznurowanej, z ponumerowanymi stronami, opieczętowanymi oraz podpisanymi, przez np. głównego księgowego. Należy dodać, że druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku, a każda komórka organizacyjna do której spływają dokumenty powinna bieżąco prowadzić kontrolę ciągłości ich numeracji.
Jednostki, które nie unormowały jeszcze zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania, mogą skorzystać z opracowanego wzoru instrukcji, uzupełniając jej postanowienia, m.in. o wykaz druków, poddanych ścisłemu zarachowaniu, wyznaczenie stanowiska pracy, zajmującego się wydawaniem i ewidencją druków oraz inne sprawy istotne dla danej firmy. Jednostki te mogą również wykorzystać załączone do zarządzenia załączniki, tj.: wzór księgi ewidencyjnej druków (zakłada ona prowadzenie osobnych kart dla poszczególnych rodzajów druków) oraz wzór upoważnienia do ich pobrania, stanowiący polecenie wydania określonych druków przez osobę do tego wyznaczoną.
Tekst opublikowany: 30 grudnia 2009 r.
